Sytuacja, w której pracownik korzysta z powierzonego mu sprzętu, jak komputer stacjonarny, tablet czy laptop jest dosyć popularna w branży IT. Wynika to z faktu, że wiele software house’ów dopuszcza możliwość pracy zdalnej czy też hybrydowej swoich pracowników, wyposażając ich jednocześnie w niezbędne do tego akcesoria. Co jednak w sytuacji, kiedy takie przedmioty ulegną uszkodzeniu lub wręcz całkowitemu zniszczeniu? W jaki sposób pracodawca może zabezpieczyć swój interes względem pracownika?
Jak wygląda odpowiedzialność pracownika?
Podstawowe zasady odpowiedzialności pracowniczej zostały wyczerpująco uregulowane w art. 114 do 122 kodeksu pracy. Normy te tworzą konstrukcję preferencyjną dla osób zatrudnionych z wielu względów.
Zgodnie z tymi przepisami pracownik, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych wyrządził pracodawcy szkodę jest zobowiązany do jej naprawienia jedynie w granicach rzeczywistej straty oraz odpowiada wyłącznie za normalne następstwa działania lub zaniechania z którego wynikła szkoda.
Odpowiedzialność osoby zatrudnionej jest również wyłączona w granicach dopuszczalnego ryzyka, a wysokość odszkodowania może ulec zmniejszeniu w przypadku przyczynienia się pracodawcy lub innej osoby do jej powstania. Ciężar dowodowy spoczywa w tym przypadku także na pracodawcy, który musi wykazać następujące przesłanki:
- naruszenie obowiązków pracowniczych;
- winę pracownika;
- wyrządzenie szkody pracodawcy;
- związek przyczynowy między działaniem lub zaniechaniem pracownika a szkodą.
Najbardziej dotkliwym dla pracodawcy ograniczeniem jest limitowanie przez ustawodawcę wysokości odszkodowania do wysokości trzykrotności miesięcznego wynagrodzenia pracownika. Ta granica nie obowiązuje jedynie w sytuacji, kiedy szkoda zostanie wyrządzona umyślnie, ale takie przypadki raczej będą należały do rzadkości.
Przedstawmy sytuację pracodawcy na prostym przykładzie. Załóżmy, że pracownik otrzymał na potrzeby wykonywanej pracy MacBooka Pro z procesorem M3 i spersonalizowaną specyfikacją, który rynkowo jest wart około 40 tysięcy złotych. Jeżeli wynagrodzenie pracownika wynosi 6 tysięcy złotych, a szkoda powstała z winy nieumyślnej, łatwo policzyć, że pracownik będzie musiał pokryć jedynie 18 tysięcy złotych, zaś pozostałe 22 tysiące firma po prostu straci. Aby uniknąć takich niekomfortowych sytuacji, warto rozważyć powierzenie mienia pracownikowi.
Zamów wzór umowy powierzenia mienia!
-
Umowa o powierzenie mienia pracownikowi
149,00 zł (z VAT)
Dlaczego warto powierzyć mienie pracownikowi?
Możliwość powierzenia mienia pracownikowi z obowiązkiem zwrotu albo wyliczenia się przewiduje kodeks pracy w art. 124 do 127 k.p. W ustawie wskazano, że powierzenie może dotyczyć:
- pieniędzy, papierów wartościowych lub kosztowności;
- narzędzi i instrumentów albo podobnych przedmiotów, a także środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego.
Jest to oczywiście katalog przykładowy, ale przenosząc konstrukcję powierzenia na grunt branży IT można przyjąć, że takie powierzenie obejmie zarówno sprzęt IT sensu stricte, jak komputer, laptop wraz z akcesoriami peryferyjnymi, jak i sensu largo, np. modem czy sprzęt testowy.
Prawidłowe powierzenie mienia pracownikowi powoduje, że przyjmuje on na siebie odpowiedzialność materialną za mienie powierzone i odpowiada za szkodę w pełnej wysokości (bez wspomnianego wcześniej ograniczenia do 3-miesięcznego wynagrodzenia).
Dla pracodawcy jest to duże ułatwienie pozwalające na dochodzenie pełnego odszkodowania, ponieważ w tym przypadku ciężar dowodu będzie spoczywał na pracowniku. Stosownie do brzmienia art. 124 §3 k.p. od odpowiedzialności można uchylić się jedynie w sytuacji, kiedy pracownik wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia.
Kolejnym ułatwieniem jest fakt, że powierzenie mienia poszerza zakres odpowiedzialności nie tylko na rzeczywistą stratę(łac. damnum emergens), ale również utratę spodziewanych korzyści (łac. lucrum cessans). W praktyce powoduje to, że odpowiedzialność pracownika może wykraczać poza samą wartość sprzętu.
Przy współpowierzeniu podział odpowiedzialności będzie wyglądał nieco inaczej i możliwe jest, że nie wszyscy pracownicy będą zobowiązani do jej naprawienia.
W jaki sposób powierzyć pracownikowi sprzęt IT?
Najprostszym sposobem na powierzenie mienia pracownikowi będzie oczywiście zawarcie z nim umowy, w której strony wyraźnie wskażą ilość i jakość przekazywanych przedmiotów, zasady i zakres odpowiedzialności pracownika. Taką umowę warto zawrzeć w formie pisemnej (a w przypadku współpowierzenia jest ona nawet wymagana pod rygorem nieważności bezwzględnej). Fakt uzyskania podpisu pracownika pod treścią umowy oznacza, że zgodził się on na przyjęcie mienia pracodawcy ze wszystkimi tego konsekwencjami.
Czy jednak sformalizowana umowa w przypadku powierzenia mienia pojedynczemu pracownikowi jest niezbędna? Jak się okazuje, niekoniecznie. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 19 kwietnia 2010 r., sygn. II PK 307/09 wskazał, że zgoda pracownika może być wyrażona nie tylko w sposób wyraźny, ale również dorozumiany pod warunkiem, że wynika to w sposób czytelny z treści jego obowiązków oraz umowy o pracę.
Do zaistnienia powierzenia ważne jest, aby pracownik rzeczywiście wszedł w posiadanie mienia zakładu pracy oraz mógł nim dysponować na warunkach zapewniających możliwość zabezpieczenia mienia przed dostępem osób nieupoważnionych oraz utrzymywać je w stanie zgodnym z jego przeznaczeniem, a następnie zwrócić.
Dla pracodawcy dodatkowo kluczowe znaczenie ma protokół zdawczo-odbiorczy, który strony wypełniają w momencie przekazania sprzętu. Jedynie z ten sposób pracodawca będzie mógł wykazać różnicę w wartości urządzeń przekazanych pracownikowi i oddanych przez niego z powrotem.
Bezpieczne umowy w branży IT – Kancelaria Linke Kulicki
Prawidłowe powierzenie mienia pracownikowi jest bardzo ważnym instrumentem, pozwalającym na zabezpieczenie interesów pracodawcy wszędzie tam, gdzie określone przedmioty są oddawane do dyspozycji osób zatrudnionych. Jeśli prowadzisz software house i chcesz mieć pewność, że Twoi pracownicy zadbają o kosztowny sprzęt IT, zadbaj o jego odpowiednie przekazanie. Jeśli masz wątpliwości jak zrobić to zgodnie z prawem, możemy Ci w tym pomóc! Kancelaria Linke Kulicki oferuje kompleksową obsługę prawną podmiotów z branży IT.
Potrzebujesz wsparcia prawnika IT? Napisz do mnie!
Administratorem danych osobowych jest Linke Kulicki Education sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Ogrodowa 31 / lok. 54, 00-893 Warszawa, NIP 1182211564, KRS 0000852943 („Administrator”). Pana/Pani dane będą przetwarzane w celach marketingowych oraz w celu przekazywania Pani/Panu informacji handlowych drogą elektroniczną. Pana/Pani dane zostaną usunięte po odwołaniu zgody lub po zakończeniu prowadzenia działań marketingowych lub wysyłki informacji handlowych przez Administratora. Pana/Pani dane będą powierzane podmiotom trzecim na podstawie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych w celu przechowywania danych osobowych na serwerze, skrzynce pocztowej oraz korzystania z usług wsparcia IT. Podstawą przetwarzania danych jest zgoda. W związku z przetwarzaniem danych osobowych ma Pan/Pani prawo do dostępu do swoich danych, sprostowania danych osobowych, usunięcia danych osobowych, wniesienia sprzeciwu, przenoszenia danych, ograniczenia przetwarzania, odwołania zgody, dostępu do informacji jakie dane Administrator przetwarza, złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Przedmiotowe uprawnienia można zrealizować poprzez kontakt z Administratorem na adres e-mail: biuro@linkekulicki.pl. Pani/Pana dane będą przekazywane poza UE oraz nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania. Administrator potrzebuje Pana/Pani Danych Osobowych aby zrealizować wskazany cel przetwarzania, podanie danych osobowych jest dobrowolne jednak w przeciwnym wypadku podane cele nie będą mogły być zrealizowane.
