Exit Plan w umowach IT – jak bezpiecznie zakończyć współpracę i zachować ciągłość projektu IT?

W branży IT, umowy dotyczące dostarczania oprogramowania, usług chmurowych lub outsourcingu technologicznego często dotyczą długoterminowej współpracy między dostawcą a zamawiającym. Jednak bez względu na to, jak dobrze układa się współpraca, każda umowa ma swój koniec. Wówczas pojawia się kluczowa kwestia: jak zakończyć współpracę w sposób bezpieczny i minimalizujący ryzyko dla obu stron przy jednoczesnym zapewnieniu ciągłości projektu? W takich sytuacjach dobrą praktyką, przede wszystkim z perspektywy zamawiającego, może okazać się prawidłowo opracowany plan wyjścia, czyli tzw. Exit Plan.

Czym jest Exit Plan?

Exit Plan określa plan działania oraz precyzyjnie wskazuje kroki, które należy podjąć w przypadku zakończenia umowy pomiędzy wykonawcą a zamawiającym. Może mieć on postać osobnego dokumentu lub być zawarty w jednej z części umowy.

Głównym celem Exit Planu jest minimalizacja ryzyka związanego z przerwami w dostarczaniu usług oraz ochrona zasobów i danych zamawiającego. Prawidłowo opracowany Exit Plan zapewnia, że proces zakończenia współpracy przebiegnie płynnie, bez szkód dla zamawiającego oraz bez ryzyka dla ciągłości funkcjonowania systemów IT.

Sprawdź również: Spory sądowe w branży IT z perspektywy wykonawcy

Zamów wzory umów IT!

Dlaczego Exit Plan jest potrzebny w umowach IT?

W projektach IT, zwłaszcza tych skomplikowanych i długoterminowych, istnieje wiele czynników, które mogą wpłynąć na zakończenie współpracy, takich jak:

1. wygaśnięcie umowy,
2. zmiana strategii biznesowej,
3. niezadowolenie z usług wykonawcy,
4. zmiana wykonawcy lub technologii.

Bez odpowiedniego planu działania przy zakończeniu współpracy, po stronie zamawiającego istnieje ryzyko utraty kluczowych zasobów, w tym danych, dokumentacji, dostępów do systemów, czy nawet know-how dotyczącego projektu. Dlatego też Exit Plan jest kluczowy dla zabezpieczenia interesów zamawiającego i m.in. zapewnienia płynnego przejęcia projektu przez nowego wykonawcę lub zespół wewnętrzny.

Elementy skutecznego Exit Planu

Exit Plan powinien uwzględniać kilka następujących kluczowych elementów:

1. określenie obowiązków wykonawcy – szczególnie ważne jest wyraźne ustalenia, które dane, dokumenty, hasła i loginy muszą zostać przekazane zamawiającemu. Ważnym aspektem jest także zobowiązanie wykonawcy do usunięcia lub migracji kopii danych, przekazania know-how oraz dostarczenia wyciągu danych i informacji wprowadzonych do systemu,
2. harmonogram Exit Planu – kluczowy element w celu zapewnienia płynnego i kontrolowanego przebiegu procesu. Harmonogram obejmować powinien konkretne daty lub ramy czasowe dotyczące każdego etapu zakończenia współpracy: od zaprzestania świadczenia usług, przez przekazanie dokumentacji, po pełną migrację danych i wykonanie wszystkich pozostałych zobowiązań umownych,
3. wyznaczenie osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie prac – zarówno po stronie zamawiającego, jak i wykonawcy powinny zostać jasno wskazane osoby kontaktowe, które będą koordynować całość działań związanych z realizacją Exit Planu.

Jakie ryzyka powoduje brak określenia Exit Planu w umowie IT?

Nieuwzględnienie Exit Planu w umowie IT może powodować po stronie Zamawiającego wiele problemów, w tym:

1. utratę kontroli nad projektem, ze względu na pozostawanie danych, systemów lub dokumentacji w posiadaniu wykonawcy,
2. przerwy w dostarczaniu usług, co może bezpośrednio wpłynąć na bieżącą działalność zamawiającego,
3. brak możliwości szybkiej migracji danych i informacji do nowego wykonawcy lub systemu,
4. konflikty prawne związane z niewywiązaniem się z obowiązków przez jedną ze stron.

W praktyce, może więc okazać się, że brak odpowiednich postanowień umownych w zakresie Exit Planu doprowadzi do znacznych strat finansowych oraz operacyjnych, które poniesie zamawiający.

Sporządzanie umów IT – Kancelaria Linke Kulicki

Exit Plan to potrzebny element umowy IT, w szczególności regulującej wykonanie złożonych lub długoterminowych projektów, który gwarantuje, że zakończenie współpracy odbędzie się w sposób bezpieczny, a ciągłość działania zostanie zachowana. Zamawiający powinien dążyć do szczegółowego określenia obowiązków wykonawcy w zakresie przekazania danych, dokumentacji oraz kluczowych zasobów technologicznych. Prawidłowo skonstruowany plan wyjścia minimalizuje ryzyko związane z zakończeniem umowy oraz chroni interesy obu stron.

Kancelaria Linke Kulicki specjalizuje się w obsłudze prawnej dla podmiotów działających w branży IT. Niezależnie od tego czy jesteś zamawiającym, czy wykonawcą, nasz zespół zadba o należyte zabezpieczenie Twoich interesów. Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możemy Ci pomóc.

Potrzebujesz wsparcia prawnika IT? Napisz do mnie!