Forma pisemna, elektroniczna, dokumentowa – co musisz o nich wiedzieć?

W dobie cyfryzacji przedsiębiorcy często zadają sobie pytanie, w jaki sposób wygodnie nawiązać współpracę z kontrahentem tak, aby zawarta umowa wywierała skutki prawne. Polski ustawodawca przewidział cały wachlarz form czynności prawnych, jedne są narzucone przez przepisy, inne pozostawiają pewną dozę swobody. Szczególnie dużo wątpliwości powodują formy pisemna, elektroniczna i dokumentowa. Czym różnią się one między sobą i kiedy się je stosuje?

Na czym polega forma pisemna?

Forma pisemna to najbardziej rozpowszechniony – i najstarszy – sposób zawierania umów w obrocie. Został zdefiniowany w art. 78 k.c. i polega na złożeniu własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy w formie pisemnej wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub wymiana dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.

W obowiązujących przepisach nie ma legalnej definicji podpisu, ale zarówno w doktrynie, jak i orzecznictwie uznaje się, że jest to znak graficzny utrwalony własnoręcznie (a więc nie jako skan lub zdjęcie), który pozwala na identyfikację osoby, która go złożyła pod oświadczeniem woli. Nie musi być to podpis czytelny, choć w razie sporu pozwoli to na wykazanie złożenia podpisu bez konieczności powoływania biegłego grafologa.

W praktyce zawarcie umowy w formie pisemnej polega na przesłaniu przez jedną ze stron dwóch kopii podpisanej umowy do kontrahenta, który po podpisaniu ich odsyła jeden egzemplarz z powrotem. W tym celu można skorzystać z usług operatora wyznaczonego, którym jest Poczta Polska S.A. lub dowolnej innej firmy kurierskiej. Zaletą korzystania z usług operatora wyznaczonego jest możliwość formalnego utrwalenia daty nadania korespondencji (poprzez naklejenie etykiety R na dokumencie awizacyjnym), wadą zaś czas oczekiwania na realizację usługi, a także jej koszt.

Zamów pakiet umów IT!

Czym jest forma elektroniczna czynności prawnej?

Zachowanie formy pisemnej jest uciążliwe szczególnie w przypadku współpracy ze sobą podmiotów położonych w dużej odległości od siebie (np. we współpracy transgranicznej) i stanowi swego rodzaju relikt, który nie nadążą za dynamiką obrotu gospodarczego. Z tego względu unijny ustawodawca – a w ślad za nim również polski – wprowadził do porządku prawnego możliwość dokonania czynności prawnej w formie elektronicznej, która jest równoważna skutkiem z formą pisemną, ale znacznie od niej wygodniejsza. Od razu rozwiewamy wątpliwości – przesłanie skanu podpisanej umowy nie czyni zadość wymaganiom formy elektronicznej.

Elektroniczna forma czynności prawnych to wciąż stosunkowe novum w polskim ustroju. Została zdefiniowana w art. 781 k.c. jako oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W tym miejscu warto się na chwilę zatrzymać, ponieważ oświadczenie woli można podpisać elektronicznie na kilka sposobów i na potrzeby obrotu gospodarczego nie każdy spośród nich będzie właściwy.

Rodzaje podpisów elektronicznych

Dokument może zostać podpisany jednym z trzech rodzajów podpisów elektronicznych:

• przy użyciu profilu zaufanego;
• przy użyciu podpisu elektronicznego niekwalifikowanego;
• przy użyciu podpisu elektronicznego kwalifikowanego.

Pierwszy rodzaj podpisu występuje wyłącznie w ramach platformy ePUAP i służy wyłącznie do załatwiania spraw urzędowych bez wychodzenia z domu. W ten sposób można podpisać dokument o dowolnej godzinie i w dowolny dzień tygodnia, a także złożyć go na elektroniczną skrzynkę podawczą urzędu. Profil zaufany może zostać wykorzystany np. do otrzymania zaświadczenia o niekaralności z KRK czy złożenia sprawozdania finansowego do KRS.

Podpis elektroniczny niekwalifikowany („elektroniczny zwykły”) to uproszczona wersja podpisu cyfrowego kwalifikowanego. Do jego wytworzenia niezbędne jest jedynie odpowiednie oprogramowanie obsługiwane przez podmiot, który nie otrzymał certyfikacji od Narodowego Centrum Certyfikacji.
W obrocie gospodarczym taka forma może zostać uznana za dowód dokonania czynności prawnej, ale nie czyni zadość wymaganiom kwalifikowanego podpisu elektronicznego, gdzie ustawodawca oczekuje formy pisemnej pod rygorem nieważności bezwzględnej.

Wreszcie strony mogą podpisać dokument przy użyciu podpisu elektronicznego kwalifikowanego. Podpisy kwalifikowane są nabywane od podmiotów z certyfikacją NCC i obejmują one zarówno oprogramowanie, jak i czynnik fizyczny (czytnik z kartą autoryzująca). Ważność certyfikatu kwalifikowanego jest ograniczona czasowo. To jedyny sposób na dochowanie formy elektronicznej w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego. Obecnie można wybierać m.in. spośród takich podpisów kwalifikowanych, jak Sigilium Sign, Szafir 2.0, proCertum SmartSign, PEM-HEART 3.0, EuroCert, SecureDoc 2.0.

Czym jest forma dokumentowa?

Forma dokumentowa pojawia się w art. 772 k.c. Polega ona na złożeniu oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiająca ustalenie osoby składającej oświadczenie woli. Dokumentem zaś jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Może to być np. plik pdf.

Identyfikacja stron może nastąpić z wykorzystaniem np. adres e-mail, numeru telefonu czy adresu IP komputera.

Przy formie dokumentowej nie występuje konieczność złożenia podpisu przez osobę, która składa oświadczenie woli. Nie jest to więc ani forma pisemna, ani elektroniczna. Dobrze sprawdzi się jednak tam, gdzie ustawodawca nie wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, a jedynie do celów dowodowych.

Dlaczego forma czynności prawnej ma znaczenie dla stron umowy?

Skoro ustawodawca daje możliwość wyboru różnych form dokonania czynności prawnej, teoretycznie mogłoby się wydawać, że można wybrać każdą z nich. W praktyce wyróżnia się trzy rygory niedochowania właściwej formy, których skutki mogą być daleko idące.

Najbardziej oczywistym wymogiem jest forma zastrzeżona pod rygorem nieważności bezwzględnej (łac. ad solemnitatem). Niedotrzymanie formy w tym zakresie powoduje, że czynność prawną uważa się za nieważną ex tunc (ze skutkiem wstecznym). Nie może też zostać konwalidowana przez strony. To bardzo surowa sankcja, przewidziana m.in. dla umowy przenoszącej prawa autorskie majątkowe. Rygor bezwzględnej nieważności powinien być wskazany wprost w przepisie.

Drugim, łagodniejszym rygorem, jest forma zastrzeżona dla celów dowodowych (łac. ad probationem). Niedochowanie wymagania nie powoduje, że czynność prawna jest nieważna, ale generuje istotne trudności dowodowe. Przede wszystkim niedopuszczalny staje się dowód z zeznań świadków lub przesłuchań stron na fakt dokonania czynności. Ograniczenie to nie dotyczy jedynie sytuacji, kiedy:

• żądania przeprowadzenia takiego dowodu żądają obie strony;
• istnieje tzw. początek dowodu na piśmie (fakt dokonania czynności jest uprawdopodobniony za pomocą dokumentu);
• przeprowadzenie dowodu żąda konsument w sporze z przedsiębiorcą.

Istotne jest, że ograniczeń dla formy dowodowej nie stosuje się w relacjach B2B.

Trzecim – i ostatnim – rygorem jest zastrzeżenie formy do wywołania określonych skutków prawnych (łac. ad eventum). W tym przypadku dokonana czynność prawna również jest ważna, ale nie wywołuje wskazanych w ustawie skutków prawnych. Dobrym przykładem jest umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia. W przypadku zawarcia jej na czas dłuższy niż 1 rok strony powinny zachować w tym przypadku formę pisemną. W przeciwnym razie umowa zostanie zawarta na czas nieoznaczony.

Jak widzisz właściwy dobór formy czynności prawnej ma kluczowe znaczenie dla skuteczności działań podejmowanych przez strony. W praktyce formy pisemna elektroniczna i dokumentowa często są ze sobą mylone, co może prowadzić do istotnych komplikacji.

Chcesz zawrzeć umowę z kontrahentem, ale nie jesteś pewien, w jakiej formie należy tego dokonać? A może obawiasz się, że podpisana umowa nie gwarantuje Ci wystarczającego poziomu bezpieczeństwa? Skorzystaj z naszych usług! Kancelaria Linke Kulicki oferuje wsparcie na etapie negocjacji, ustalania warunków współpracy oraz bieżącej obsługi prawnej podmiotów gospodarczych. Doradzimy Ci, jak wybrać odpowiednią formę czynności prawnej dla umowy, również z uwzględnieniem osiągnięć cyfryzacji.

Potrzebujesz wsparcia prawnika IT? Napisz do mnie!