Umowa z agencją rekrutacyjną w branży IT

Współpraca z agencją rekrutacyjną w branży IT

Często słyszy się o tym, że na rynku brakuje programistów. Jest to już truizm powtarzany przez wiele osób. Jeśli zagłębić się w temat nieco lepiej to okazuje się, że deficyt ten dotyczy głównie programistów, którzy są minimum specjalistami w swojej dziedzinie (na poziomach, które branża IT określa jako regular developer oraz senior developer).

To samo dotyczy ekspertów, liderów technicznych czy też architektów. Dlatego też zarówno firmy wytwarzające oprogramowanie (software house) jak i wewnętrzne działy IT, niezależnie od swoich działań rekrutacyjnych, posiłkują się agencjami rekrutacyjnymi. A agencji rekrutacyjnych specjalizujących się działaniach na rynkach związanych z nowymi technologiami, w tym m.in. programowania, jest coraz więcej. 

Jeśli obecnie stoisz przez podpisaniem umowy z agencją rekrutacyjną lub planujesz wesprzeć swoje działania z zakresu HR usługami agencji rekrutacyjnej to dobrze trafiłeś! Z tego artykułu dowiesz się:

1. Jak wygląda modelowa umowa na świadczenie usług rekrutacyjnych?
2. Na co w szczególności zwrócić uwagę w umowie z agencja rekrutacyjną?

Pobierz wzór umowy ramowej o świadczenie usług rekrutacyjnych

Mój szablon umowy o świadczenie usług rekrutacyjnych znajdzie zastosowanie przy realizacji wszystkich standardowych działań rekrutacyjnych prowadzonych zarówno przez rekruterów freelancerów oraz agencje rekrutacyjne jak i działy HR większych firm IT.

Z szablonu mogą korzystać zarówno zamawiający (działy HR) jak i wykonawcy (rekruterzy freelancerzy, agencje rekrutacyjne). Szablon zawiera wszystkie najważniejsze elementy, które powinny zostać poruszone w umowie o świadczenie usług rekrutacyjnych, tj.:

1. opis przedmiotu umowy,
2. zasady realizacji umowy,
3. zatrudnienie kandydata
4. gwarancja na kandydata,
5. wynagrodzenie,
6. zakaz zatrudniania
7. wzór zamówienia.

Przedmiot umowy na świadczenie usług rekrutacyjnych

Standardowym przedmiotem tego rodzaju umowy jest oczywiście świadczenie usług rekrutacyjnych polegających na poszukiwaniu na rzecz zamawiającego kandydatów zgodnych z określonym profilem. Dodatkowo agencja rekrutacyjna w ramach przedmiotu umowy często zobowiązuje się do identyfikowania potencjalnych kandydatów pod kątem ich przydatności do pracy u zamawiającego, kontaktu z kandydatami oraz wstępnej weryfikacji kandydatów pod kątem merytorycznym.

Efektem powyższych działań ma być przekazanie zamawiającemu wyselekcjonowanych kandydatów. Od tego momentu dalsza część rekrutacji powinna być prowadzona przez samego zamawiającego. Strony mogą umówić się także, że w ramach przedmiotu umowy agencja będzie świadczyła także inne usługi niż rekrutacyjne, np. o charakterze konsultingowym.

Zasady współpracy z agencją rekrutacyjną

Zazwyczaj umowy na świadczenie usług rekrutacyjnych mają charakter ramowy. Najczęściej strony decydują się na długofalową współpracę, szczególnie na rynku IT, na którym dopływ nowych programistów jest niezwykle istotny. W konsekwencji takiego podejścia strony współpracują na podstawie każdorazowo składanych zamówień. Zwyczajowo takie zamówienie jest realizowane po jego akceptacji przez agencję. Strony mogą także uzgodnić, że brak odpowiedzi oznacza milczącą akceptację.

Wynagrodzenie za świadczenie usług rekrutacyjnych

Ważnym elementem umowy na świadczenie usług rekrutacyjnych jest precyzyjne określenie zasad wynagradzania agencji za jej usługi. Zazwyczaj wynagrodzenie za dostarczenie kandydata, który potem zostanie zatrudniony przez zamawiającego, oblicza się jako krotność wynagrodzenia miesięcznego tego kandydata u zamawiającego. Niekiedy w umowach oznacza się minimalną wysokość wynagrodzenia na wypadek rekrutacji na bardzo niskie stanowiska.

Umowa na świadczenie usług rekrutacyjnych zazwyczaj zawiera także postanowienie, zgodnie z którym zamawiający będzie zobowiązany do zapłaty wynagrodzenia na rzecz agencji także wtedy gdy zatrudni kandydata w oznaczonym okresie po przekazaniu profilu kandydata zamawiającemu. Zazwyczaj okres ten nie przekracza 12 miesięcy.

Gwarancja wznowienia usług rekrutacyjnych

Umowa na świadczenie usług rekrutacyjnych w branży IT bardzo często zawiera także postanowienie zawierające gwarancję wznowienia usług rekrutacyjnych przez agencję w określonych przypadkach. Do standardowych przypadków zaliczyć można np.:

1. wypowiedzenie przez zamawiającego umowy z pracownikiem w okresie 3 miesięcy od dnia jej zawarcia, w sytuacji gdy okaże się, że pracownik przekazany przez agencje nie spełnia jednak wymagań określonych w zamówieniu na rekrutację,
2. wypowiedzenie przez pracownika przekazanego przez agencję umowy z zamawiającym z przyczyn niedotyczących zamawiającego.

Ochrona danych osobowych w umowie na świadczenie usług rekrutacyjnych

Umowa na świadczenie usług rekrutacyjnych powinna określać także relacje jakie wiążą agencję z zamawiającym pod kątem ochrony danych osobowych (RODO). Możliwe są dwa modele. Pierwszy, w którym agencja i zamawiający są administratorami danych (zamawiający staje się nim w momencie przekazania mu danych kandydatów przez agencję).

Drugi, w ramach którego agencja jest podmiotem przetwarzającym (procesorem) względem administratora, czyli zamawiającego. Od modelu współpracy zależy w jakim momencie i na jakiej podstawie prawnej strony umowy będą musiały wypełnić swoje obowiązki wynikające z RODO jak np. wypełnienie obowiązku informacyjnego względem kandydatów.

Zakaz zatrudniania 

Umowa na świadczenie usług rekrutacyjnych, w szczególności w branży IT, zawiera zazwyczaj zakaz względem agencji zatrudniania kandydatów przekazanych zamawiającemu. Taki zakaz jest terminowy i w większości przypadków wynosi od 12 do 24 miesięcy. Standardowy zakaz zatrudniania zawiera zakaz składania ofert zatrudnienia lub współpracy, informowania o ofertach pracy lub współpracy a także zakaz podejmowania jakichkolwiek działań, które zmierzałyby do zakończenia pracy lub współpracy kandydata z zamawiającym.

Umowa na świadczenie usług rekrutacyjnych w IT – podsumowanie

Jeśli prowadzisz software house lub firmę tworzącą swoje produkty cyfrowe i planujesz nawiązać współpracę z agencją rekrutacyjną zwróć uwagę na:

1. Dobre określenie przedmiotu umowy, tj. czy chcesz aby agencja świadczyła tylko usługi rekrutacyjne, czy też jakieś inne dodatkowe jak np. usługi doradcze.
2. Opisanie zasad współpracy. tj. czy jest to umowa jednorazowa czy też ramowa z zamówieniami. Pamiętaj, żeby wskazać co ma się znaleźć w zamówieniu oraz przewidzieć w umowie zasady składania i akceptacji zamówień.
3. Jasne określenie zasad wypłacania wynagrodzenia.
4. Zabezpieczenie swojej firmy na wypadek odejścia pracownika (gwarancja wznowienia rekrutacji) oraz poprzez wprowadzenie zakazu zatrudniania pracowników przez agencję czy też oferowania ich profilu innej firmie.
5. Opisanie zasad ochrony danych osobowych i wybranie dopasowanego do potrzeb modelu przetwarzania danych tak aby było zgodne z RODO.

Chciałbyś skorzystać z mojego wsparcia w negocjacjach umowy z agencją rekrutacyjną?
Napisz do mnie!