W-8BEN – czym jest ten formularz i jak go wypełnić?

Spora część specjalistów z branży IT współpracuje z firmami mającymi siedzibę w Stanach Zjednoczonych. Nic w tym dziwnego, w końcu rynek USA jest ogromny, chłonny i ma stałe zapotrzebowanie na wysoko wykwalifikowanych specjalistów. Jeśli i Ty znajdujesz się w takiej sytuacji, najprawdopodobniej otrzymałeś od swojego pracodawcy formularz W-8BEN. Dlaczego należy go wypełnić i jak zrobić to prawidłowo?

Co to jest formularz W-8BEN?

Między Polską a Stanami Zjednoczonymi już od lat 80. obowiązuje umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania. Jej najnowsza wersja została podpisana 13 lutego 2013 r., ale jeszcze nie weszła w życie co oznacza, że nadal stosuje się umowę z 1974 r.

Co wynika z takiej umowy? Istnieje możliwość uniknięcia sytuacji, w której podatek dochodowy zapłacisz zarówno w Polsce, jak i w USA. Warunkiem skorzystania z tej ulgi jest właśnie prawidłowe wypełnienie formularza W-8BEN.

Sama nazwa formularza jest może mało intuicyjna – Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding, ale ma na celu wyłącznie ustalenie rezydencji podatkowej właściciela. W tym przypadku określenie właściciel jest równoznaczne z określeniem pracownik, czy też osoba fizyczna prowadząca JDG świadcząca usługi np. programistyczne.

Sprawdź również: Praca zdalna dla zagranicznego Klienta w IT

Zamów wzory umów IT!

Formularz W-8BEN a polska rezydencja podatkowa

Poprzez wypełnienie W-8BEN informujesz rząd Stanów Zjednoczonych o kraju w którym płacisz podatki. W przypadku rodzimych programistów ich rezydencją podatkową będzie Polska. Zgodnie zaś z art. 3 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne, jeżeli mają miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów (przychodów) bez względu na położenie źródeł przychodów (nieograniczony obowiązek podatkowy). Mówiąc w skrócie, zarabiasz pieniądze pracując na rzecz firmy z USA, ale podatki płacisz od całości dochodów (przychodów) w Polsce.

Jednocześnie polski ustawodawca pomaga określić, w jaki sposób należy rozumieć miejsce zamieszkania na potrzeby ustawy o PIT. Stosownie do brzmienia jej art. 3 ust. 1a za osobę fizyczną mająca miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej uważa się osobę fizyczną, która:

• posiada na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) lub
• przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Oznacza to, że możesz jak najbardziej regularnie wyjeżdżać do Stanów Zjednoczonych w celach służbowych lub prywatnie, a nawet przebywać tam przez dłuższy czas i nadal będziesz płacił podatki w Polsce.

Kto składa formularz W-8BEN i gdzie go znaleźć?

Formularz W-8BEN składają osoby fizyczne. Nie ma przy tym znaczenia, czy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą czy jesteś pracownikiem, choć ten pierwszy wariant zdarza się zdecydowanie częściej. Na stronie amerykańskiego urzędu skarbowego znajdziesz także wariant skierowany do podmiotów będących spółkami prawa handlowego – W-8BEN-E (od angielskiego słowa Entity oznaczającego osobę prawną). Jeśli więc prowadzisz jednoosobową spółkę z o.o. i świadczysz swoje usługi na rzecz firmy amerykańskiej, wypełniasz W-8BEN-E, a nie W-8BEN.

Wypełniając formularz podatkowy upewnij się, że korzystasz z jego najnowszej wersji. Znajdziesz ją na stronie internetowej urzędu podatkowego USA, IRS (ang. Internal Revenue Service).

Jak prawidłowo wypełnić formularz W-8BEN?

Formularz W-8BEN jest podzielony na kilka części, choć jego wypełnienie nie jest szczególnie skomplikowane.

Część pierwsza W-8BEN – informacje o właścicielu

W sekcji I zatytułowanej Identification of Beneficial Owner należy uzupełnić dane osoby składającej oświadczenie. Informacje obejmują:

• imię i nazwisko;
  obywatelstwo;
• adres stałego zamieszkania oraz korespondencyjny, jeżeli się od siebie różnią (ulica, numer budynku lub lokalu, miasto, kod pocztowy);
• numer PESEL;
• data urodzenia.

Dla osób, które mają podwójne obywatelstwo właściwe będzie to, które jednocześnie pokrywa się z rezydencją podatkową. Sekcje odnoszące się do numeru identyfikacyjnego amerykańskiego podatnika (SSN, ITIN) oraz Reference Numbers należy pominąć.

Część druga W-8BEN – wniosek o zastosowanie postanowień umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania

W tym miejscu polski podatnik wskazuje kraj rezydencji podatkowej oraz podstawę prawną z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, jaka określa stawkę podatku od dochodu otrzymywanego w związku ze świadczonymi usługami.

Zwykle to z wypełnieniem tej części największy problem mają podatnicy, ponieważ zidentyfikowanie pożądanej podstawy prawnej potrafi być trudne. Tym bardziej, że umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania co jakiś czas są odnawiane, więc ich treść może ulec zmianie. Który w takim razie artykuł wpisać, jeżeli chodzi o Konwencję Polska-USA?

Zwolnienie dla freelancerów

Jeżeli chodzi o przedsiębiorców, którzy świadczą usługi w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, właściwą podstawą zwykle będzie art. 8 – Zyski z działalności gospodarczej.

Zgodnie z tym przepisem zyski przedsiębiorstwa umawiającego się państwa podlegają opodatkowaniu tylko w tym państwie, chyba że przedsiębiorstwo prowadzi działalność gospodarczą w drugim umawiającym się państwie przez położony tam zakład. Jeżeli przedsiębiorstwo wykonuje działalność w ten sposób, to zyski przedsiębiorstwa mogą być opodatkowane w drugim umawiającym się państwie, jednak tylko w takiej mierze w jakiem mogą być przypisane danemu zakładowi.

Zwolnienie z opodatkowania należności licencyjnych

W branży IT często bywa tak, że twórcy otrzymują obok (lub zamiast) wynagrodzenia należności licencyjne, ponieważ efekt ich pracy można zakwalifikować jako utwór. W takich przypadkach zastosowanie znajdzie art. 13 umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, należności licencyjne.

Stosownie do powołanej podstawy prawnej należności licencyjne powstałe w jednym umawiającym się państwie i wypłacane osobie mającej miejsce zamieszkania lub siedzibę w drugim umawiającym się państwie, będą opodatkowane w tym drugim umawiającym się państwie. Jeżeli podatek jest pobierany w państwie, w którym należności powstały, jego wysokość nie może przekroczyć 10% kwoty należności brutto.

Część trzecia W-8BEN – podpis

Ostatnia część formularza zawiera szereg pouczeń oraz miejsce na podpis osoby składającej formularz oraz datę jego wypełnienia.

Co jeszcze należy wiedzieć o formularzu W-8BEN?

Zwolnienie z podwójnego opodatkowania na podstawie formularza nie jest ważne bezterminowo, ale obowiązuje przez 3 lata. Po tym czasie podatnik musi złożyć nowy formularz. Jeżeli dane umieszczone w treści formularza ulegną zmianie, należy je zaktualizować poprzez złożenie nowego formularza wypełnionego w prawidłowy sposób w terminie 30 dni od dnia powstania zmiany.

Za niezłożenie formularza W-8BEN nie ma ryzyka kary. Wystarczająco dotkliwą sankcją jest pobranie 30-procentowego podatku dochodowego w Stanach Zjednoczonych przez pracodawcę.

W-8BEN to również niższy podatek od dywidend ze spółek amerykańskich

Z omawianym formularzem możesz spotkać się również w innych sytuacjach, np. kupując akcje amerykańskich przedsiębiorstw, jak Apple, Amazon czy McDonalds. Prawidłowo wypełniony dokument pozwoli w tym przypadku obniżyć wysokość podatku od dywidendy z 30% do 15% dla polskiej rezydencji.

Jeśli pracujesz dla firmy z siedzibą w Stanach Zjednoczonych lub regularnie grasz na giełdzie i inwestujesz w zachodnie korporacje, najprawdopodobniej zetkniesz się z formularzem W-8BEN. Skontaktuj się z nami, jeśli potrzebujesz pomocy w jego wypełnieniu!

Potrzebujesz wsparcia prawnika IT? Napisz do mnie!