Analiza przedwdrożeniowa – czym jest i na czym polega?

Wdrożenie systemu informatycznego w przedsiębiorstwie wymaga dokładnej analizy potrzeb klienta, ale także stanu stacku technologicznego, złożoności i stopnia zaawansowania infrastruktury oraz wewnętrznych procesów biznesowych. Precyzyjna analiza przedwdrożeniowa niesie ze sobą korzyści dla obu stron – wykonawcy i zamawiającego. Jak ją przeprowadzić i o czym pamiętać?

Na czym polega analiza przedwdrożeniowa?

Analiza przedwdrożeniowa ma na celu identyfikację oczekiwań przedsiębiorstwa w celu zaplanowania i przeprowadzenia prac wdrożeniowych. Zwykle w tym celu strony zawierają ze sobą umowę o analizę przedwdrożeniową, kierując się zasadą swobody umów, podobnie jak w przypadku większości innych umów IT.

Aby przeprowadzenie takiego audytu było możliwe, wykonawca musi nie tylko mieć dostęp do wszystkich procesów przedsiębiorstwa, ale też móc umieć przełożyć te procesy (oraz zmiany jakie mają się w nich pojawić) na kolejne etapy prac programistycznych.

Realizacja analizy przedwdrożeniowej bardzo często wymaga współpracy przedstawicieli zamawiającego i wykonawcy. Bez dokładnego zrozumienia tego, co dzieje się w firmie i które dokładnie obszary wymagają poprawy bardzo ciężko jest zaprojektować i wdrożyć system informatyczny, który spełni oczekiwania klienta. Skutek takich działań jest łatwy do przewidzenia i z reguły przybiera postać szybko eskalujących roszczeń o wprowadzanie kolejnych modyfikacji oprogramowania, ponieważ „coś nie działa, a przecież powinno rozwiązywać konkretne problemy pracowników”.

Punktem wyjścia dla realizacji analizy przedwdrożeniowej jest więc współdziałanie obu stron i ważne, aby klient zdawał sobie z tego sprawę już na samym początku negocjacji. Na podstawie takiego audytu powstaje konkretna specyfikacja, która później posłuży programistom do zaprojektowania konkretnego rozwiązania.

Jeżeli wdrożenie oprogramowania ma odbywać się zgodnie ze schematem metodyk zwinnych, mówi się o sprincie analitycznym, nie zaś o analizie przedwdrożeniowej. Ich funkcja jest jednak tożsama, choć sprint może dzielić się na kilka etapów.

Zamów pakiet umów IT!

Na co uważać na etapie analizy przedwdrożeniowej?

Nie ma uniwersalnych procedur wdrożeniowych, ponieważ firmy różnią się między sobą zarówno jeżeli chodzi o profil działalności, jej skalę, jak i oczekiwania względem rozwiązań IT.

Brak analizy biznesowej przedsiębiorstwa

Na etapie analizy przedwdrożeniowej należy dokładnie przeanalizować czym zajmuje się dana firma. Znaczenie ma nie tylko rodzaj prowadzonej działalności, ale także wewnętrzny obieg procesów, rodzaj stosowanej infrastruktury IT (np. systemy ERP, WMS, BI, magazyny Data Lake) i jej integracja. Warto wskazać w umowie z jakich systemów korzysta przedsiębiorstwo i czy nowe rozwiązania mają się z nimi łączyć i wzajemnie uzupełniać.

Niedochowanie należytej staranności na tym etapie skutkuje dostarczeniem oprogramowania, które działa w oderwaniu od innych technologii.
Brak partycypacji zamawiającego w analizie przedwdrożeniowej
Kolejnym błędem jest przejęcie całej odpowiedzialności za analizę przedwdrożeniową przez wykonawcę. Choć część firm ma trudności z zaakceptowaniem tego, że zarząd powinien brać czynny udział w tworzeniu wytycznych dla późniejszego wdrożenia oprogramowania, bez tego zamawiający działa niejako ”na zewnątrz” struktury organizacyjnej.

W efekcie trudno dopasować specyfikację tak, aby software rozwiązywał kolejne problemy, ponieważ wykonawca nie będzie wiedział, gdzie znajdują się słabe punkty infrastruktury informatycznej. Warto w umowie wskazać taki obowiązek po stronie zamawiającego wprost wraz z odpowiednią sankcją, aby w razie potrzeby wykonawca mógł odstąpić od umowy lub żądać zapłaty kary umownej.

Brak sprecyzowania obowiązków wykonawcy

Umowa o analizę przedwdrożeniową powinna zawierać wyczerpującą i możliwie szczegółową listę obowiązków do których realizacji zobowiązuje się wykonawca. Z reguły będzie to sporządzenie specyfikacji technicznej projektu, ale co jeszcze? Najczęściej:

• regularne sporządzanie raportów i kosztorysów oraz ich aktualizacja w miarę potrzeb;
• określenie budżetu niezbędnego do realizacji prac.
• przygotowanie projektu wdrożenia systemu, czyli opisania konkretnych etapów prac wdrożeniowych;
• przygotowanie opisu najbardziej optymalnego sposobu użytkowania oprogramowania;
• utrzymanie i rozwój software’u po jego wdrożeniu;
• określenie kluczowych ról w projekcie;
• zdefiniowanie DOD (ang. Definition of Done);
• przeprowadzenie migracji danych oraz połączenia ze sobą różnych systemów informatycznych.

Oczywiście wszystkie te obowiązki powinny być zrealizowane w określonym terminie. Może okazać się, że współpraca zakończy się na etapie analizy, jeżeli np. budżet będzie przekraczał możliwości zamawiającego.

Analiza przedwdrożeniowa a prawa autorskie. Dlaczego transfer IP jest ważny?

Analiza poprzedzająca wdrożenie software’u zwykle przybiera postać mniej lub bardziej obszernego dokumentu będącego wynikiem prac twórczych. Oznacza to, że podlega ona ochronie na płaszczyźnie ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

Aby zamawiający mógł z niej korzystać, niezbędne będzie przeniesienie autorskich praw majątkowych do utworu (obowiązkowo w formie pisemnej lub elektronicznej!). W przeciwnym razie wykorzystanie danych będzie wkraczało w monopol prawnoautorski wykonawcy i upoważniało to do zgłoszenia stosownych roszczeń.

Jak uchronić się przed naruszeniem tajemnicy przedsiębiorstwa?

Analiza przedwdrożeniowa wiąże się z koniecznością ujawnienia na rzecz wykonawcy wielu informacji o strategicznym znaczeniu dla przedsiębiorcy. Dlatego kluczowe znaczenie w takiej umowie mają klauzule NDA (ang. Non Disclosure Agreement) zobowiązujące software house (a dokładniej jego pracowników biorących udział w projekcie) do zachowania w tajemnicy wszystkich informacji powziętych w związku z realizacją prac. Na co konkretnie trzeba uważać w takiej klauzuli? Przede wszystkim będzie to:

• zakres chronionych informacji;
• czas trwania NDA;
• pojęcie ujawnienia tajemnicy przedsiębiorstwa;
• sankcja za naruszenie zakazu.

W przypadku braku takiej klauzuli nadal można dochodzić ochrony swojego interesu, ale wiąże się to z koniecznością wszczęcia długotrwałego postępowania sądowego o niepewnym rezultacie.

Planujesz wdrożenie systemu informatycznego w swojej firmie? A może jesteś wykonawcą, który regularnie takie wdrożenia przeprowadza? W obu przypadkach prawidłowo skonstruowana umowa o analizę przedwdrożeniową pozwoli uniknąć wielu problemów i zwiększy szansę na satysfakcjonującą współpracę.

Potrzebujesz wsparcia prawnika IT? Napisz do mnie!