50% kosztów uzyskania przychodu dla programistów – kto może skorzystać?

Duża część spośród osób pracujących w sektorze IT działa w sposób twórczy – projektując aplikacje użytkowe, gry komputerowe lub grafikę. Zdaniem fiskusa mogą oni skorzystać z preferencyjnych, 50-procentowych kosztów uzyskania przychodu. Dzięki temu pracodawca ma szansę zaoferować bardziej konkurencyjne warunki zatrudnienia przy tych samych kosztach własnych. Wyjaśniamy, kto dokładnie i w jakiej sytuacji może zastosować preferencyjne KUP.

Co o honorarium prawnoautorskim mówią przepisy ustawy o PIT?

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych w art. 22 ust. 9b wymienia cały szereg profesji, którym przysługuje prawo do zastosowania 50-procentowych kosztów uzyskania przychodu. Wśród nich można wymienić m.in. działalność twórczą w zakresie programów komputerowych oraz gier komputerowych. Suma kosztów uzyskania przychodów nie może w takiej sytuacji przekroczyć 85.528 zł, chyba że podatnik wykaże, że faktycznie poniósł wyższe koszty uzyskania przychodu. Brzmienie przepisu rodzi wątpliwości, jak należy rozumieć działalność twórczą.

Z pomocą przychodzi ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych, która w art. 1 zawiera definicję utworu. Zgodnie z tym przepisem za utwór uważa się każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze ustalony w jakiejkolwiek postaci, niezależnie od wartości, przeznaczenia i sposobu wyrażenia.

Utworem będzie praktycznie każdy fragment kodu źródłowego, prace rozwojowe nad aplikacją, czy tworzenie unikalnego interfejsu. Nie ma przy tym znaczenia, czy został on ukończony. Liczy się tylko to, że opuścił sferę myślową twórcy (np. poprzez spisanie kodu źródłowego na potrzeby kompilacji) i twórca ujawnił go na zewnątrz przynajmniej jednej osobie.

Ochronie prawnoautorskie nie podlegają jednak dzieła złożone z gotowych fragmentów kodu lub programy, których konstrukcja powstaje według jednego, gotowego schematu.

Zamów pakiet umów IT dla programisty-freelancera!

Jakie są warunki skorzystania z preferencyjnych kosztów autorskich?

Aby móc skorzystać z 50% KUP niezbędne jest spełnienie określonych warunków dotyczących:

• honorarium autorskiego;
• przeniesienia praw do utworu na pracodawcę.

Do sięgnięcia po preferencyjne koszty autorskie konieczne jest precyzyjne ustalenie honorarium autorskiego. To część wynagrodzenia twórcy, która jest wypłacana w związku z wykonywanymi działaniami twórczymi. Podwyższone KUP przysługuje wyłącznie w stosunku do części wynagrodzenia związanego z twórczymi obowiązkami, a nie do całości wynagrodzenia.

O ile w przypadku programistów dylemat raczej nie występuje, ponieważ wyższe KUP faktycznie obejmą całe wynagrodzenie, w wielu przypadkach wątpliwości mogą się pojawić (np. u testerów oprogramowania lub testerów penetracyjnych). Dlatego w interesie pracodawcy jest prowadzenie ewidencji honorarium autorskiego.

Na konieczność ewidencjonowania honorarium twórcy zwracają uwagę również organy podatkowe w interpretacjach (vide: interpretacja ogólna MF z dnia 18 września 2020 r., nr DD3.8201.1.2018). Jednocześnie w orzecznictwie NSA zwraca się uwagę, że samo procentowe określenie udziału czasu pracy przeznaczonej na stworzenie utworu i pozostałe obowiązki nie będzie wystarczające.

Warto zadbać, aby honorarium w sposób jasny i niebudzący wątpliwości określało:

• czynności o charakterze twórczym;
• przyjęcie utworu przez pracodawcę
• wynagrodzenie przyznane za zadania związane z powstawaniem utworu;
• utwory, jeżeli doszło do ich powstania.

Fiskus pozostawia wprawdzie stronom swobodę w zakresie dokumentowania wynagrodzenia autorskiego, nie ulega jednak wątpliwości, że musi ona zostać stworzona.

Jednocześnie pewne kontrowersje w tym zakresie budzi niedawne orzeczenie NSA w sprawie II FSK 1890/20. Wynika z niego, że względem pracownika IT, który zajmuje się produkcją gier komputerowych, koszty autorskie mogą być zastosowane względem całego honorarium bez ewidencji prac o charakterze twórczym. Można więc zakładać, że w określonych sytuacjach prowadzenie ewidencji jednak nie jest konieczne.

Jak wygląda przeniesienie praw do utworu?

Warunkiem naliczenia podwyższonych kosztów autorskich, niezbędne jest przeniesienie praw autorskich do utworu na pracodawcę (lub podmiot współpracujący w przypadku umów cywilnoprawnych). W zależności od tego czy strony łączy stosunek pracy, czy też kontrakt zlecenia albo umowy o dzieło przeniesienie będzie wyglądało nieco inaczej.

Przeniesienie prawa do utworu IT a umowa o pracę

W przypadku umowy o pracę zastosowanie znajdzie art. 74 ust. 3 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Zgodnie z tym przepisem prawa majątkowe do programu komputerowego stworzonego przez pracownika w wyniku wykonywania obowiązków wynikających ze stosunku służbowego przysługują pracodawcy, chyba że umowa stanowi inaczej.

W przypadku umów o pracę pojawia się więc domniemanie przeniesienia autorskich praw majątkowych, strony nie muszą w tym celu czynić już żadnych dodatkowych ustaleń, ponieważ nabycie utworu przez pracodawcę ma charakter pierwotny.

Jeśli pracownik chce skorzystać z podwyższonych kosztów wynagrodzenia, niezbędne będzie wprowadzenie do umowy konstrukcji wtórnego przeniesienia praw autorskich tak, aby pierwotnie przysługiwały pracownikowi i musiał on transferować je na pracodawcę za odpowiednim wynagrodzeniem. Właśnie do tej części wynagrodzenia zastosowanie znajdą 50-procentowe KUP.

Przeniesienie prawa do utworu a umowy cywilnoprawne

W przypadku umowy o dzieło lub zlecenia prawa autorskie z mocy prawa przysługują osobie, która wykonała utwór. Aby pracodawca mógł z niego swobodnie korzystać, niezbędne jest zawarcie odrębnej umowy o przeniesieniu praw autorskich. Takie porozumienie dla swej ważności musi być zawarte w formie pisemnej.

Należy pamiętać, że sama licencja nie wystarczy na potrzeby podwyższonych KUP, ponieważ ma ona charakter ograniczony czasowo. Niezbędne jest trwałe i nieodwołalne przeniesienie praw. W przeciwnym razie może dojść do sytuacji, w której licencjobiorca przestanie być uprawniony do utworu i będzie musiał zaprzestać korzystania z niego.

Koszty autorskie w IT a umowy B2B

Na mniej korzystnej pozycji znajdują się specjaliści wykonujący swoje obowiązki w oparciu o umowę B2B np. umowę o świadczenie usług programistycznych. Samozatrudnienie pozbawia podatnika szansy na skorzystanie z podwyższonych kosztów autorskich. Z drugiej strony przedsiębiorca ma możliwość obniżenia przychodu o koszty jego uzyskania w nielimitowanym zakresie pod warunkiem, że należycie udokumentuje poniesione wydatki.

Dla przedsiębiorców atrakcyjnym rozwiązaniem będzie z kolei ulga IP BOX. Pozwala ona na opodatkowanie preferencyjną stawką 5% kwalifikowanych dochodów związanych z działalnością badawczo-rozwojową. Także i tutaj niezbędne jest jednak prowadzenie ewidencji zdarzeń gospodarczych objętych ulgą.

W jaki sposób pracodawca powinien zabezpieczyć się na wypadek kontroli z urzędu skarbowego?

Opracowanie ewidencji honorarium autorskiego oraz pozostałej dokumentacji wewnątrzzakładowej leży w interesie podmiotu korzystającego z usług specjalistów od IT, ponieważ to on będzie obliczał i pobierał podatek od wypłacanego wynagrodzenia.

Podatnik dysponuje pełną swobodą w doborze środków dowodowych, muszą być one jednak wystarczająco przekonujące dla urzędu skarbowego. Aby uniknąć niepotrzebnych wątpliwości warto zadbać o:

• precyzyjne oznaczenie zakresu obowiązków każdej z zatrudnionych osób, ponieważ to właśnie te obowiązki, a nie nazwa stanowiska determinują
• twórczy charakter wykonywanej pracy;
• stworzenie procedur zgłaszania, weryfikacji i przyjmowania utworów przez podmiot zatrudniający.

W praktyce dobrym pomysłem będzie opracowanie regulaminu, który w sposób jednoznaczny określa obowiązki uprawniające do naliczania kosztów autorskich. Dzięki temu nie będzie trzeba każdorazowo czynić odrębnych ustaleń z każdym spośród współpracowników.

Niestety praktyka pokazuje, że niekiedy niezbędne będzie wystąpienie z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej przez Dyrektora Krajowej Izby Skarbowej. W ten sposób podatnik może uniknąć negatywnych konsekwencji błędnego rozliczenia kosztów autorskich.

Potrzebujesz wsparcia prawnika IT? Napisz do mnie!