Uff – przyznam Ci szczerze, że ostatnie dwa miesiące były bardzo ciężkim okresem dla mnie i mojego zespołu. Ilość ugaszonych pożarów u naszych Klientów pobiła wszelkie rekordy. A to wszystko przez koronawirusa.
Mam nadzieję, że Ty wychodzisz z trwającego kryzysu obronną ręką!
Nie wszystkim się to jednak udaje. Z mojej perspektywy branża IT przechodzi względnie dobrze obecną sytuację. Słyszy się co prawda o grupowych zwolnieniach, jednak większość spraw, które teraz do mnie trafia z firm działających w IT, związanych jest z brakiem płatności przez klientów.
Chciałbym więc rozpocząć krótki cykl wpisów dotyczących działań windykacyjnych.
Dzisiaj kilka słów o wezwaniu do zapłaty.
Często można spotkać się z podejściem, że nie warto wzywać do zapłaty aby nie zniszczyć relacji biznesowej z danym kontrahentem. Moim zdaniem jest to błędne koło. Po pierwsze dlatego, że to Twój klient poprzez brak płatności sam nadwyręża Twoje zaufanie, a po drugie ochrona Twojej firmy (w tym przypadku cash flow) to Twoje prawo. Dodatkowo musisz pamiętać, że na wszelki wypadek należy zbierać dowody do ewentualnego postępowania sądowego.
Wezwanie do zapłaty jest jednym z nich.
Co powinno zawierać wezwanie do zapłaty?
Nie będę zanudzał Cię prawniczą wyliczanką. Po prostu zajrzyj do mojego wzoru, który możesz pobrać i zastosować w swojej działalności.
Jak wzywać do zapłaty?
Prawo nie przewiduje konkretnej formy wezwania do zapłaty. Mam tutaj na myśli zarówno treść wezwania jak i samą formę (pisemną, mailową, sms-ową, ustną). Masz więc tutaj dowolność. Pamiętaj, że najlepiej jednak wzywać do zapłaty w takiej formie aby móc to potem udowodnić.
Najlepiej więc wzywać do zapłaty pisemnie wysyłając do dłużnika pismo listem poleconym. Dodatkowym zabezpieczeniem może być tutaj zwrotne potwierdzenie odbioru (teraz także można je dostać drogą elektroniczną). W ten sposób uzyskasz urzędowe dowody nadania pisma do dłużnika i jego odbioru, które będziesz mógł przedstawić w sądzie.
Dobrym pomysłem jest również wysłanie wezwania na adres e-mail dłużnika. Najlepiej aby był to jego imienny adres. Z dowodowego punktu widzenia ma on większą wartość niż np. wezwanie wysłane na adres biuro@xyz.pl. Jeśli podpisujesz umowę ze swoim klientem, warto zadbać o to aby wskazać w niej adres e-mail do korespondencji. Wtedy minimalizujesz ryzyko podważenia dowodu z wezwania wysłanego drogą elektroniczną.
Dobrą praktyką jest również wysyłanie wezwania do zapłaty zarówno w formie pisemnej jak i elektronicznej. Ja osobiście robię to w ten sposób, że najpierw wysyłam wezwanie w formie pisemnej, a następnie po kilku dniach – najczęściej po około tygodniu – w formie elektronicznej.
Częstym problemem jest ustalenie właściwego adresu dłużnika. Jeśli jest on przedsiębiorcą to najbezpieczniejszym rozwiązaniem będzie wysyłka na adres wynikający z CEIDG lub KRS. Jeżeli zaś dłużnikiem jest osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej to wezwanie należy wysłać na znany Ci adres zamieszkania dłużnika.
Administratorem danych osobowych jest Linke Kulicki Education sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Ogrodowa 31 / lok. 54, 00-893 Warszawa, NIP 1182211564, KRS 0000852943 („Administrator”). Pana/Pani dane będą przetwarzane w celach marketingowych oraz w celu przekazywania Pani/Panu informacji handlowych drogą elektroniczną. Pana/Pani dane zostaną usunięte po odwołaniu zgody lub po zakończeniu prowadzenia działań marketingowych lub wysyłki informacji handlowych przez Administratora. Pana/Pani dane będą powierzane podmiotom trzecim na podstawie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych w celu przechowywania danych osobowych na serwerze, skrzynce pocztowej oraz korzystania z usług wsparcia IT. Podstawą przetwarzania danych jest zgoda. W związku z przetwarzaniem danych osobowych ma Pan/Pani prawo do dostępu do swoich danych, sprostowania danych osobowych, usunięcia danych osobowych, wniesienia sprzeciwu, przenoszenia danych, ograniczenia przetwarzania, odwołania zgody, dostępu do informacji jakie dane Administrator przetwarza, złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Przedmiotowe uprawnienia można zrealizować poprzez kontakt z Administratorem na adres e-mail: biuro@linkekulicki.pl. Pani/Pana dane będą przekazywane poza UE oraz nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania. Administrator potrzebuje Pana/Pani Danych Osobowych aby zrealizować wskazany cel przetwarzania, podanie danych osobowych jest dobrowolne jednak w przeciwnym wypadku podane cele nie będą mogły być zrealizowane.
