Usługi świadczone w modelu SaaS stają się coraz bardziej popularne z uwagi na możliwość ich łatwego skalowania, niskie koszty wdrożenia oraz elastyczny model współpracy. Decydując się na oferowanie SaaS swoim klientom należy jednak pamiętać o skonstruowaniu regulaminu, który będzie nie tylko informował, ale także w należyty sposób zabezpieczał interesy obu stron. Jakie informacje powinny znaleźć się w regulaminie dla aplikacji SaaS?
Regulamin SaaS – w jakim celu tworzy się regulaminy SaaS?
Regulamin SaaS powinien definiować prawa i obowiązki stron umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną. Ma na celu w sposób przejrzysty określać kwestie związane z ochroną danych osobowych oraz prawami konsumenta, które w ograniczonym stopniu (m.in. klauzule abuzywne, rękojmia za wady) dotyczą także przedsiębiorców wpisanych do CEIDG.
Jest on obowiązkowy niezależnie od tego czy usługodawca oferuje kompleksowy interfejs dla banku czy prostą usługę dla konsumentów. Z reguły ustawowe minimum regulacji, jakie można odnaleźć w art. 8 ustawy o świadczeniu usług droga elektroniczną nie będzie wystarczające, dlatego tak ważne jest stworzenie spersonalizowanego rozwiązania, odpowiadającego specyfice konkretnej usługi.
Elementy regulaminu usługi SaaS
Budowa regulaminu SaaS powinna uwzględniać nie tylko rodzaj świadczonej usługi, ale przede wszystkim obowiązujące przepisy. Które spośród jego elementów są szczególnie istotne?
Minimalne wymagania sprzętowe oraz w zakresie oprogramowania
Podstawą regulaminu powinno być określenie minimalnych warunków technicznych, jakie musi spełnić sprzęt i oprogramowanie po stronie klienta, aby mógł on bez przeszkód korzystać z aplikacji. Dotyczy to zarówno takich kwestii, jak pamięć RAM, czy częstotliwość taktowania procesora, jak i aspektów czysto informatycznych, np. wersji systemu operacyjnego, sterowników sprzętowych czy dostępu do określonych narzędzi.
Sprecyzowanie zakresu świadczonych usług
Klienci muszą wiedzieć, do jakiego rodzaju usług otrzymają dostęp po wykupieniu usługi. W samym regulaminie zwykle nie ma miejsca na to, aby wymieniać każdą z funkcji w sposób szczegółowy, dlatego warto stworzyć do niego załącznik w postaci manuala, obszerny FAQ lub przynajmniej zagwarantować odbiorcy efektywny helpdesk, który pozwoli na rozwiązywanie problemów w czasie rzeczywistym.
Poziom utrzymania usługi SaaS
Nieodłącznym elementem każdej usługi SaaS jest SLA, czyli umowa utrzymaniowa. Ten fragment regulaminu odpowiada na pytanie o krytyczną jakość świadczenia aplikacji, poniżej której będzie można mówić o nienależytym wykonaniu lub wręcz niewykonaniu usługi.
W praktyce standardy SLA znajdują zastosowanie w sytuacji awarii systemu, aktualizacji oprogramowania albo problemów ze świadczeniem usług przez podwykonawców, które to usługi są niezbędne, aby SaaS działał poprawnie. Aby uniknąć wątpliwości co do zakresu odpowiedzialności można rozważyć wprowadzenia do regulaminu klauzul poświęconych zakresowi ewentualnego odszkodowania oraz jego ograniczeniu.
Zasady i terminy płatności
Zasady płatności SaaS to zazwyczaj model subskrypcyjny. Użytkownik uiszcza cykliczną opłatę abonamentową w zamian za którą zyskuje dostęp do wszystkich lub dostępnych w ramach danego planu cenowego funkcji.
Rozliczenia bazujące na subskrypcjach są bardzo wygodne z punktu widzenia usługobiorcy, pozwalając na elastyczną skalowalność biznesu. W regulaminie warto wyraźnie wskazać czy odnowienie usługi następuje automatycznie poprzez pobranie określonej kwoty (co wymaga podania przez użytkownika numeru CVC/CVV karty płatniczej w systemie), czy też niezbędna jest każdorazowa aktywność ze strony użytkownika.
Zasady dostępu do aplikacji SaaS
Sekcja określająca zasady dostępu to m.in. konieczność utworzenia konta użytkownika, możliwość skorzystania z wersji demo aplikacji czy możliwość zapisywania własnych treści (np. dokumentów) w systemie.
W tym miejscu regulaminu warto też dokładnie określić jaki podmiot ma dostęp do danych osobowych użytkownika, a także jakie są to informacje oraz wskazać okres retencji i zakres korzystania z nich. W ten sposób usługobiorca unika zarzutu niezgodnego z prawem przetwarzania danych objętych RODO.
Niekiedy zapisy związane z ochroną prywatności i wdrożeniem na stronie plików cookies są przenoszone do osobnego dokumentu określanego jako Polityka prywatności.
Większość usług SaaS w mniejszym lub większym stopniu prowadzi do naruszenia monopolu prawnoautorskiego usługodawcy. Z tego względu ważne jest wskazanie zakresu udzielanej licencji na korzystanie z oprogramowania poprzez wskazanie co może zrobić z nim korzystający, a czego zrobić mu nie wolno.
Czego nie powinno się wpisywać do regulaminu SaaS?
Konstruując regulamin SaaS wielu usługodawców ma błędne przekonanie, że skoro to oni są twórcą usługi, a sama umowa ma charakter nienazwany to wyłącznie granice korzystania z aplikacji określa ich wola. Choć rzeczywiście tworzenie tego rodzaju dokumentów pozwala na dużą dowolność, nie można zapominać, że zasada swobody umów wyrażona w art. 3531 k.c. nakazuje stosowanie się do obowiązujących przepisów, celu stosunku prawnego i zasad współżycia społecznego.
Oznacza to m.in. konieczność unikania klauzul abuzywnych. W ten sposób rozumie się postanowienia umowy zawieranej z konsumentem, które kształtują jego prawa i obowiązki w sposób sprzeczny z dobrymi obyczajami, rażąco naruszając jego interesy.
Kodeks cywilny zawiera jedynie ogólne wytyczne w zakresie klauzul niedozwolonych. Ich pełna listę można znaleźć w rejestrze prowadzonym przez Prezesa UOKiK-u. Należy pamiętać, że wraz ze zmianami przepisów i ich wykładni lista nieustannie się rozszerza. Dlatego raz stworzony regulamin SaaS warto poddawać regularnemu audytowi, aby zapewnić sobie ciągłość zgodności działania z prawem.
Przykładem klauzuli niedozwolonej jest np. wyłączność interpretacji zapisów regulaminu przez usługodawcę czy możliwość zatrzymania wynagrodzenia w razie niewykonania świadczenia wzajemnego przez usługodawcę z przyczyn leżących po jego stronie.
Dlaczego stworzenie regulaminu SaaS jest tak istotne?
Warto pamiętać, że stworzenie regulaminu korzystania z usługi jest obligatoryjne i wynika wprost z art. 8 ust. 1 pkt 1 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
Co więcej udostępnienie takiego regulaminu powinno być nieodpłatne i poprzedzać zawarcie umowy. Jednocześnie usługobiorca musi mieć możliwość pozyskania, odtwarzania i utrwalania dokumentu.
Brak regulaminu lub jego niedostarczenie korzystającemu oznacza, że usługobiorca nie jest związany postanowieniami dokumentu. W interesie przedsiębiorcy jest więc przygotowanie regulaminu w sposób dokładny oraz umieszczenie w widocznym miejscu strony, a także nałożenie na odbiorcę konieczności zapoznania się z jego treścią i zaakceptowania jej.
Niezależnie od powyższego brak regulaminu to istotne ryzyko naruszenia obowiązujących przepisów w zakresie RODO, a to wiąże się już z wymiernymi i wysokimi karami finansowymi nakładanymi przez organ regulacyjny. W przypadku niezgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych sankcja może sięgnąć nawet kilku milionów złotych.
W miarę jak obowiązujące przepisy ulegają zmianie aktualizowany powinien być też regulamin SaaS. Poprzez dopasowanie go do aktualnej sytuacji prawnej przedsiębiorca ma pewność, że działa zgodnie z wytycznymi ustawodawcy.
Wzór regulaminu SaaS – Kancelaria Linke Kulicki
Planujesz stworzenie usługi w modelu SaaS? Regulamin nie tylko zabezpieczy Twoje interesy, ale też zwiększy zaufanie do samej witryny. Prawnicy z Kancelarii Linke Kulicki zajmą się przygotowaniem dokumentu uwzględniającego specyfikę prowadzonej działalności oraz aktualne przepisy i wytyczne właściwych organów centralnych.
Potrzebujesz wsparcia przy stworzeniu regulaminu Twojej aplikacji SaaS? Napisz do mnie!
Administratorem danych osobowych jest Linke Kulicki Education sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Ogrodowa 31 / lok. 54, 00-893 Warszawa, NIP 1182211564, KRS 0000852943 („Administrator”). Pana/Pani dane będą przetwarzane w celach marketingowych oraz w celu przekazywania Pani/Panu informacji handlowych drogą elektroniczną. Pana/Pani dane zostaną usunięte po odwołaniu zgody lub po zakończeniu prowadzenia działań marketingowych lub wysyłki informacji handlowych przez Administratora. Pana/Pani dane będą powierzane podmiotom trzecim na podstawie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych w celu przechowywania danych osobowych na serwerze, skrzynce pocztowej oraz korzystania z usług wsparcia IT. Podstawą przetwarzania danych jest zgoda. W związku z przetwarzaniem danych osobowych ma Pan/Pani prawo do dostępu do swoich danych, sprostowania danych osobowych, usunięcia danych osobowych, wniesienia sprzeciwu, przenoszenia danych, ograniczenia przetwarzania, odwołania zgody, dostępu do informacji jakie dane Administrator przetwarza, złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Przedmiotowe uprawnienia można zrealizować poprzez kontakt z Administratorem na adres e-mail: biuro@linkekulicki.pl. Pani/Pana dane będą przekazywane poza UE oraz nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania. Administrator potrzebuje Pana/Pani Danych Osobowych aby zrealizować wskazany cel przetwarzania, podanie danych osobowych jest dobrowolne jednak w przeciwnym wypadku podane cele nie będą mogły być zrealizowane.
