Jak przygotować software house do badania due diligence?

Badanie due diligence zwykle poprzedza poważne decyzje biznesowe, w tym transakcji M&A. Jego przeprowadzenie jest niezbędne, aby zidentyfikować ryzyka towarzyszące danej operacji, a także właściwie nimi zarządzać. Jak powinno przebiegać przygotowanie software house’u do badania należytej staranności? Które obszary wymagają szczegółowej analizy?

Kiedy warto przeprowadzić badanie due diligence w software house?

Firmy zajmujące się tworzeniem oprogramowania (software house’y) są specyficznym rodzajem podmiotów gospodarczych. Z jednej strony działają one na rynku, jak typowi przedsiębiorcy, zatrudniając pracowników, podpisując umowy i realizując kolejne projekty.

Z drugiej w przypadku software house’ów pojawiają się zagadnienia, które nie występują w wielu innych obszarach obrotu gospodarczego, czyli konieczność odpowiedzialnego zarządzania prawami autorskimi poprzez ich licencję i przeniesienie, czy też bazowanie w bieżącej działalności na wysokospecjalistycznym oprogramowaniu, które wymaga wewnętrznej zgodności i integralności.

Przygotowanie firmy do badania należytej staranności jest konieczne przede wszystkim na etapie planowania transakcji fuzji lub przejęć. Warto je rozważyć w przypadku planu restrukturyzacji przedsiębiorstwa i przyjęcia w poczet wspólników lub akcjonariuszy nowej firmy. Badanie due diligence dobrze jest przeprowadzić na etapie nawiązywania współpracy z nowym, kluczowym partnerem biznesowym.

Sprawdź również: Jak dobrze przygotować się do sprzedaży software house’u?

Zamów wzory umów IT!

Jak zacząć organizację procesu due diligence?

Pierwszym etapem badania należytej staranności powinno być skompletowanie dokumentacji. Może to okazać się czasochłonne, zwłaszcza jeżeli spółka działa na dużą skalę. Niemniej jednak znakomicie ułatwia to dalszą pracę, ponieważ firma dysponuje kompletem danych, które wystarczy przeanalizować. Dodatkowo pełna dokumentacja to gwarancja rzetelnej analizy danych, a przecież o to chodzi w badaniach due diligence.

Duże znaczenie ma wyraźne rozgraniczenie ról poszczególnych osób partycypujących w badaniu należytej staranność. Zwykle będą to osoby na stanowiskach decyzyjnych, kluczowi pracownicy, a nierzadko również zewnętrzni doradcy. Określenie, za co konkretnie odpowiada każdy specjalista nie tylko przyspieszy due diligence, ale także pozwoli na – ewentualne – właściwe zaadresowanie odpowiedzialności za zaniedbania.

Czym charakteryzuje się due diligence w sektorze IT?

Przygotowanie software house’u do badania należytej staranności powinno uwzględniać kilka grup zagadnień:

• finansowy due diligence,
• prawny due diligence,
• podatkowy due diligence,
• IT due diligence.

W praktyce może być ich więcej, w zależności do tego, czym dokładnie zajmuje się dana firma. W szczególności istotny bywa due diligence w zakresie compliance. W przypadku sektora IT często chodzi o normy ISO 27001 i 27002, czy standardy HIPAA/HITECH, ale też bardziej specjalistyczne, jak MISRA Standards, czy DO178-C dla firm projektujących oprogramowanie dla branży wymagających zwiększonego poziomu bezpieczeństwa (np. przemysł lotniczy lub samochodowy). Przyjrzyjmy się najpopularniejszym obszarom podlegającym badaniu należytej staranności. Jakie dokumenty przygotować i co dokładnie podlega ocenie?

Finansowe due diligence

Finansowy due diligence ma na celu ustalenie wartości przedsiębiorstwa, najczęściej rozumianej jako EBITDA. Na tym etapie ustala się strukturę finansowania danego podmiotu (finansowanie dłużne vs. kapitałowe) oraz wyniki spółki poprzez pryzmat przyjętych Key Performance Indicators. Tym, co podlega ocenie najczęściej, są księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe, ale też biznesplany. Ogromną pomocą będzie oprogramowanie klasy Business Intelligence, które gromadzi i analizuje informacje biznesowe.

Prawne due diligence

Prawny due diligence pozwala odpowiedzieć na pytanie, czy w otoczeniu spółki nie występują zagrożenia natury formalnoprawnej. Badaniu podlegają więc takie dokumenty, jak zawarte z kontrahentami umowy handlowe, umowy pracownicze i kontrakty B2B, umowa lub statut spółki oraz podejmowane uchwały. Warto zweryfikować również ewentualne uprawnienia wynikające z konkretnych akcji lub udziałów.

Badanie należytej staranności w obszarze prawnym powinno też uwzględniać treść regulaminów wewnętrznych, np. pracy i wynagrodzenia lub pracy zdalnej.

Podatkowe due diligence

Badanie należytej staranności w obszarze podatków ma na celu przede wszystkim ustalenie, czy spółka terminowo i w sposób prawidłowy realizuje swoje obowiązki względem fiskusa. Warto też przeanalizować poszczególne działania biznesowe pod kątem ewentualnych zagrożeń i z wyprzedzeniem wystąpić o interpretację indywidualną lub opinię zabezpieczającą.

W zależności do formy organizacyjnoprawnej analizie powinny podlegać zobowiązania PIT lub CIT, VAT, PCC i podatek od nieruchomości. Na szczególną uwagę zasługują software house’y, które świadczą swoje usługi transgranicznie, ponieważ w grę mogą wchodzić umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Dodatkowo wypada zwrócić uwagę, czy firma w należyty sposób korzysta z dedykowanych ulg podatkowych, jak ulgi B+R, czy ulgi IP Box.

IP due diligence

Na IP due diligence warto spojrzeć jednocześnie z badaniem należytej staranności w zakresie portfolio IP. Aspektami, jakie przede wszystkim trzeba uwzględnić na tym etapie, będą:

• infrastruktura oprogramowania – jej aktualność, korzystanie z middleware, ryzyka długu technologicznego,
• ocena działalności pod kątem ewentualnego Vendor Lock-In, jeżeli firma korzysta z rozwiązań innego dostawcy,
• oprogramowanie wspierające biznes, jak systemy ERP, CRM i inne podobne,
• ocena bezpieczeństwa oprogramowania pod kątem RODO oraz ochrony praw konsumenta,
• korzystanie z oprogramowania SaaS i własnego software’u on premise,
• stopień wewnętrznej integracji oprogramowania,
• polityka korzystania z narzędzi AI.

Niezależnie od aspektów technologicznych, software house powinien zwrócić uwagę na zarządzenie prawami autorskimi do tworzonych aplikacji. Analizy wymagają umowy o przejściu praw autorskich, ale też zastrzeganie znaków towarowych, czy patentów.

Sprawdź również: IP due diligence – na czym polega i jakie obszary badamy?

Jak długo trwa due diligence software house’u?

Rzetelnie przeprowadzony due diligence z reguły nie będzie działaniem szybkim, tym bardziej że software house wymaga analizy na wielu płaszczyznach, nie tylko tej związanej z technologią. W przypadku dużych projektów będzie to nawet kilka miesięcy. Dlatego warto zaplanować badanie należytej staranności z odpowiednim wyprzedzeniem, aby spółka mogła dobrze przygotować się do docelowej operacji, np. transakcji M&A.

Jakie korzyści przynosi prawidłowo przeprowadzone badanie due diligence?

Korzyści z właściwie przeprowadzonego due diligence nie można bagatelizować i są one widoczne w wielu obszarach. Przede wszystkim spółka identyfikuje źródła potencjalnego ryzyka i zaczyna nimi zarządzać. Należyta staranność w kontekście M&A pozwala też na wynegocjowanie lepszych warunków oferty. Skraca także czas niezbędny do sfinalizowania transakcji i buduje zaufanie między partnerami biznesowymi.

Choć due diligence może być przeprowadzony przez pracowników firmy, z reguły lepszym rozwiązaniem okazuje się skorzystanie ze wsparcia wyspecjalizowanej kancelarii prawnej. Nadzór zewnętrznych specjalistów nad badaniem należyte staranności powoduje, że przebiega ono obiektywnie i przynosi lepsze, bardziej wiarygodne rezultaty.

Badanie due diligence w software house – Kancelaria Linke Kulicki

Jeśli prowadzisz software house i planujesz zainicjować transakcję M&A lub przeciwnie – Twoja firma szuka partnera do współpracy, ale nie jesteś pewien, który software house spełni warunki brzegowe, możemy Ci pomóc!

Kancelaria Linke Kulicki to zespół prawników specjalizujących się w kompleksowej obsłudze prawnej podmiotów z branży IT oraz NewTech. Przeprowadzamy badanie należytej staranności z uwzględnieniem specyfiki nowych technologii, analizujemy potencjalne zagrożenia i pomagamy się przed nimi zabezpieczyć. Zapraszamy do kontaktu wszystkie firmy IT i software house’y, które szukają dynamicznej obsługi prawnej łączącej w sobie doskonałą znajomość przepisów prawa i rozwiązań stosowanych w branżach technologicznych!

Potrzebujesz wsparcia prawnika IT? Napisz do mnie!