Fixed Price vs. Time & Material – który model wynagrodzenia wybrać?

Ustalenie wynagrodzenia za realizację projektu w branży IT często jest trudnym zadaniem, ponieważ wymaga wyważenia interesów zarówno zamawiającego, jak i wykonawcy przy jednoczesnym uwzględnieniu specyfiki tego rodzaju zamówień. W praktyce strony decydują się zwykle na jedno z dwóch rozwiązań – Fixed Price albo Time & Material. Czym charakteryzują się te modele i który z nich lepiej sprawdza się w praktyce?

Fixed Price, czyli ryczałt za świadczone usługi

Fixed Price to nic innego jak wynagrodzenie kosztorysowe. Jest ono ustalane z góry za cały projekt. Dzięki temu zamawiający z góry wie, ile zapłaci za usługę software house’u. Wykonawca zaś ma gwarancję otrzymania wynagrodzenia w określonej wysokości. O ile jednak ten model wynagrodzenia dobrze sprawdza się w przypadku relatywnie prostych projektów, których sposób realizacji jest łatwy do przewidzenia, a wymagania zamawiającego jasno sprecyzowane, trudności zaczynają piętrzyć się w przypadku bardziej złożonych prac. Dlaczego tak się dzieje?

Przede wszystkim dlatego, że cena ustalona na początku współpracy musi uwzględniać określony czas i harmonogram realizacji poszczególnych etapów projektu. Kiedy te założenia zaczynają ewoluować lub podążają w zupełnie innym kierunku niż pierwotnie zakładano, szybko okazuje się, że wykonawca pracuje więcej niż zakładał, ale wynagrodzenie otrzymuje nadal w umówionej wysokości. Co więcej przy szczególnie złożonych projektach harmonogram potrafi być bardzo skomplikowany, a ewentualne jego zmiany powodują, że programiści znaczną część prac muszą modyfikować lub wręcz usunąć.

Gdyby założyć, że do umowy o realizację projektu IT stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące umowy o dzieło, teoretycznie wykonawca może żądać podwyższenia wynagrodzenia kosztorysowego, ale dotyczy to wyłącznie wybranych sytuacji i w praktyce może skończyć się sporem w sądzie. Aby uniknąć takiej sytuacji wykonawcy często podnoszą wynagrodzenie, które już z założenia ma pokrywać zwiększony nakład pracy. W praktyce może jednak dojść do sytuacji, kiedy zamawiający zapłaci sporo więcej niż mógłby, gdyby przyjął alternatywny model wynagrodzenia, czyli Time & Material.

Co więcej zamawiający, którzy na bieżąco zmieniają swoje oczekiwania (co jest typowe dla pracy w metodykach Agile), są zmuszeni do okrojenia projektu z planowanych wcześniej funkcjonalności, ponieważ okazuje się, że budżetu po prostu nie starcza na wszystkie funkcje oprogramowania.

Zamów pakiet umów IT!

Time & Material, czyli wynagrodzenie za rzeczywiste wykorzystanie zasobów

Wyliczanie wynagrodzenia w modelu Time & Material jest dokładnym przeciwieństwem Fixed Price, ponieważ strony umowy nie tworzą pełnego kosztorysu. Określają jedynie ogólny zarys prac jaki ma zostać wykonany lub efekt do osiągnięcia. Umowa jest dzięki temu prostsza, a specyfikacja znacznie bardziej elastyczna i krótsza. Czy to oznacza, że we współpracę kontrahentów wkrada się chaos? Wcale nie!

Wynagrodzenie jest określane w oparciu o nakład pracy software house’u, który przedstawia klientowi kolejne etapy realizacji swoich działań. W efekcie prace można rozpocząć szybciej i postępują one sprawniej. Jak rozumieć nakład pracy? Zamawiający musi zdawać sobie sprawę, że nie chodzi w tym przypadku wyłącznie o godziny spędzone na kodowaniu, ale też:

• komunikację między stronami;
• spotkania przedstawicieli stron;
• zarządzanie projektem;
• wszystkie inny czynności podejmowane przez wykonawcę (w tym również adaptacje software’u do zmieniających się wymagań projektowych).

Dla zamawiającego wybór metody Time & Material oznacza uzyskanie możliwie najniższego wynagrodzenia, ponieważ wykonawca nie dolicza narzutu w związku z ryzykiem projektowym.

Aby jednocześnie uniknąć sytuacji, w której wynagrodzenie software house’u wzrasta w nieprzewidywalny sposób w umowie warto wskazać progi, po przekroczeniu których zamawiający informuje wykonawcę o wykorzystaniu określonej części budżetu (np. 20%, 40% i 80%). Na tej podstawie modyfikowane są założenia projektowe i dopasowuje się je do realiów finansowych. Jeszcze inny sposób na ochronę zamawiającego to wprowadzenie limitu (ang. Cap) powyżej którego wynagrodzenie nie będzie już naliczane lub też zmieni się metodologia jego kalkulacji.

Który model wynagrodzenia będzie lepszy?

Trudno jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie o wyższość konkretnego modelu wynagrodzenia, ponieważ każdy z nich ma swoje zalety, ale także wady. Intuicyjnie można stwierdzić, że o ile Fixed Price lepiej sprawdzi się w projektach realizowanych metodykami kaskadowymi (ang. Waterfall), Time & Material sprawdzi się lepiej w projektach realizowanych przy użyciu metodyk zwinnych. Praktyka pokazuje, że to właśnie projekty realizowane z wykorzystaniem Agile zwykle wyróżniają się wyższą jakością i lepszym dopasowaniem do potrzeb rynku.

Ostatecznie wybór optymalnego modelu wynagrodzenia zależy jednak od wielu czynników, założeń biznesowych zamawiającego oraz wytycznych dla wykonawcy.

W uproszczeniu można uznać, że Fixed Price lepiej sprawdza się do:

• realizacji prostych projektów o precyzyjnej specyfikacji i konkretnym terminie wykonania;
• współpracy ze sprawdzonym wykonawcą, który ma duże doświadczenie w realizacji określonego rodzaju zadań (np. programowaniu AI);
• zamawiającemu zależy na stworzeniu Minimum Viable Product.

Z kolei Time & Material będzie lepszym wyborem, jeżeli:

• zamawiający chce zrealizować złożony projekt bez jasno określonych wytycznych;
• zamawiający dąży do minimalizacji ceny;
• istnieje możliwość łatwej weryfikacji efektu działań wykonawcy (np. przez wewnętrzny dział IT);
• zamawiający dysponuje czasem i chęcią regularnej komunikacji i zaangażowania w projekt.

Czy trzeba ograniczać się do wyboru między Fixed Price a Time & Material?

Bazując na zasadzie swobody umów, strony mogą określić wynagrodzenie praktycznie w dowolny sposób. Oznacza to, że nie trzeba kurczowo trzymać się jednego z omówionych wyżej schematów. Niekiedy wręcz będzie to niezalecane ze względu na specyfikę projektu. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby część prac rozliczyć w ujęciu kosztorysowym, część zaś za faktyczną ich realizację. Wreszcie kontrahenci mogą wypracować zupełnie inny model naliczania wynagrodzenia.

Jeśli masz wątpliwości w jaki sposób skonstruować umowę o realizację projektu IT, która należycie zabezpieczy Twoje interesy, zapraszamy do kontaktu. Prawnicy z Kancelarii Linke Kulicki przeanalizują założenia biznesowe projektu i stworzą kontrakt, którego treść będzie odpowiadała oczekiwaniom stron.

Potrzebujesz wsparcia prawnika IT? Napisz do mnie!