Umowa na wykonanie systemu ERP – na co zwrócić uwagę?

Manualne przetwarzanie dużych ilości informacji w przedsiębiorstwie jest nie tylko kłopotliwe, ale też powolne i często prowadzi do tego, że firma działa w sposób nieoptymalny. Z tego względu coraz częściej infrastruktura jest integrowana w ramach jednego systemu ERP. Zaprojektowanie takiej bazy danych jest jednak trudnym zadaniem i łatwo o przeoczenie istotnych szczegółów, co zwykle skutkuje sporem między stronami. Jak ułożyć dobrą umowę na wykonanie systemu ERP?

Czym jest system ERP i kto z niego skorzysta?

Oprogramowanie klasy ERP (ang. Enterprise Resource Planning) to rozbudowana baza danych, której zadaniem jest agregowanie informacji z różnych działów przedsiębiorstwa. Może być to np.:

• magazyn i logistyka;
• marketing;
• sklep internetowy;
• kadry i płace;
• wewnętrzny obieg dokumentów;
• produkcja.

Nowoczesne systemy ERP współpracują również z narzędziami typu Business Intelligence oraz wykorzystują algorytmy sztucznej inteligencji w celu optymalizacji danych wyjściowych i redukcji liczby błędów. Te informacje są następnie analizowane i przedstawiane w formie czytelnych zestawień na podstawie których osoby odpowiedzialne za zarządzanie przedsiębiorstwem mogą podejmować decyzje biznesowe o kluczowym znaczeniu.

Z systemów ERP mogą korzystać przedsiębiorcy z praktycznie każdej branży – usługowej, produkcyjnej czy handlowej. Zwykle o zasadności wdrożenia tego rozwiązania przesądza zwiększenie skali prowadzonej działalności na tyle, że obsługa wszystkich informacji przez pracowników zamawiającego staje się zbyt trudna.

Zamów wzory umów IT!

Jak stworzyć dobrą umowę na wykonanie systemu ERP?

Już na wstępie warto wskazać, że nie ma jednego, dobrego szablonu umowy na stworzenie systemu ERP. Wynika to chociażby z faktu, że oprogramowanie tej klasy ma charakter modułowy i nie każda firma potrzebuje od razu dostępu do wszystkich jego części. Co więcej poszczególne element ERP mogą być wdrażane w różnym zakresie, uwzględniającym skalę i specyfikę prowadzonej działalności gospodarczej. Na co zwrócić uwagę podczas tworzenia takiego kontraktu?

Analiza przedwdrożeniowa jako podstawa dobrej współpracy

Punktem wyjścia powinna być starannie przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa. Polega ona na identyfikacji potrzeba zamawiającego, ale także ustaleniu wyjściowego stanu technologii, określenia zakresu migracji danych czy integracji między różnego typu systemami. Na tej podstawie powstaje specyfikacja techniczna, która później służy jako wytyczne do realizacji prac informatycznych.

Co dokładnie jest przedmiotem umowy?

Przedmiotem umowy jest oczywiście zaprojektowanie i wdrożenie systemu informatycznego w firmie. Należy jednak zadbać o precyzyjne określenie specyfiki poszczególnych części oprogramowania i jego funkcjonalności.

Klient powinien też określić czy chodzi mu o software przygotowywany na indywidualne zamówienie (tzw. oprogramowanie on-premise) czy woli skonfigurować dostępne rozwiązanie chmurowe (SaaS).

Pierwszy model oferuje większą personalizację za wyższą cenę, drugi wręcz przeciwnie. Na tym etapie należy określić również obowiązki stron umowy. W przypadku zamawiającego będzie to najczęściej:

• sporządzenie harmonogramu realizacji prac;
• przeprowadzenie migracji danych między systemami;
• zintegrowanie ze sobą różnych systemów informatycznych;
• oferowanie dodatkowych usług, jak chociażby przeprowadzenie testów oprogramowania, wsparcia powdrożeniowego, szkoleń pracowników zamawiającego, usługi helpdesk.

W jaki sposób określić harmonogram prac?

Wdrożenie systemu ERP powinno być podzielone na etapy, które wykonawca realizuje w konkretnych, z góry określonych terminach. W zależności od przyjętej metodologii wykonania prac (waterfall vs. agile) te terminy mogą być ujęte w mniej lub bardziej restrykcyjnej formie. Ze względu na modułowy charakter systemu ERP często jest tak, że zamawiający oczekuje wdrożenia poszczególnych części systemu systematycznie, np. modułu WMS po 45 dniach od rozpoczęcia wykonywania umowy, a modułu CMS po 60 dniach.

Ujęcie terminów w tak elastyczny sposób powoduje, że wykonawca dysponuje daleko idącą swobodą w zakresie przyjętych metod pracy tak długo jak realizuje zamierzenia zgodnie z wytyczonym planem. Dla zamawiającego jest to też zwykle wygodniejsze rozwiązanie niż przyjmowanie szczegółowych raportów o każdym zdarzeniu, ponieważ może on w tym czasie skupić się na prowadzeniu biznesu.

Dobrym rozwiązaniem zwiększającym dynamikę prac jest wprowadzenie obowiązku uzyskania pisemnej zgody przedstawiciela zamawiającego (najlepiej managera projektu, a nie członków zarządu) na istotne zmiany umowy, dotyczące np. przesunięcia terminu wykonania prac czy zwiększenia budżetu na poszczególne zadania.

Przeniesienie praw autorskich do programu komputerowego

Program komputerowy stanowi utwór w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Oznacza to, że autorskie prawa majątkowe i osobiste po jego stworzeniu przysługują wykonawcy. Aby zamawiający mógł legalnie korzystać z oprogramowania, strony muszą zawrzeć umowę o przeniesienie praw autorskich majątkowych na nabywcę. W przypadku rozwiązań chmurowych zwykle wystarczająca będzie licencja. Co powinno znaleźć się w takiej umowie? Przede wszystkim:

• dokładne oznaczenie utworu;
• moment przeniesienia praw autorskich;
• wynagrodzenie za przeniesienie praw autorskich;
• pola eksploatacji, czyli dopuszczalny zakres korzystania z utworu.

Kluczowe znaczenie ma w tym przypadku forma czynności prawnej – dla zgodnego z prawem przeniesienia praw autorskich niezbędna jest forma pisemna zwykła lub forma elektroniczna. Jeżeli strony decydują się na licencję, należy określić czas jej trwania, zakres terytorialny oraz możliwość udzielania sublicencji.

Praw autorskich osobistych wprawdzie nie można przenieść, ale wykonawca może zobowiązać się do ich niewykonywania.

Czy wykonawca może korzystać ze wsparcia podwykonawców?

Umowy takie zwykle zawierają deklarację zgodnie z którą wykonawca dysponuje wystarczającą wiedzą i możliwościami technicznymi, aby wykonać powierzone zadanie. Warto jednak uregulować kwestię możliwości korzystania z podwykonawców, ponieważ prace w ten sposób mogą przebiegać płynniej. Dotyczy to zwłaszcza projektów wymagających wdrożenia niszowych technologii. Jak rozwiązać ten problem?

Najprościej przewidzieć w umowie klauzulę, zgodnie z którą wykonawca przed powierzeniem jakiejkolwiek części prac innemu podmiotowi musi uzyskać na to pisemną zgodę zamawiającego, który ma jednocześnie prawo żądać udokumentowania kwalifikacji podwykonawcy. W ten sposób można obronić się przed spadkiem jakości.

Jak określić wynagrodzenie za stworzenie systemu ERP?

Umowy IT zwykle przewidują jeden z dwóch model wynagrodzenia:

• Fixed Price, czyli ryczałtowe wynagrodzenie na podstawie przygotowanego kosztorysu;
• Time & Material, czyli wynagrodzenie odpowiadające ilości czasu faktycznie poświęconego na stworzenie oprogramowania.

W przypadku umowy na stworzenie systemu ERP z reguły lepszym rozwiązaniem będzie Time & Material. Dlaczego? Wynika to z rozległości projektu oraz tego, że założenia jego realizacji często zmieniają się w trakcie realizacji. Dla wykonawcy ważne jest też, aby wynagrodzenie spływało w transzach po zakończeniu każdego z etapów. Dzięki temu uniknie on sytuacji, kiedy całość wynagrodzenia będzie wypłacona dopiero na sam koniec współpracy.

Gwarancje, kary umowne i inne sposoby na zabezpieczenie wykonania umowy

Ze względu na rozległość oraz stopień złożoności projektu, umowa na system ERP powinna być należycie zabezpieczona. Najprostszym rozwiązaniem będzie zwykle kara umowna, czyli zobowiązanie do zapłaty oznaczonej kwoty pieniężnej w razie niewykonania zobowiązania o charakterze niepieniężnym. Kodeks cywilny dopuszcza jednak różnego rodzaju inne mechanizmy, w tym wykonanie zastępcze, gwarancję czy wstrzymanie wypłaty wynagrodzenia.

Prawidłowo skonstruowana umowa na stworzenie systemu ERP powinna uwzględniać różne scenariusze, nie tylko te pozytywne. Aby należycie zabezpieczyć swoje interesy warto skorzystać z usług profesjonalistów, którzy stworzą kontrakt od podstaw, dopasowując go do potrzeb stron. Jeśli potrzebujesz pomocy w tym zakresie, zapraszamy do kontaktu! 

Potrzebujesz wsparcia prawnika IT? Napisz do mnie!