Rozwiązywanie sporów IT. Poradnik dla software house’ów #5

Umowy towarzyszą przedsiębiorcy na każdym kroku. Często nie przykłada się jednak uwagi do ich dokładnego analizowania czy dopracowywania. Piszę i mówię o tym często. Jeśli czytasz ten blog to wiesz już, że umowa powinna więc być swojego rodzaju drogowskazem, w jaki sposób postępować, gdy jej strony nie będą wywiązywać się ze swoich zobowiązań. Z tego artykułu dowiesz się tego,  jak sformułować dobrą i przede wszystkim skuteczną klauzulę rozwiązywania sporów.

Artykuł jest częścią serii dotyczącej umowy wdrożeniowej, poniżej znajdziesz odnośniki do pozostałych wpisów. Jeśli, któryś z artykułów nie jest jeszcze podlinkowany, oznacza to, że wpis dotyczący tego zagadnienia pojawi się na blogu w najbliższej przyszłości.

Klauzula rozwiązywania sporów w umowie wdrożeniowej

Klauzula rozwiązywania sporów to nic innego jak określenie zasad rozwiązywania konfliktów pomiędzy stronami, które powstały w wyniku realizacji danej umowy. Jest to zazwyczaj jedno z ostatnich postanowień w umowie, które standardowo brzmi następująco:

Spory powstałe w wyniku wykonywania niniejszej umowy będą rozwiązywane polubownie. W przypadku braku porozumienia, spór zostanie poddany pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego.

Zamów wzór umowy wdrożeniowej IT!

Brzmi to dla Ciebie znajomo?

Tą przykładową treść klauzuli, spotkasz najczęściej w funkcjonujących w obrocie gospodarczym umowach, w tym w umowach wdrożeniowych. Będzie ona jednak w większości przypadków niewystarczająca i mało efektywna.

Skoro cała umowa powinna być mapą wzajemnych relacji pomiędzy jej stronami, podobnie powinieneś potraktować klauzulę rozwiązywania sporów. Tak sformułowana klauzula dotycząca sporów może w ogóle nie pojawić się w umowie gdyż nie wskazuje nic ponad to co wynika z Kodeksu postępowania cywilnego.

Dobrze sformułowana klauzula rozwiązywania sporów powinna wskazywać szczegółowo kolejne kroki, które przybliżą obie strony do rozwiązania konfliktu.

Należy założyć, że skierowanie sprawy do sądu jest dopiero ostatnim krokiem jak powinieneś uczynić. Zauważ, że wyżej wskazany przykład klauzuli nie zawiera jasnych wytycznych, wskazujących co powinny zrobić strony w celu uzyskania porozumienia.

Dowiadujesz się tylko, że strony najpierw powinny rozwiązać konflikt polubownie a potem skierować go na drogę sądową. Ale kiedy ma się to odbyć i po jakim czasie negocjacji już nie. Taka klauzula nie wskazuje także właściwości sąd. W efekcie, próba polubownego rozwiązania sporu będzie skończy się na wysłaniu jakiegoś rodzaju pisma.

Nie o to nam chodzi!

Na co więc powinieneś zwrócić uwagę przy tworzeniu klauzuli rozwiązywania sporów? Na to aby spór został rozwiązany bez konieczności kierowania go na drogę sądową, która często może być kosztowna i zawsze będzie czasochłonna.

Alternatywne Metody Rozwiązywania Sporów (ADR) zyskują na popularności nie tylko ze względu na oszczędności kosztów i czasu, ale także z powodu możliwości zachowania poufności procesu – co jest szczególnie istotne dla firm technologicznych chroniących wrażliwe informacje biznesowe i własnością intelektualną. W przeciwieństwie do jawnych postępowań sądowych, mechanizmy ADR mogą być prowadzone w sposób poufny, co chroni reputację firmy i zastrzeżone dane.

Jakie masz możliwości? W zasadzie dwie.

Po pierwsze mogą to być negocjacje prowadzone przez same zainteresowane strony.

Warto podkreślić, że negocjacje w dobrej wierze mogą być egzekwowane prawnie tylko wtedy, gdy klauzula jest „wystarczająco jasna i szczegółowa”. Samo stwierdzenie o negocjacjach w dobrej wierze nie wystarczy – klauzula musi definiować obiektywne punkty wyzwalające, konkretnych uczestników (np. menedżerów z uprawnieniami decyzyjnymi) oraz jasne ramy czasowe.

Po drugie, może to być mediacja, którą prowadzi niezależny profesjonalista z ośrodka mediacyjnego. Z własnego doświadczenia, czyli osoby reprezentującej jedną ze stron sporu, wiem, że mediacja jest niezwykle skutecznym narzędziem do rozwiązywania konfliktów. Warunkiem jest jednak wybranie odpowiedniego środka mediacyjnego.

Po trzecie, warto rozważyć arbitraż – bardziej formalny proces, w którym neutralni arbitrzy podejmują wiążącą decyzję. Arbitraż oferuje następujące korzyści:

• Orzeczenia arbitrażowe są ostateczne i wiążące, z bardzo ograniczonymi możliwościami odwołania
• Są wykonalne w wielu jurysdykcjach międzynarodowych dzięki Konwencji Nowojorskiej
• Arbitrzy mogą posiadać specjalistyczną wiedzę branżową, szczególnie istotną w sporach technologicznych
• Proces zachowuje poufność, podobnie jak mediacja

Po czwarte, w sporach dotyczących software’u i technologii IT szczególnie przydatna może być ekspertyza techniczna – proces, w którym niezależny ekspert techniczny podejmuje decyzję w konkretnych kwestiach technicznych. Jest to szybsza i tańsza metoda niż arbitraż, idealna dla sporów dotyczących:

• Metryk wydajności oprogramowania
• Oceny jakości kodu
• Specyficznych funkcjonalności technicznych
• Wyceny rozwiązań technologicznych

Główną wadą jest brak bezpośredniej wykonalności – w przypadku niezastosowania się do decyzji eksperta, konieczne jest wszczęcie dodatkowego postępowania prawnego.

Jak więc może brzmieć efektywna klauzula rozwiązywania sporów?

1. W przypadku sporu wynikającego z realizacji niniejszej umowy, strony postanawiają prowadzić w pierwszej kolejności negocjacje w celu jego polubownego rozwiązania. Strony postanawiają negocjować w dobrej wierze i do rozmów tych angażować osoby mające umocowanie do podejmowania wiążących decyzji.
2. Jeżeli w terminie X dni od daty rozpoczęcia negocjacji Strony nie osiągną porozumienia, spór zostanie skierowany do mediacji w celu przeprowadzenia postępowania mediacyjnego. Ośrodek mediacyjny oraz osoba mediatora zostanie wybrana za zgodą wszystkich Stron.
3. Koszty związane z wszczęciem i prowadzeniem postępowania mediacyjnego (m.in. wynagrodzenie mediatora i jego wydatki) Strony będą ponosić w częściach równych. Inne koszty powstałe w związku z mediacją dotyczące jedynie danej Strony (m.in. przejazdy, utracone wynagrodzenie, koszty obsługi prawnej oraz wszelkie inne koszty, utracone korzyści), każdy Uczestnik ponosi za siebie.
4. Jeżeli w terminie X dni od daty rozpoczęcia mediacji Strony nie osiągną porozumienia spór zostanie poddany pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego dla XYZ.

Powyższa propozycja stanowi rozszerzoną wersję klauzuli rozwiązywania sporów, którą można modyfikować poprzez jej uproszczenie lub dodanie kolejnych etapów przedsądowego rozwiązywania sporu. Dzięki temu mamy do dyspozycji dokładną instrukcję postępowania w przypadku sporu i nie musimy chodzić po omacku. Dokładnie wiemy co i kiedy powinno czy też może się zadziać. 

Umowy w branży IT wymagają szczególnej uwagi w klauzulach rozwiązywania sporów ze względu na specyficzne rodzaje konfliktów. Typowymi punktami zapalnymi w branży IT przy realizacji projektów jest: (i) własność intelektualna i niejednoznaczność w kwestii własności kodu, projektu czy dokumentacji, (ii) ,,scope creep” czyli rozszerzenie zakresu prac bez formalnych zmian w umowie, (iii) procedura testów i odbioru oraz (iv) wydajność i jakość oprogramowania oraz jasne kryteria akceptacji w oparciu np. o metodę SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).

Pamiętaj również aby wszystko dopasować do charakteru danego stosunku prawnego. Im bardziej skomplikowany, tym większą uwagę powinieneś przyłożyć do dobrego opracowania poszczególnych etapów rozwiązywania konfliktu.

Pamiętaj, że prędzej czy później podczas prowadzenia firmy dojdzie do konfliktu z którymś z kontrahentów. Warto się na to więc dobrze przygotować już na etapie przygotowywania umowy.