Obecnie coraz częściej pracodawcy podejmują decyzje o podjęciu współpracy z osobami posiadającymi własne firmy realizujące tzw. Recruitment Process Outsourcing (RPO) czyli outsourcing procesu rekrutacji. Samozatrudnienie to wygodne opcja w wielu sytuacjach. Prowadzenie działalności i praca na własny rachunek oznacza bowiem większą elastyczność, oraz niższe podatki i składki. Działalność rekrutera IT sprowadza się w tym przypadku do budowy profili kwalifikacyjnych, przygotowywania ogłoszeń o pracę, informacji o wakatach, oceny kandydatów czy przygotowywania umów o pracę. Agencje zatrudnienia obsługują wszystkie osoby zainteresowane znalezieniem zatrudnienia, bez względu na ich formalny status na rynku pracy.
Zakładanie działalności gospodarczej w Polsce nie jest szczególnie skomplikowanym procesem, a dodatkowo przyszły przedsiębiorca może posłużyć się wieloma poradnikami szeroko dostępnymi w Internecie, również na zweryfikowanych stronach rządowych. Najważniejszym elementem jest prawidłowe wypełnienie wszystkich wymaganych dokumentów.
Kto może założyć agencję zatrudnienia?
Agencje zatrudnienia może założyć każdy. Na podstawie rozdz. 6 oraz art. 85-85a i 121-121b ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy warunkami prowadzenia agencji zatrudnienia są: brak zaległości finansowych, niekaralność za przestępstwa związane z rynkiem pracy oraz brak otwarcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości.
Podejmując decyzję o formie prowadzenia działalności mamy pełen wachlarz możliwości (działalność gospodarcza, dowolna spółka handlowa z wyłączeniem spółki partnerskiej).
Należy pamiętać, że z uwagi na to że agencja zatrudnienia kwalifikowana jest jako działalność regulowana w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz.U.2018.646 z późn. zm.), koniecznym elementem jest złożenie wniosku o wpis do odpowiedniego rejestru (KRAZ).
Ograniczenia i obowiązki dotyczące działalności agencji
Prowadzenie agencji zatrudnienia w świetle polskiego prawa jest działalnością regulowaną i oznacza to, że każde przedsiębiorstwo działające w tym sektorze, musi być zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Agencji Zatrudnienia (KRAZ).
Uzyskanie certyfikatu w rejestrze wiąże się z opłata w wysokości 200 złotych i legalizuje działalność agencji pracy. Do legalnego prowadzenia działalności agencji pracy tymczasowej, wymagany jest analogiczny wpis, którego koszt również wynosi 200 zł. Jako dowód rejestracji, KRAZ wydaje certyfikaty odpowiednio dla działalności związanej z wyszukiwaniem miejsc pracy i pozyskiwaniem pracowników i agencji pracy tymczasowej.
Sprawdź również: Umowa o świadczenie usług rekrutacyjnych [PL/ENG] – zamów wzór umowy
Jak uzyskać wpis do rejestru agencji zatrudnienia KRAZ?
Takie zobowiązania mają na celu zabezpieczenie interesów pracodawców i przyszłych pracowników, ponieważ jest to potwierdzenie, że agencja posiada spis osób chętnych do pracy i współpracuje z potencjalnymi pracodawcami oraz że agencja działa zgodnie z polskim prawem.
Wymagania, aby otrzymać certyfikat nie są wysokie, jednak okazuje się, że jego utrzymanie również wymaga trochę wysiłku i starań. Aby figurować stale w rejestrze agencji zatrudnienia wymagane jest rzeczywiste prowadzenie agencji, tak aby dawała ona wymierne efekty.
Oznacza to, że jeśli agencja nie będzie funkcjonować, tzn. nie będzie poszukiwać dla klientów ofert pracy, nie będzie nagłaśniać ofert pracy dla pracodawców i nie będzie współpracować z pracodawcami i pomagać im przy poszukiwaniach pracowników, to zostanie ona wykreślona z rejestru.
Wykreślenie ma miejsce w przypadku, gdy przez 2 lata z rzędu agencja nie przedstawia w raporcie do KRAZ udokumentowanej działalności, która pozwala wykazać faktyczne funkcjonowanie przedsiębiorstwa np. liczba osób zatrudnionych za pośrednictwem agencji w danym roku.
Dlatego też ważnym jest by wybrać odpowiedni wpis do planowanej działalności, ponieważ jeśli uzyskamy obydwa certyfikaty, a będziemy przez 2 lata prowadzić działalność wymagającą tylko jednego certyfikatu, to zostaniemy wykreśleni z danego rejestru podmiotów i nie będziemy mogli dokonać kolejnego wpisu w tej kategorii w przeciągu najbliższych 3 lat. Jeśli prowadzimy agencję pracy zajmującą się poszukiwaniem stałych pracowników, lepiej nie dokonywać wpisu „na zapas” w celu uzyskania certyfikatu dla agencji pracy tymczasowej.
Każdy podmiot wpisany do rejestru podmiotów prowadzących agencję zatrudnienia ma obowiązek złożyć raport o swojej działalności jako agencja zatrudnienia do 31 stycznia każdego roku, do KRAZ. Ewentualnej zmiany informacji o działalności agencji zatrudnienia można dokonać do 1 marca do marszałka województwa. Jeśli przez dwa lata z rzędu działalność agencji będzie zerowa to zostanie ona wykreślona z rejestru i nie będzie miała możliwości legalnego działania w danym zakresie.
Z samej nazwy agencji prowadzącej działalność związaną z wyszukiwaniem miejsc pracy i pozyskiwaniem pracowników wynikałoby, że może ona pośredniczyć jedynie przy zawieraniu umów z pracownikami, czyli jedynie przy zawieraniu umów o pracę. Takie postrzeganie zmienił wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie sygn. III AUa 376/16, który określił, że agencja pracy może zatrudniać osoby na podstawie umów o pracę oraz umów cywilnoprawnych umowy zlecenia i umowy o dzieło, by następnie delegować je do pracy na rzecz innego pracodawcy.
Tak ugruntowana wykładnia może dawać agencjom pracy poczucie bezpieczeństwa, że przy zatrudnianiu osób w oparciu o umowy cywilnoprawne, działają zgodnie z prawem.
Kontrole agencji zatrudnienia przez KRAZ – jak wygląda kontrola?
Z racji tego, że to agencje zatrudnienia składają raport KRAZ, nie ma pewności, że wszystkie robią to wystarczająco skrupulatnie. Do kontroli agencji zatrudnienia jest upoważniony Wojewódzki Urząd Pracy (WUP). Kontrola ta jest przeprowadzana w jednym z trzech trybów:
- Kontroli planowanej – przeprowadzanej z urzędu, według wcześniej ustalonego planu kontroli
- Kontroli sprawdzającej wykonanie zaleceń określonych podczas poprzedniej kontroli – kontrola sprawdza, czy dana agencja rzeczywiście wdrożyła zalecenia określone w trakcie przeprowadzania poprzedniej kontroli
- Kontroli doraźnej – przeprowadzanej w przypadku podejrzenia niewywiązywania się z nałożonych na agencję obowiązków
Podczas kontroli sprawdza się między innymi czy agencja nie zalega z opłatami składek społecznych i opłatami podatków, nie rozpoczęła likwidacji, nie ogłoszono jej upadłości, informuje marszałka o każdej zmianie danych dotyczących jej samej, przedstawia raport o działalności agencji w wyznaczonym terminie i posiada lokal, w którym świadczy usługi.
Kontrola jest zawsze poprzedzona zawiadomieniem o zamiarze wszczęcia kontroli. Ogłoszenie upadłości, rozpoczęcie likwidacji lub karalność za przestępstwa lub wykroczenia art. 121-121b Ustawy o promocji zatrudnienia oznacza dla agencji koniec działalności, ponieważ w takim wypadku nie mogą one dalej działać legalnie.
Popularność outsourcingu procesów rekrutacyjnych
Outsourcing procesów rekrutacyjnych zyskuje coraz większą popularność wśród średnich i dużych firm. Proces ten w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi opiera się na zlecaniu zadań niezależnym dostawcom zewnętrznym bądź specjalistycznym firmom, które zajmują się oferowaniem usług lub sprzedażą na zasadzie stałej współpracy wykonywania zadań dotyczących funkcji personalnej, które zwykle są realizowane przez pracowników przedsiębiorstwa. W wielu firmach outsourcing HR wyraża się między innymi w zlecaniu zadań rekrutacji.
Nawiązanie współpracy z Klientem w zakresie procesu rekrutacyjnego powoduje potrzebę uregulowania kwestii przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy. Najczęściej w przypadku podjęcia działalności gospodarczej przez rekrutera, model współpracy polega na aktywnym wyszukiwaniu w imieniu klienta (potencjalnego pracodawcy) kandydatów do pracy, nie bazując wyłącznie na własnej bazie kandydatów.
W tej sytuacji spółka zlecająca poszukiwanie ma status administratora danych osobowych i w związku z tym decyduje o celach i sposobach ich przetwarzania. Opierając się na powyższym modelu należy więc podpisać z agencją umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych na podstawie której przedsiębiorca powierza do przetwarzania dane osób ubiegających się w niej o zatrudnienie/dane rekrutacyjne.
Potrzebujesz wsparcia prawnika? Napisz do mnie!
Administratorem danych osobowych jest Linke Kulicki Education sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Ogrodowa 31 / lok. 54, 00-893 Warszawa, NIP 1182211564, KRS 0000852943 („Administrator”). Pana/Pani dane będą przetwarzane w celach marketingowych oraz w celu przekazywania Pani/Panu informacji handlowych drogą elektroniczną. Pana/Pani dane zostaną usunięte po odwołaniu zgody lub po zakończeniu prowadzenia działań marketingowych lub wysyłki informacji handlowych przez Administratora. Pana/Pani dane będą powierzane podmiotom trzecim na podstawie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych w celu przechowywania danych osobowych na serwerze, skrzynce pocztowej oraz korzystania z usług wsparcia IT. Podstawą przetwarzania danych jest zgoda. W związku z przetwarzaniem danych osobowych ma Pan/Pani prawo do dostępu do swoich danych, sprostowania danych osobowych, usunięcia danych osobowych, wniesienia sprzeciwu, przenoszenia danych, ograniczenia przetwarzania, odwołania zgody, dostępu do informacji jakie dane Administrator przetwarza, złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Przedmiotowe uprawnienia można zrealizować poprzez kontakt z Administratorem na adres e-mail: biuro@linkekulicki.pl. Pani/Pana dane będą przekazywane poza UE oraz nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania. Administrator potrzebuje Pana/Pani Danych Osobowych aby zrealizować wskazany cel przetwarzania, podanie danych osobowych jest dobrowolne jednak w przeciwnym wypadku podane cele nie będą mogły być zrealizowane.
