Umowa o wykonanie strony internetowej i aplikacji mobilnej – o czym należy pamiętać?

Czytelna strona internetowa z dobrze zaprojektowanym UX lub przejrzysta aplikacja to dla większości przedsiębiorców okazja do zwiększenia zainteresowania swoją ofertą i zyskania dodatkowych klientów, a co za tym idzie, mnożenia zysków. Wybór software house’u do stworzenia witryny nie jest jednak prostym zadaniem. Jeszcze trudniejsze jest sformułowanie brzmienia umowy, która zabezpieczy interesy stron. Co powinna zawierać umowa o wykonanie strony internetowej i aplikacji mobilnej?

Dlaczego strony powinny zabezpieczyć się umową?

Realizacja prac programistycznych bez wcześniejszego omówienia wzajemnych obowiązków stron to duże ryzyko. W razie sporu co do jakości rezultatu zamawiającemu trudno będzie wykazać, jaka była treść umowa z firmą programistyczną. Z kolei web developer czy UX designer działając bez umowy ryzykują, że za swoje działania nie otrzymają wynagrodzenia.

Teoretycznie strony mogą po prostu ustalić, że wykonawca podejmuje się stworzenia witryny internetowej, a zamawiający zobowiązuje się do zapłaty oznaczonej kwoty tytułem wynagrodzenia. Takie porozumienie jest jednak dalece zbyt ogólne, aby należycie zabezpieczyć interesy którejkolwiek ze stron.

Oznaczenie przedmiotu umowy

Przeważająca większość umów o stworzenie aplikacji lub witryny to kontrakty rezultatu. Oznacza to, że wykonawca decyduje się na dostarczenie gotowego „wyrobu” cyfrowego spełniającego określone kryteria.

Te kryteria należy możliwie dokładnie opisać jako przedmiot umowy. Najłatwiej będzie to zrobić poprzez stworzenie dokumentacji technicznej, która identyfikuje:

• harmonogram prac;
• rodzaj wykorzystanej technologii;
• implementację określonego rodzaju funkcjonalności;
• back-end, czyli interfejs programistyczny, bazy danych i logikę oprogramowania;
• front-end, czyli wizualną stronę aplikacji lub witryny dostępną dla użytkownika;
• odrębności w wymaganiach dla wersji desktop i mobile aplikacji.

Jeżeli strony decydują się na wykorzystanie metodyk zwinnych, jak Agile, przedmiot umowy bardziej będzie przypominał koncepcję ramową ze wskazanie poszczególnych etapów prac.

Kwalifikacja kontraktu, jako umowy rezultatu ma tę cechę, że zasadniczo strony mogą umówić się na stosowanie jako ogólnych warunków współpracy przepisów przewidzianych dla umowy o dzieło w kodeksie cywilnym. Warto jednak uzupełnić zapisy kodeksowe o postanowienia specyficzne dla branży IT.

Czas trwania umowy

Z harmonogramem prac nierozerwalnie połączony jest termin wykonania umowy. Warto dokładnie wskazać, kiedy rozpoczyna się wykonanie umowy oraz kiedy zamawiający powinien otrzymać gotowy rezultat prac programistycznych. W przypadku rozbudowanych projektów warto podzielić prace na mniejsze segmenty i wprowadzić możliwość odbioru częściowego. Dzięki temu łatwiej będzie zapanować nad całym procesem, a ewentualne poprawki będą nanoszone szybciej, ponieważ obejmują mniejszy fragment prac.

W przypadku umów na czas nieokreślony regułą jest wprowadzenie możliwości wypowiedzenia kontraktu przez każdą ze stron. Umowy terminowe z zasady zmierzają do petryfikacji stosunku prawnego, dlatego ich wypowiedzenie przed upływem daty końcowej jest możliwe wyłącznie w sytuacji, jeżeli kontrakt przewiduje taką możliwość. Dobrym pomysłem jest wprowadzenie zamkniętego katalogu konkretnych przyczyn, których ziszczenie upoważnia strony do zakończenia współpracy. Ograniczenie się jedynie do stwierdzenia, że umowa może być wypowiedziana „z ważnych przyczyn” stwarza pole do sporów.

W jaki sposób określić wynagrodzenie wykonawcy?

Wynagrodzenie developera może być określone z użyciem jednego z kilku modeli. Do najczęściej spotykanych zalicza się:

• ryczałt – wynagrodzenie określone z góry określa się jako fixed price i jest ono korzystne dla zamawiającego, który może dokładnie zaplanować harmonogram wydatków w ramach projektu;
• time&material – ten typ rozliczeń uwzględnia obliczanie wynagrodzenia z uwzględnieniem stawki godzinowej, czyli faktycznych roboczogodzin przepracowanych przez pracowników wykonawcy; jest mniej korzystny dla zamawiającego, ponieważ – zwłaszcza przy rozległych projektach – łatwo o przekroczenie budżetu.

Modelem pośrednim jest określenie w umowie limitu wydatków, powyżej którego prace są np. wstrzymywane albo rozliczane w kolejnym etapie. Definiując w umowie wynagrodzenie nie można pominąć sprecyzowanie sposobu jego zapłaty. Strony mogą rozliczać się po zakończeniu całego projektu, odbiorze poszczególnych części albo w postaci miesięcznych zaliczek. Przy określaniu wynagrodzenia należy jednoznacznie określić czy obejmuje ono już przeniesienie praw autorskich przez wykonawcę na zamawiającego, czy też konieczne jest zawarcie odrębnego porozumienia (za wynagrodzeniem) w tym zakresie.

Odbiór efekt prac i poprawki

Kolejnym elementem niezbędnym w umowie jest sprecyzowanie procedury odbioru efektów prac. Strony powinny umówić się przede wszystkim co do:

• terminu odbioru – może następować jednorazowo lub w częściach, w zależności od rozległości projektu;
• zakresu odbioru – czy zamawiający jest uprawniony do przeprowadzenia swoich testów aplikacji, czy bazuje na feedbacku otrzymanym od wykonawcy;
• sposób i termin odbioru – wykonawca zwykle ma obowiązek poinformować zamawiającego o tym, że prace lub ich część zostały już zakończone; w umowie powinien znaleźć się zarówno sposób przekazywania takiej informacji, jak i czas w jakim zamawiający może do odbioru przystąpić. Niedochowanie zastrzeżonego terminu co do zasady przesądza o zaakceptowaniu prac niejako a priori.

Z każdym odbiorem idą w parze możliwe poprawki. Z tego względu warto zadbać o usystematyzowanie kwestii związanych z nanoszeniem zmian w kodzie aplikacji lub witryny. Najczęściej wykonawca ma na to określony czas, a poprawki nanosi bez dodatkowego wynagrodzenia. Przekroczenie terminu może iść w parze z naliczaniem kary umownej za każdy dzień opóźnienia.

Na tym etapie okazuje się, jak istotne jest określenie przedmiotu umowy i stworzenie specyfikacji programu, który ma zostać wykonany. Strony powinny być w stanie bez problemu i w sposób jednoznaczny odpowiedzieć na pytanie o zgodność rezultatu prac z wytycznymi. Wątpliwości na tym tle rodzą ryzyko niepowodzenia w razie sporu sądowego.

Przeniesienie praw autorskich

Elementem kluczowym jest uregulowanie kwestii związanych z przeniesieniem praw autorskich. Ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych rozróżnia ich dwa rodzaje:

• autorskie prawa majątkowe;
• autorskie prawa osobiste.

Zamów wzór umowy przeniesienia autorskich praw majątkowych!

Na początku współpracy prawa autorskie w sposób holistyczny należą do wykonawcy (wyjąwszy sytuację, kiedy jest on zatrudniony na podstawie umowy o pracę). Aby zamawiający mógł swobodnie korzystać z aplikacji lub witryny niezbędne jest „udostępnienie” mu praw autorskich twórcy. Zwykle jest to realizowane w drodze umowy o przeniesienie praw autorskich, która polega na bezpowrotnym zbyciu uprawnień. Takie rozwiązanie najłatwiej porównać do umowy sprzedaży.

Alternatywą może być licencja, zbliżona w swej istocie do najmu, która polega na odpłatnym „wypożyczeniu” praw autorskich. O ile przeniesienie praw jest korzystniejszym rozwiązaniem dla zamawiającego, wykonawcy skorzystają na licencji.

Zamów wzór umowy licencji!

Każda umowa przenosząca prawa autorskie majątkowe oraz licencja powinny zostać zawarte na piśmie i określać przynajmniej pola eksploatacji, czyli obszary na jakich zamawiający będzie mógł korzystać z utworu oraz wynagrodzenie z tego tytułu, a także moment przejścia praw. W przypadku licencji warto wskazać też czas jej trwania oraz określić charakter (np. wyłączny lub niewyłączny, prawo do sublicencji).

W przypadku autorskich praw osobistych sprawa wygląda nieco inaczej, ponieważ przenieść ich nie można. Zamawiający powinien jednak zadbać, aby wykonawca zobowiązał się do ich niewykonywania. W przeciwnym razie za każdym razem, kiedy dany program lub witryna zostaną opublikowane, wykonawca ma prawo domagać się, aby zamawiający ujawnił jego autorstwo, co z biznesowego punktu widzenia może być mało opłacalne.

Oczywiście są to jedynie wybrane elementy umowy. Strony mogą uzupełnić je również o wiele innych elementów, jak np. wprowadzenie prawa do odstąpienia od umowy, ograniczenie odpowiedzialności stron czy uregulowanie kwestii związanych z ujawnianiem tajemnicy przedsiębiorstwa oraz zakazem konkurencji. Zachęcamy, aby ewentualne wątpliwości co do praw i obowiązków stron konsultować z kancelarią prawną doświadczoną w obsłudze podmiotów z branży IT. To gwarancja zgodności kontraktu z prawem i należytego zabezpieczenia swoich interesów.

Potrzebujesz wsparcia prawnika? Napisz do mnie!