Klauzula Vendor Lock-in – co zrobić, aby nie uzależnić się od dostawcy oprogramowania?

Usługa polegająca na zaprojektowaniu systemu informatycznego, który będzie szyty na miarę, ma wiele zalet. Zamawiający otrzymuje produkt idealnie dopasowany do swoich potrzeb, uwzględniający specyfikę prowadzonej przez niego działalności. Korzystanie z personalizowanych rozwiązań rodzi jednak ryzyko uzależnienie się od dostawcy oprogramowania. Co może zrobić firma, aby nie doprowadzić do powstania zależności w postaci vendor lock-in?

Na czym polega vendor lock-in?

Vendor lock-in nie został zdefiniowany w obowiązujących przepisach. W doktrynie przyjmuje się jednak, że chodzi o sytuację, w której klient jest uzależniony od produktów lub usług informatycznych (lub innych), a wyjście z tej zależności nie jest możliwe bez poniesienia kosztów przekraczających (najczęściej znacznie) potencjalny zysk z usługi.

Te koszty należy rozumieć bardzo szeroko, zarówno jako wydatek finansowy na stworzenie nowej infrastruktury, konieczność przeszkolenia pracowników, ale też czas poświęcony na wdrożenie zmiany i zaadaptowania się do niej. W rezultacie zamawiający tkwi w relacji z dostawcą oprogramowania ponosząc nieadekwatne do jakości usług Wykonawcy koszty, choć nie otrzymuje satysfakcjonującego go rozwiązania.

Vendor Lock-In oznacza jednak nie tylko ciężar zmiany dostawcy. Stwarza on również ryzyko narastania długu technologicznego, jeżeli stosowane przez wykonawcę rozwiązania okazują się nieefektywne. Może też prowadzić do naruszenia bezpieczeństwa.

Na ryzyko vendor lock-in narażone są w szczególności firmy korzystające z dedykowanych, rozbudowanych rozwiązań, jak systemy ERP, CRM czy WMS. Im bardziej taki system jest złożony, tym większe istnieje ryzyko powstania zależności.

Czy to oznacza, że korzystanie z oprogramowania tworzonego na indywidualne zamówienie jest złym pomysłem? Absolutnie nie! Projektując umowę i ustalając warunki współpracy należy jednak pamiętać, aby uważać na powstanie vendor lock-in. Na marginesie warto zwrócić uwagę, że KNF regularnie publikuje rekomendacje dla instytucji rynku finansowego odnośnie tego, jak ustalać warunki współpracy z dostawcą IT (np. rekomendacja D i M). Warto się z nimi zapoznać, ponieważ mogą odnosić się do praktycznie każdej branży sięgającej po rozwiązania informatyczne.

Zamów wzory umów IT!

Jak uniknąć uzależnienia się od dostawcy oprogramowania?

Zamawiający ma kilka możliwości na to, aby uniknąć uzależnienia się od dostawcy. Ostatecznie jednak kształt klauzul powinien być dopasowany do przedmiotu umowy (np. usługa chmurowa vs on-premise albo system tworzony od podstaw vs rozbudowa istniejącej infrastruktury). O czym należy pamiętać formułując warunki współpracy?

Ustalenia umowne

Kluczowe znaczenie ma precyzyjne określenie potrzeb i możliwości zamawiającego. W umowie należy dokładnie wskazać, jakie rozwiązania dostarcza usługodawca, a także jakie są warunki rozwiązania umowy i wyjścia ze stosunku prawnego. Kontrakt powinien określać dopuszczalne granice modyfikacji programu, który w dużej mierze będzie przecież utworem w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

Podstawa przejścia praw autorskich na zamawiającego

Korzystanie z utworu stworzonego przez innego twórcę jest możliwe, jeżeli korzystający będzie mógł egzekwować względem utworu prawa autorskie majątkowe. W praktyce takie przejście może nastąpić w drodze umowy o przeniesienie praw autorskich albo udzielenia licencji i wymaga starannego określenia pól eksploatacji. O ile pierwszą metodę można porównać do umowy sprzedaży, druga w większym stopniu przypomina najem.

Ważne jest, aby podstawa korzystania z utworu była dopasowana do potrzeb zamawiającego. Choć może się wydawać, że przeniesienie praw autorskich zawsze będzie najlepszym rozwiązaniem, nie zawsze musi tak być. Rzeczywiście bywa to opłacalne rozwiązanie w przypadku systemów tworzonych od nowa, ale już usług świadczonych chmurowo, które personalizowane są jedynie w niewielkim stopniu, zazwyczaj wystarczy jedynie licencja, która jest także mniej kosztowna.

Transfer wiedzy i dokumentacji

W umowie należy zabezpieczyć interes strony na wypadek zakończenia współpracy. Dlatego duże znaczenie ma zapewnienie sobie współpracy z kontrahentem, np. poprzez zobowiązanie go do przekazania dokumentacji oprogramowania, kodu źródłowego oraz udzielenia szeregu innych informacji po rozwiązaniu umowy. Jest to szczególnie istotne tam, gdzie zastosowano niszowe lub mało popularne rozwiązania.

Taki transfer może dotyczyć praktycznie każdej usługi IT. Nie tylko tworzenia oprogramowania, ale także modelu promptowania sztucznej inteligencji czy zasad leżących u podstaw integracji systemów informatycznych. Im więcej szczegółów otrzymasz od obecnego dostawcy tym mniejsze ryzyko, że znalezienie jego następcy będzie trudne.

Czy można wyjść z vendor lock-in?

Załóżmy, że Twoja firma przez lata korzystała z usług jednego software house’u, ale coś poszło nie tak i współpraca przestała się układać. Czy jest to sytuacja bez wyjścia?

Wiele zależy od treści umowy. Często warunki współpracy udaje się renegocjować. Warto też ustalić, co dokładnie firma traci kontynuując korzystanie z usługi oraz ile będzie kosztowała zmiana dostawcy. W praktyce przedsiębiorcy zwykle decydują się na wybór jednego z dwóch rozwiązań, które minimalizują ryzyko uzależnienia się od wykonawcy.

Pierwsze z nich zakłada, że do każdego procesu wybierany jest inny dostawca.

Tak duża dywersyfikacja minimalizuje ryzyko vendor lock-in, choć z drugiej strony może powodować wyższe koszty integracji różnych technologii. Drugie rozwiązanie zakłada dynamiczną zmianę dostawców w poszczególnych obszarach tak, aby zapewnić możliwie najlepszy rezultat w danej konfiguracji czynników biznesowych. Tutaj o uzależnienie się od dostawcy również jest trudno, choć należy zadbać, aby poszczególne umowy przewidywały solidny transfer wiedzy, aby współpracę dało się kontynuować z innym podmiotem.

Przygotowywanie umów IT – Kancelaria Linke Kulicki

Vendor lock-in może być dotkliwym problemem dla przedsiębiorców i z reguły należy się go wystrzegać. Jeśli chcesz mieć pewność, że umowa zawarta z dostawcą zapewnia Ci nie tylko efektywne świadczenie usług, ale również bezpieczeństwo, skontaktuj się z nami. 

Potrzebujesz wsparcia prawnika IT? Napisz do mnie!