Umowa na body leasing IT — na co zwrócić uwagę?

Body leasing to model współpracy, który zdobył szczególną popularność w sektorze IT, pozwalając z jednej strony na skalowalność biznesu, z drugiej na realizację złożonych projektów bez konieczności przeprowadzania czasochłonnych rekrutacji. Jak powinna wyglądać umowa na body leasing w IT, aby należycie zabezpieczała interesy stron?

Kto zawiera umowę na body leasing?

Umowę na body leasing zawierają ze sobą usługobiorca i usługodawca. Usługobiorcą jest firma, która zgłasza zapotrzebowania na personel posiadający określone kwalifikacje. Usługodawcą jest software house udostępniający usługobiorcy swój personel.

Umowa body leasingu jest obecnie jedną z najczęściej wykorzystywanych umów w branży IT. Z jednej strony pozwala ona na elastyczne dobranie zespołu na rzecz zamawiającego, a z drugiej ogranicza odpowiedzialność wykonawcy jedynie do kwestii związanych z kompetencjami dostarczonych specjalistów (np. programistów lub specjalistów od UX) oraz ich obsługą kadrowo-płacową i dostępnością.

W takiej umowie tworzy się relacja, w której to zamawiający nadzoruje prace specjalistów, biorąc odpowiedzialność za efekt prac. Nie musisz się jednak martwić o wszelkie kwestie organizacyjne, z rekrutacją włącznie.

Zamów wzór umowy na body leasing IT!

Elementy umowy na body leasing IT

Co powinno znaleźć się w modelowej umowie body leasingu? Przy tworzeniu takiego rodzaju kontraktu nie można zapomnieć o:

• dobrym określeniu przedmiotu umowy,
• opisaniu zasad współpracy,
• wskazaniu zasad wyliczania wynagrodzenia,
• ew. określeniu zasad odpowiedzialności i kar umownych,
• postanowieniu dot. własności intelektualnej,
• postanowieniu o poufności,
• postanowieniu o zakazie zatrudniania pracowników firmy body leasingowej,
• postanowieniu o ochronie danych osobowych.

Przedmiot umowy na body leasing

Przedmiotem umowy body leasingu jest udostępnienie personelu do firmy zamawiającego. W zależności od ustaleń stron w kontrakcie można określić, jakiego rodzaju usługi będą świadczone, ale także – jakimi umiejętnościami i doświadczeniem muszą legitymować się pracownicy. Jeśli zamawiającemu nie zależy na imiennym oznaczaniu personelu, na potrzeby body leasingu wystarczające będzie, aby wskazać minimalne wymagania względem delegowanych specjalistów.

W umowie warto dokładnie określić zasady dobierania pracowników do zespołu. Czy usługodawca musi zastąpić brakującego specjalistę, a jeżeli tak to w jakim terminie? Czy musi w tym celu przeprowadzać rekrutację, a może po prostu wyśle kolejnego członka swojego zespołu? Takie detale kształtują prawa i obowiązki stron.

Przy wykonywaniu umowy na body leasing pracownicy usługodawcy muszą korzystać ze sprzętu i oprogramowania IT, to oczywiste. Kontrakt powinien jednak precyzować, która ze stron udostępnia hardware i software oraz na jakich warunkach. Dzięki temu nie powstaną wątpliwości co do odpowiedzialności za mienie powierzone, czy obowiązku aktualizacji oprogramowania.

Zasady współpracy w umowie body leasingowej

W tym punkcie umowy na body leasing strony mogą ustalić zasady postępowania w zakresie wymiany programistów przez wykonawcę (np. w sytuacji choroby, zdarzeń losowych lub odejścia programisty z pracy), zasady komunikacji pomiędzy stronami, oraz zasady składania zamówień na poszczególnych specjalistów.

Miejsce realizacji body leasingu i wymiar świadczenia usługi

Umowa powinna precyzować, gdzie będą realizowane usługi informatyczne. Takim miejscem może być siedziba zamawiającego, ale w branży IT dużą popularnością cieszy się też praca zdalna. W takiej sytuacji miejsce świadczenia pracy nie ma większego znaczenia pod warunkiem, że dany specjalista poświęci na współpracę umówioną ilość czasu.

Dobrym rozwiązaniem może być wyposażenie komputerów w oprogramowanie do monitorowania czasu pracy, które posłuży do wyliczenia rzeczywistego nakładu pracy oraz wynagrodzenia.

Wymiar dostępności specjalisty można określić czasowo – np. jako nie mniej niż 160 godzin w miesiącu albo na czas zrealizowania zadań. Pierwsze rozwiązanie będzie kosztowo bardziej opłacalne dla zamawiającego, ponieważ pozwala na przewidzenie wydatków. Drugie jest korzystniejsze dla wykonawców.

Na jak długo zawiera się umowę na body leasing?

Umowy body leasingu zwykle są zawierane na krótszy czas, niż typowy outsourcing, ponieważ z reguły dotyczą realizacji konkretnych czynności, a nie bieżącej obsługi informatycznej. W środowisku IT nie są niczym nietypowym umowy body leasingu zawierane na kilka dni lub tygodni. Warto jednak zdawać sobie sprawę, że umowy zawartej na czas określony nie można wypowiedzieć swobodnie, chyba że treść kontraktu przewiduje taką możliwość. Strony mogą rozważyć wprowadzenie do umowy możliwość rozwiązania jej z ważnych powodów, przy czym powody te należy doprecyzować. Typowymi przesłankami uzasadniającymi możliwość wypowiedzenia umowy zawartej na czas określony są np.:

• naruszenie klauzuli NDA przez wykonawcę lub zamawiającego;
• opóźnienie w zapłacie wynagrodzenia;
• niezapewnienie pracowników posiadających odpowiednie kwalifikacje w określonym terminie.

W praktyce można też spotkać z umowami na body leasing zawieranymi na czas nieokreślony (np. umowy ramowe) w obrębie których składane są kolejne zamówienia. Aby ustabilizować stosunek prawny warto przewidzieć w nich okres wypowiedzenia, np. 1– lub 2-miesięczny.

Jak określić wynagrodzenie w umowie na body leasing?

W tym elemencie umowy body leasingowej strony powinny jasno określić na jakich zasadach będą dokonywały rozliczeń. Chodzi oczywiście m.in. o ustalenie wysokości stawki godzinowej lub dziennej za pracę danego specjalisty. Zamawiający zazwyczaj płaci więc na rzecz wykonawcy wynagrodzenie stanowiące sumę iloczynów zamówionych godzin prac danego specjalisty, oraz jego stawki godzinowej.

Wynagrodzenie za body leasing jest wyliczane najczęściej miesięcznie lub kwartalnie, a w przypadku krótszych współprac – po ich zakończeniu. Powinno uwzględniać kwotę za sumaryczną przepracowaną liczbę godzin.

Jeżeli prace informatyczne uwzględniają stworzenie utworu, np. fragmentu kodu źródłowego lub layoutu aplikacji – w umowie należy koniecznie wskazać, że zapłata wynagrodzenia obejmuje także przeniesienie praw autorskich majątkowych.

Przy body leasingu można zastosować wynagrodzenie obliczane w formule Fixed Price (ryczałtowo) albo Time and Material (kosztorysowo, ewentualnie z ograniczeniem, tzw. Cap). W praktyce częściej widuje się to drugie rozwiązanie.

Przeniesienie praw autorskich do utworu

Standardową klauzulą w umowach body leasingowych jest postanowienie o przeniesieniu autorskich praw majątkowych do utworów wykonanych przez programistów. Firma body leasingowa powinna więc zadbać aby takie prawa otrzymywać od swoich programistów aby następnie móc je skutecznie przenieść na zamawiającego.

Jeżeli w ramach umowy na body leasing dochodzi do stworzenia utworu podlegającego regulacji ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, niezbędne jest przeniesienie praw autorskich majątkowych do takiego utworu.

Licencja z reguły nie będzie dla zamawiającego wystarczającym rozwiązaniem z uwagi na jej czasowy charakter. W postanowieniu umowy dotyczącym przeniesienia praw autorskich należy uwzględnić:

• precyzyjne określenie utworu;
• wskazanie momentu przejścia praw autorskich majątkowych na usługobiorcę;
• pola eksploatacji, czyli dopuszczalne sposoby korzystania z utworu;
• wynagrodzenie za przeniesienie utworu.

Warto także przewidzieć w umowie regulację dotyczącą praw autorskich osobistych. W interesie usługobiorcy leży, aby usługodawca zobowiązał się do ich niewykonywania.

Poufność w umowie body leasingowej – klauzula NDA

Zobowiązanie do zachowania poufności powinno znaleźć się w umowie przede wszystkim ze względu na interes usługobiorcy. Umowa NDA pozwala zobowiązać pracowników usługodawcy do zachowania w tajemnicy wszystkich informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa (np. specyfikacja techniczna produktów, dokumentacja technologiczna, biznesplany).

Z reguły naruszenie NDA będzie wiązało się z ryzykiem kary umownej lub natychmiastowym zerwaniem umowy.

Teoretycznie bez zastrzegania NDA usługobiorca również może dochodzić naprawienia szkody z tytułu naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa na podstawie przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Wymaga to jednak przeprowadzenia czasochłonnego postępowania sądowego, którego wynik nigdy nie będzie pewny. Odpowiednio wysoka kara umowna odstraszy znacznie skuteczniej, a jej dochodzenie jest prostsze.

Zakaz konkurencji

Zakaz konkurencji również zastrzegany jest w interesie usługobiorcy i zazwyczaj obejmuje wyłączenie możliwości nawiązania współpracy z firmą o analogicznym profilu działalności działającą na tym samym rynku. W ten sposób firma korzystająca z body leasingu zachowuje przewagę konkurencyjną na rynku.

Sankcje za naruszenie zakazu konkurencji są bardzo podobne do tych, z którymi trzeba liczyć się przy uchybieniu NDA.

Zakaz zatrudniania – klauzula non-poaching

Skoro usługobiorca korzysta ze starannie wyselekcjonowanych specjalistów, może pojawić się pokusa zrekrutowania ich do swojego zespołu. Mechanizmem, który ogranicza to ryzyko jest klauzula non-poaching.

Zobowiązuje ona do niepodejmowania współpracy z pracownikami usługodawcy przez określony czas po zakończeniu korzystania z body leasingu.

Odpowiedzialność i kary umowne w umowie body leasingowej

Ta część umowy jest bardzo ważna szczególnie dla wykonawców (tj. firm body leasingowych) z uwagi na to, że w klasycznym bidy leasingu wykonawca nie odpowiada za efekt prac swoich specjalistów i nie sprawuje nadzoru merytorycznego nad ich pracą.

Dlatego dobrze jest wprost wskazać, że wykonawca nie udziela gwarancji na prace powstałe w wyniku realizacji umowy, nie odpowiada za te prace oraz nie odpowiada za szkody bezpośrednio lub pośrednio spowodowane przez wyniki tych prac.

W jakiej formie zawrzeć umowę na body leasing?

Do skuteczności umowy na body leasing w zupełności wystarczy forma dokumentowa. W zasadzie wystarczy więc, że strony wymienią się między sobą podpisanymi skanami umowy.

W praktyce zazwyczaj zaleca się zachowanie formy pisemnej. Wynika to z art. 53 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Zgodnie z tym przepisem umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Nieuczynienie zadość wymaganiom formalnym przy przenoszeniu praw autorskich spowoduje, że usługobiorca nie będzie miał żadnych praw do utworów stworzonych przez specjalistów usługodawcy w ramach body leasingu.

Skonstruowanie umowy na body leasing nie jest prostym zadaniem, ponieważ wymaga skorelowania ze sobą potrzeb usługobiorcy oraz możliwości personalnych, technicznych i oczekiwań finansowych usługodawcy.

Potrzebujesz wzoru umowy body leasingu uwzględniającej Twoją specyficzną sytuację? Napisz do mnie!