Umowa z programistą – jakie elementy powinna zawierać i jak ją rozliczać?

Umowa z programistą o świadczenie usług programistycznych to jedna z najczęściej wykorzystywanych umów w szeroko pojętej branży IT. Trudno dzisiaj znaleźć sektor usług, który nie korzystałby z usług IT. Przepisy pozwalają na korzystanie z usług programisty w jednym z kilku różnych modeli, spośród których każdy ma swoje zalety i wady. Nieprawidłowo skonstruowany kontrakt może utrudnić, a nawet uniemożliwić korzystanie z aplikacji, dlatego warto go dobrze przemyśleć. Co powinno znaleźć się w umowie z programistą?

Zamów wzór umowy z programistą!

Jak określić przedmiot umowy z programistą?

Z uwagi na różnorodność stosowanych metodologii programowania, warto możliwie dokładnie opisać przedmiot umowy. Może on przybrać postać specyfikacji docelowego oprogramowania, kompatybilności jaką musi ono spełniać czy wykazu kluczowych funkcji, jakie mają być dostępne dla użytkownika. W praktyce specyfika umowy IT często jest na tyle obszerna, że konieczne staje się odwołanie do dokumentacji technicznej stanowiącej obszerny załącznik.

Szczególną uwagę należy zwrócić na opis przedmiotu umowy z programistami pracującymi z wykorzystaniem metodologii Agile. Jej istota przewiduje wiele krótkich sprintów, zamiast konsekwentnego działania w jednym, jasno określonym kierunku. Po każdej z takich iteracji może pojawić się potrzeba modyfikacji przedmiotu umowy i dopasowanie go do zmieniających się oczekiwań zamawiającego lub dostępnych możliwości technologicznych. Zbyt szczegółowe opisanie przedmiotu umowy odebrałoby dużo z tytułowej „zwinności” i ograniczyło elastyczność współpracy.

Warunki wynagrodzenia w umowie z programistą

W umowie z programistą należy również wskazać wysokość oraz sposób zapłaty wynagrodzenia. Może mieć ono charakter ryczałtowy albo kosztorysowy, uzależniony od czasu niezbędnego do przygotowania aplikacji i działań, które należy wykonać.

O ile model ryczałtowy jest korzystniejszy dla zamawiającego, z kosztorysu korzysta przede wszystkim wykonawca. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby strony przewidziały mieszany model wynagrodzenia, np. jako połączenie wynagrodzenia bazowego powiększonego o ewentualne nadgodziny wypracowane przy projekcie lub pracę w dni wolne.

Wynagrodzenie może być płatne już po odbiorze projektu. Dla wykonawcy bardziej atrakcyjnym rozwiązaniem będzie jednak ocena prac etapami i wypłata odpowiedniej transzy po każdej akceptacji.

Oczywiście wypłata wynagrodzenia najczęściej nie będzie realizowana „z automatu”, ale na podstawie prawidłowo wystawionej faktury lub rachunku, chyba że programista jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę. Wtedy też kontrakt jednoznacznie określa wysokość i termin wypłaty wynagrodzenia.

Prawa autorskie

Polskie prawo własności intelektualnej przewiduje dwie kategorie praw autorskich – osobiste i majątkowe. Prawa osobiste określają więź twórcy z utworem, są niezbywalne i nieograniczone w czasie. Nie ma możliwości przeniesienia autorskich praw osobistych na inną osobę, choć strony mogą umówić się, że twórca nie będzie ich wykonywał.

W przypadku autorskich praw majątkowych sprawa jest bardziej skomplikowana. Definiują one dopuszczalny zakres komercyjnego korzystania z utworu poprzez określenie poszczególnych pól eksploatacji. Bardzo ważne jest, aby pola eksploatacji wymienić w umowie w sposób wyczerpujący, ponieważ nie można ich domniemywać. W orzecznictwie podkreśla się też, że niedopuszczalne jest zbiorcze ujęcie autorskich praw majątkowych, niejako „na przyszłość”. Stworzony utwór można udostępnić na mocy licencji (rzadziej) lub przeniesienia praw autorskich (częściej).

Odbiór prac, zgłaszanie poprawek i ich uwzględnienie

Strony powinny ustalić sposób i terminu dokonywania odbiorów poszczególnych etapów prac programistycznych, a także możliwość zgłaszania poprawek przez zamawiającego i termin na ich uwzględnienie. Dzięki temu można w sposób jednoznaczny ustalić, kiedy określona fazę można uznać za „zamkniętą” bez możliwości zgłaszania co do jej zakresu roszczeń.

Popularnym rozwiązaniem jest stworzenie szablonu odbiorów prac w oparciu o harmonogram poszczególnych zadań albo ustalenie, że ocena efektu prac następuje po wdrożeniu określonych funkcjonalności.

Jako instrument motywacyjny dobrze sprawdza się kara umowna, naliczana np. za każdy dzień opóźnienia w naniesieniu poprawek.

W jakiej formie warto zawrzeć umowę cywilnoprawną z programistą?

Umowa zawierana z deweloperem najczęściej będzie umową nienazwaną, zawartą na mocy art. 353¹ k.c. Taki kontrakt łączy w sobie elementy charakterystyczne dla umowy o dzieło oraz zlecenia w różnym natężeniu, w zależności od ustaleń stron.

Choć przepisy nie nakładają wymagań w zakresie formy, warto zadbać o ustalenie warunków współpracy, przede wszystkim w zakresie przeniesienia praw autorskich, na piśmie. Zgodnie z art. 53 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Niedochowanie formy pisemnej i ustalenie zasad współpracy drogą mailową de facto uniemożliwia zamawiającemu wykorzystanie stworzonej przez programistę aplikacji, ponieważ każda próbę będzie można storpedować poprzez skierowanie żądania o zaprzestanie naruszania praw autorskich.

Jeżeli strony nie chcą fizycznie wymieniać między sobą dokumentów, alternatywnym rozwiązaniem jest skorzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który zgodnie z art. 781 k.c. zastępuje formę pisemną zwykłą.

Jak zabezpieczyć interesy zamawiającego?

Zamawiając stworzenie aplikacji firma zazwyczaj udostępnia różnego rodzaju strategiczne dane na swój temat. Może to być np. specyfikacja produktów czy kryteria uwzględniane przy ocenie ryzyka kredytowego. Aby uniknąć sytuacji, kiedy te informacje trafią w niepowołane ręce warto rozważyć wprowadzenie do umowy zastrzeżenia NDA (ang. Non-Disclosure Agreement). To zobowiązanie drugiej strony do zachowania poufności. Dobra klauzula NDA powinna zawierać:

• precyzyjne zidentyfikowanie informacji uznanych za poufne;
• standard ochrony pozwalający jednoznacznie określić czy informacje zostały ujawnione;
• określenie jakiego rodzaju działania lub zaniechania uważa się za naruszające zakaz;
• czas trwania zakazu poufności;
• sankcję za naruszenie poufności (najczęściej będzie to kara umowna i możliwość natychmiastowego zakończenia współpracy).

Aby zagwarantować odpowiednio wysokie zaangażowanie specjalistów klauzulę NDA można uzupełnić o zakaz konkurencji.

Czy potrzebuję zakazu podwykonawstwa?

Decydując się na współpracę z programistą w modelu B2B albo na podstawie umowy cywilnoprawnej należy w sposób jednoznaczny określić, czy zamawiający godzi się na możliwość skorzystania z podwykonawcy przez specjalistę, a jeżeli tak, na jakich zasadach to podwykonawstwo ma być realizowane.

Racjonalnym kompromisem jest np. zezwolenie na podnajęcie zastępcy wyłącznie za uprzednią zgodą zamawiającego i nie częściej niż przez określoną liczbę dni w miesiącu. W ten sposób programista zyskuje substytut urlopu, a zamawiający, ciągłość prac.

Jak rozliczyć umowę z programistą?

Sposób rozliczania umowy z programistą w dużej mierze zależy od typu kontraktu, przy czym każdy z nich ma swoje zalety i wady.

Umowa o pracę pozwala uniknąć konieczności przenoszenia praw autorskich na pracodawcę, ponieważ przysługują mu one od samego początku na podstawie art. 74 ust. 3 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Strony mogą umówić się, że prawa autorskie przejdą na pracownika, który przeniesie je zwrotnie na pracodawcę w zamian za dodatkowe wynagrodzenie. Wadą umów o pracę są wysokie koszty zatrudnienia pracownika, a także konieczność przyznania mu przywilejów pracowniczych wynikających z kodeksu pracy.

Alternatywą dla umowy o pracę jest coraz bardziej popularne samozatrudnienie (model B2B). Dla pracownika oznacza ono dużą elastyczność i wysokie zarobki, dla pracodawcy natomiast – niskie koszty. Wystarczy, że opłaci on kwotę wskazaną na fakturze, nie odprowadza składek za współpracownika i nie płaci za niego podatków. Zasadniczą zaletą B2B jest możliwość ułożenia treści umowy o współpracę w sposób w zasadzie dowolny.

Strony mogą też zdecydować się na umowę cywilnoprawną, wybierając dzieło lub zlecenie. Podstawą dla ustalenia praw i obowiązków stron będą ogólne przepisy dotyczące umowy o dzieło lub umowy zlecenie, z ewentualnymi modyfikacjami wynikającymi z woli stron. Należy pamiętać, że w przypadku umów cywilnoprawnych prawa autorskie do stworzonego software’u przysługują pracownikowi i to on musi przenieść je na pracodawcę w drodze stosownego oświadczenia. Zasadniczą różnicą między umową cywilnoprawną a B2B jest to, że dzieło lub zlecenie wymaga prowadzenia przez zamawiającego ewidencji stworzonych utworów, uzasadniających stosowanie podwyższonych kosztów autorskich 50%.

O formach współpracy z programistami napisałem osobny artykuł – https://umowywit.pl/forma-zatrudnienia-programistow/, i do zapoznania się z nim serdecznie Cię zachęcam.

Zamów wzór umowy z programistą!

Potrzebujesz wsparcia prawnika? Napisz do mnie!