Współdziałanie zamawiającego z wykonawcą w projektach IT. Poradnik dla software house’ów #4

Wykonawca projektu IT często ma mniej korzystną pozycję w realizacji projektu, niż zamawiający. To od wykonawcy wymaga się aby działał terminowo, skutecznie, dostarczał zamówione oprogramowanie i to najlepiej bez żadnych błędów. Może więc wydawać się, że zamawiający zawsze może kontrolować wykonawcę. I jest to po części prawda. Jednak projekty IT charakteryzują się wysokim poziomem współzależności – sukces lub porażka zależy nie tylko od sprawności technicznej wykonawcy, ale w równym stopniu od zaangażowania i współdziałania zamawiającego.

Artykuł jest częścią serii dotyczącej umowy wdrożeniowej, poniżej znajdziesz odnośniki do pozostałych wpisów. Jeśli, któryś z artykułów nie jest jeszcze podlinkowany, oznacza to, że wpis dotyczący tego zagadnienia pojawi się na blogu w najbliższej przyszłości.

Brak współdziałania zamawiającego przy projekcie IT

Typowe przejawy braku współdziałania mogą obejmować np. opóźnienia w dostarczaniu niezbędnych treści, wytycznych dotyczących marki lub informacji o zmianach strategicznych; brak dostępu do systemów, oprogramowania, danych czy dokumentacji; opóźnienia w udzielaniu odpowiedzi na zapytania lub zatwierdzaniu kolejnych etapów prac; wahanie się w podejmowaniu decyzji kluczowych dla projektu; brak wiedzy merytorycznej zespołu klienta w zakresie definiowania wymagań; niewłaściwe procedury zatwierdzania i akceptacji; ingerencje ze strony wyższego kierownictwa prowadzące do rozszerzania zakresu projektu (scope creep).

Zamów wzór umowy wdrożeniowej IT!

Ale czy rzeczywiście wykonawca projektu IT nie ma możliwości obrony?

Umowy wdrożeniowe najczęściej kwalifikowane są jako umowy o dzieło. Przepisy dotyczące dzieła dają wykonawcy jedno potężne narzędzie, którego może użyć w przypadku sporu z zamawiającym. Chodzi o powołanie się na brak współdziałania zamawiającego w realizacji projektu.

Art. 640. KC – Obowiązek współdziałania zamawiającego w wykonaniu dzieła

Jeżeli do wykonania dzieła potrzebne jest współdziałanie zamawiającego, a tego współdziałania brak, przyjmujący zamówienie może wyznaczyć zamawiającemu odpowiedni termin z zagrożeniem, iż po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu będzie uprawniony do odstąpienia od umowy.

Co więc wynika z powyższego przepisu?

W każdym projekcie IT potrzebna jest współpraca obu stron – wykonawcy i zamawiającego. Nie da się więc wykonać go bez współdziałania zamawiającego. Oznacza to, że w przypadku umów wdrożeniowych wykonawca zawsze może próbować zrzucić przyczynę niepowodzenia projektu na brak współdziałania ze strony zamawiającego.

Co zrobić gdy zamawiający odmawia współpracy niezbędnej do prawidłowej realizacji umowy?

Współdziałanie zamawiającego jest domyślne. Nie trzeba go szczegółowo regulować w umowie (ale warto to zrobić – o czym przeczytasz poniżej). Nawet jeśli umowa na ten temat milczy to i tak wykonawca może skorzystać z tego narzędzia.

Prawo odstąpienia od umowy

Wykonawca powołując się na brak współdziałania zamawiającego może odstąpić od umowy. Co to oznacza? Przy odstąpieniu umowa jest uważana za niebyłą a strony muszą zwrócić to co sobie wzajemnie świadczyły. Oczywiście nie zawsze musi być to dla wykonawcy korzystne.

Ale w przypadku gdy prace nad projektem są zaawansowane i zamawiającemu z przyczyn biznesowych zależy na szybkim ich dokończeniu (np. chce szybko uruchomić jakąś usługę przed konkurencją) takie rozwiązanie będzie dla niego bardziej bolesne. Straci czas i przewagę konkurencyjną.

Warto zauważyć, że w praktyce odstąpienie od umowy traktowane jest jako „opcja atomowa” – ostateczność stosowana dopiero gdy zawiodą wszystkie inne metody. Przed podjęciem tak radykalnego kroku, zaleca się zastosowanie strategii stopniowej eskalacji. Przykładowo:

1. Natychmiastowa, bezpośrednia i jasna komunikacja problemu;
2. Formalne udokumentowanie wszystkich przypadków braku współdziałania (e-maile, protokoły spotkań, dowody);
3. Negocjacje i próba wspólnego rozwiązania problemu;
4. Mediacja lub arbitraż jako alternatywne metody rozwiązywania sporów;
5. Dopiero w ostateczności – odstąpienie od umowy

Opisanie zasad współdziałania w umowie wdrożeniowej

Wspomniałem, że wykonawca może zawsze powołać się na brak współdziałania, nawet gdy umowa nie przewiduje takiej opcji. Jest to wygodne rozwiązanie.

Jednak jeśli strony dokładnie nie opiszą na czym to współdziałanie ma polegać, dojść może do sporu interpretacyjnego. Zamawiający będzie mógł podnosić, że przyczyna odstąpienia podana przez wykonawcę (np. brak udzielenia informacji na dany temat w określonym terminie) nie wchodziła w zakres współdziałania. 

Należy więc opisać zakres współdziałania w sposób konkretny. Oczywiście nawet i w takim postanowieniu strony umowy mają różne interesy. Dla zamawiającego ważne będzie aby katalog czynności współdziałania był zamknięty – był zobowiązany do współdziałania tylko i wyłącznie we wskazanym zakresie.

Dodatkowo będzie mu zależało aby katalog ten był jak najkrótszy. Wykonawcy natomiast często nalegają na szeroki zakres współdziałania i katalog otwarty, tak aby otworzyć sobie możliwość na podanie przyczyn odstąpienia, które nie zostały wpisane do katalogu.

Przykłady czynności współdziałania

Współdziałanie zamawiającego może polegać na:

1. wykonywaniu czynności administracyjnych niezbędnych do wykonania przez Wykonawcę przedmiotu Umowy,
2. dostarczeniu wszystkich materiałów określonych w Umowie lub – jeżeli obowiązek dostarczenia materiałów zgodnie z Umowną leży po stronie Wykonawcy – poniesienia kosztów tych materiałów,
3. zapewnieniu dostępu do infrastruktury informatycznej niezbędnej do prawidłowej realizacji przedmiotu Umowy i do produkcyjnego działania oprogramowania (w tym w szczególności do sieci, hardware’u, software’u, serwerów, domen, certyfikatów SSL itp.),
4. przekazywaniu wszystkich informacji niezbędnych do prawidłowego wykonania przedmiotu Umowy. Informacje te powinny być kompletne, prawidłowe i aktualne,
5. zapewnieniu dostępności odpowiedniej kadry Zamawiającego, w szczególności opiekuna projektu (tzw. product owner) posiadającego pełną decyzyjność w zakresie przedmiotu Umowy,
6. wykonywaniu czynności mających na celu pozyskanie współpracy innych podmiotów działających na rzecz Zamawiającego, jeśli ich współpraca jest racjonalnie potrzebna do realizacji przedmiotu Umowy,
7. określenie maksymalnych czasów reakcji na zapytania wykonawcy (np. 3 dni robocze dla decyzji standardowych, 5 dni dla decyzji strategicznych),
8. uczestnictwo w regularnych spotkaniach statusowych i przeglądach projektu
9. terminowe zatwierdzanie kamieni milowych i etapów projektu (z określeniem konsekwencji opóźnień)
10. zapewnienie ciągłości personelu kluczowego po stronie zamawiającego (lub odpowiednie przekazanie wiedzy w przypadku zmian),
11. informowanie z wyprzedzeniem o planowanych zmianach organizacyjnych mogących wpłynąć na projekt,
12. udostępnienie środowisk testowych i produkcyjnych zgodnie z harmonogramem,
13. współdziałanie w procesie wdrożenia i migracji danych.

Czy odstąpienie od umowy wdrożeniowej to jedyne wyjście?

Oczywiście odstąpienie od umowy w przypadku braku współdziałania jest tzw. ,,opcją atomową” i często nie jest korzystne ani dla wykonawcy ani dla zamawiającego.

Jednak dzięki wykazaniu przez wykonawcę braku współdziałania, można próbować usprawiedliwiać także opóźnienia w projekcie (jeśli oczywiście rzeczywiście wynikają z braku współdziałania ze strony zamawiającego).

Alternatywne rozwiązania stosowane w praktyce obejmują (i) zawieszenie wykonywania prac – wykonawca może czasowo wstrzymać realizację projektu do czasu otrzymania niezbędnego współdziałania, przy czym czas zawieszenia nie jest wliczany do terminów umownych, (ii) przesunięcie harmonogramu – automatyczne wydłużenie terminów realizacji o czas opóźnienia spowodowany brakiem współdziałania, (iii) dodatkowe wynagrodzenie – jeśli brak współdziałania generuje dodatkowe koszty (np. przestoje zespołu), wykonawca może żądać ich pokrycia, (iv) częściowa realizacja – wykonanie tylko tych części projektu, które są możliwe bez współdziałania zamawiającego, (v) zmiana zakresu – dostosowanie zakresu projektu do poziomu współdziałania oferowanego przez zamawiającego.

Zamawiający powinien być umownie zobowiązany do informowania o wszelkich okolicznościach po jego stronie, które mogą mieć wpływ na prawidłowe wykonywanie umowy. Nieprzekazanie takich informacji powinno powodować, że wszelkie koszty i dodatkowe czynności związane z konsekwencją danego zdarzenia obciążają zamawiającego.

Wykonawca może także wyłączyć w umowie swoją odpowiedzialność za brak poprawnej realizacji przedmiotu umowy, w przypadku, w którym wynikać to będzie z niewykonania przez zamawiającego obowiązku współdziałania.

Współdziałanie w orzecznictwie polskich sądów

Poniżej znajdziesz wybrane orzeczenia polskich sądów w zakresie współdziałania zamawiającego z wykonawcami, które możesz zastosować w umowach IT.

Wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku – I ACa 699/15

Przepis art. 640 KC dotyczy braku współdziałania ze strony zamawiającego potrzebnego do wykonania dzieła. Przepisy regulujące umowę o dzieło nie zawierają postanowień szczególnych, określających, czy i w jakim zakresie na zamawiającym ciąży obowiązek współdziałania z przyjmującym zamówienie przy wykonywaniu dzieła. Analiza istoty umowy o dzieło prowadzi zaś do wniosku, że o tym, czy i w jakim zakresie taki obowiązek współdziałania obciąża zamawiającego, decyduje bądź właściwość wykonywanego dzieła (bez współdziałania zamawiającego wykonanie dzieła nie jest w ogóle możliwe), bądź też treść umowy. W innych natomiast wypadkach, chociażby nawet za współdziałaniem przemawiał interes przyjmującego zamówienie, nie może on żądać współdziałania od zamawiającego. Współdziałanie stron umowy o dzieło w praktyce z reguły polega na dokonywaniu czynności faktycznych lub prawnych, koniecznych z punktu widzenia procesu wytwarzania dzieła (np. dostarczenie planów, materiałów, udzielenie wskazówek), bądź też na umożliwieniu przyjmującemu zamówienie wykonania zdjęć, wpuszczeniu na teren budowy, udostępnieniu pomieszczeń itp.

Wyrok Sądu Najwyższego – V CSK 260/11

Obowiązek współdziałania zamawiającego przy wykonywaniu umowy o dzieło nie może polegać na obowiązku akceptacji zmian istotnych cech dzieła, niemożliwych do osiągnięcia z przyczyn obiektywnych przez przyjmującego zamówienie.

Wyrok Sądu Najwyższego – IV CK 340/05

Brak potrzebnego do wykonania dzieła współdziałania zamawiającego nie może polegać na zwłoce w zapłacie wynagrodzenia.

Wyrok Sądu Najwyższego – II CSKP 1454/22

W ramach obowiązku współdziałania (…) chodzi o to, żeby obydwaj kontrahenci dbali o wzajemnie uzasadnione interesy i nie czynili niczego, co by wykonanie zobowiązania komplikowało, hamowało lub udaremniało. Ten negatywny obowiązek spoczywa na wierzycielu zawsze, natomiast pozytywnego działania należy wymagać od niego jedynie wtedy, gdy wynika to z właściwości świadczenia lub umowy.

Wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie – V ACa 861/17

Wierzyciel ma ustawowy obowiązek (…) współdziałania z dłużnikiem przy wykonaniu zobowiązania, który zawiera w sobie obowiązek lojalności wobec kontrahenta, a więc powstrzymania się od wszystkiego, co byłoby przejawem naruszenia zasad uczciwości i słuszności w relacjach ukształtowanych w łączącym strony stosunku prawnym. Obowiązek ten jest realizowany w sposób niewłaściwy, gdy wierzycielowi można zarzucić opieszałość w wykonywaniu czynności nadzorczych nad realizacją kontraktu pomimo wielu działań podejmowanych przez dłużnika mających na celu skłonić wierzyciela do należytego współdziałania przy wykonaniu umowy.

Praktyczne wskazówki dla software house’ów

1. Dokumentacja jest kluczowa – prowadź szczegółowy dziennik projektu dokumentujący wszystkie przypadki braku współdziałania, włączając daty, osoby i konsekwencje,
2. Komunikuj proaktywnie – nie czekaj z eskalacją problemów; informuj klienta natychmiast gdy jego działanie (lub brak działania) wpływa na projekt,
3. Ustal jasne procedury – zdefiniuj w umowie proces eskalacji problemów związanych z brakiem współdziałania, włączając osoby kontaktowe i terminy reakcji,
4. Buduj partnerstwo – traktuj klienta jako partnera w projekcie; regularne spotkania statusowe i transparentna komunikacja budują zaufanie i minimalizują ryzyko konfliktów,
5. Zarządzaj oczekiwaniami – jasno komunikuj konsekwencje braku współdziałania dla harmonogramu, budżetu i zakresu projektu,
6. Stosuj metodyki projektowe wspierające współpracę,
7. Negocjuj mądrze – przy negocjowaniu umowy zwróć szczególną uwagę na klauzule współdziałania; to inwestycja w przyszłe bezpieczeństwo projektu

Pamiętaj, że brak współdziałania ze strony klienta rzadko jest celowym działaniem – częściej wynika z braku zrozumienia procesów IT, przeciążenia pracą lub zmian organizacyjnych. Profesjonalne podejście i dążenie do wspólnego rozwiązania problemów zawsze przynosi lepsze efekty niż konfrontacja prawna.