Współdziałanie zamawiającego w projektach IT. Poradnik dla software house’ów #4

Wykonawca projektu IT często ma mniej korzystną pozycję w realizacji projektu, niż zamawiający. To od wykonawcy wymaga się aby działał terminowo, skutecznie, dostarczał zamówione oprogramowanie i to najlepiej bez żadnych błędów. Może więc wydawać się, że zamawiający zawsze może kontrolować wykonawcę. I jest to po części prawda.

Artykuł jest częścią serii dotyczącej umowy wdrożeniowej, poniżej znajdziesz odnośniki do pozostałych wpisów. Jeśli, któryś z artykułów nie jest jeszcze podlinkowany, oznacza to, że wpis dotyczący tego zagadnienia pojawi się na blogu w najbliższej przyszłości.

Ale czy rzeczywiście wykonawca nie ma możliwości obrony?

Umowy wdrożeniowe najczęściej kwalifikowane są jako umowy o dzieło. Przepisy dotyczące dzieła dają wykonawcy jedno potężne narzędzie, którego może użyć w przypadku sporu z zamawiającym. Chodzi o powołanie się na brak współdziałania zamawiającego w realizacji projektu.

Art. 460 Kodeksu cywilnego

Jeżeli do wykonania dzieła potrzebne jest współdziałanie zamawiającego, a tego współdziałania brak, przyjmujący zamówienie może wyznaczyć zamawiającemu odpowiedni termin z zagrożeniem, iż po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu będzie uprawniony do odstąpienia od umowy.

Art. 640. KC – Obowiązek współdziałania zamawiającego w wykonaniu dzieła

Co więc wynika z powyższego przepisu?

W każdym projekcie IT potrzebna jest współpraca obu stron – wykonawcy i zamawiającego. Nie da się więc wykonać go bez współdziałania zamawiającego. Oznacza to, że w przypadku umów wdrożeniowych wykonawca zawsze może próbować zrzucić przyczynę niepowodzenia projektu na brak współdziałania ze strony zamawiającego.

Co zrobić gdy zamawiający odmawia współpracy niezbędnej do prawidłowej realizacji umowy?

Współdziałanie zamawiającego jest domyślne. Nie trzeba go szczegółowo regulować w umowie (ale warto to zrobić – o czym przeczytasz poniżej). Nawet jeśli umowa na ten temat milczy to i tak wykonawca może skorzystać z tego narzędzia.

Prawo odstąpienia od umowy

Wykonawca powołując się na brak współdziałania zamawiającego może odstąpić od umowy. Co to oznacza? Przy odstąpieniu umowa jest uważana za niebyłą a strony muszą zwrócić to co sobie wzajemnie świadczyły. Oczywiście nie zawsze musi być to dla wykonawcy korzystne. Ale w przypadku gdy prace nad projektem są zaawansowane i zamawiającemu z przyczyn biznesowych zależy na szybkim ich dokończeniu (np. chce szybko uruchomić jakąś usługę przed konkurencją) takie rozwiązanie będzie dla niego bardziej bolesne. Straci czas i przewagę konkurencyjną.

Opisanie zasad współdziałania w umowie wdrożeniowej

Wspomniałem, że wykonawca może zawsze powołać się na brak współdziałania, nawet gdy umowa nie przewiduje takiej opcji. Jest to wygodne rozwiązanie. Jednak jeśli strony dokładnie nie opiszą na czym to współdziałanie ma polegać, dojść może do sporu interpretacyjnego. Zamawiający będzie mógł podnosić, że przyczyna odstąpienia podana przez wykonawcę (np. brak udzielenia informacji na dany temat w określonym terminie) nie wchodziła w zakres współdziałania. 

Należy więc opisać zakres współdziałania w sposób konkretny. Oczywiście nawet i w takim postanowieniu strony umowy mają różne interesy. Dla zamawiającego ważne będzie aby katalog czynności współdziałania był zamknięty – był zobowiązany do współdziałania tylko i wyłącznie we wskazanym zakresie. Dodatkowo będzie mu zależało aby katalog ten był jak najkrótszy. Wykonawcy natomiast często nalegają na szeroki zakres współdziałania i katalog otwarty, tak aby otworzyć sobie możliwość na podanie przyczyn odstąpienia, które nie zostały wpisane do katalogu.

Przykłady czynności współdziałania

Współdziałanie zamawiającego może polegać na:

1. wykonywaniu czynności administracyjnych niezbędnych do wykonania przez Wykonawcę przedmiotu Umowy,
2. dostarczeniu wszystkich materiałów określonych w Umowie lub – jeżeli obowiązek dostarczenia materiałów zgodnie z Umowną leży po stronie Wykonawcy – poniesienia kosztów tych materiałów,
3. zapewnieniu dostępu do infrastruktury informatycznej niezbędnej do prawidłowej realizacji przedmiotu Umowy i do produkcyjnego działania oprogramowania (w tym w szczególności do sieci, hardware’u, software’u, serwerów, domen, certyfikatów SSL itp.),
4. przekazywaniu wszystkich informacji niezbędnych do prawidłowego wykonania przedmiotu Umowy. Informacje te powinny być kompletne, prawidłowe i aktualne,
5. zapewnieniu dostępności odpowiedniej kadry Zamawiającego, w szczególności opiekuna projektu (tzw. product owner) posiadającego pełną decyzyjność w zakresie przedmiotu Umowy,
6. wykonywaniu czynności mających na celu pozyskanie współpracy innych podmiotów działających na rzecz Zamawiającego, jeśli ich współpraca jest racjonalnie potrzebna do realizacji przedmiotu Umowy.

Czy odstąpienie od umowy wdrożeniowej to jedyne wyjście?

Oczywiście odstąpienie od umowy w przypadku braku współdziałania jest tzw. “opcją atomową” i często nie jest korzystne ani dla wykonawcy ani dla zamawiającego.

Jednak dzięki wykazaniu przez wykonawcę braku współdziałania, można próbować usprawiedliwiać także opóźnienia w projekcie (jeśli oczywiście rzeczywiście wynikają z braku współdziałania ze strony zamawiającego).

Zamawiający powinien być umownie zobowiązany do informowania o wszelkich okolicznościach po jego stronie, które mogą mieć wpływ na prawidłowe wykonywanie umowy. Nieprzekazanie takich informacji powinno powodować, że wszelkie koszty i dodatkowe czynności związane z konsekwencją danego zdarzenia obciążają zamawiającego.

Wykonawca może także wyłączyć w umowie swoją odpowiedzialność za brak poprawnej realizacji przedmiotu umowy, w przypadku, w którym wynikać to będzie z niewykonania przez zamawiającego obowiązku współdziałania.