Umowa z agencją marketingową – na co zwrócić uwagę podpisując umowę z agencją?

Właściwie realizowany, a przede wszystkim skuteczny marketing to podstawa każdej działalności gospodarczej, również tej realizowanej przez software house’y. Decydując się na współpracę z agencją marketingową warto zadbać o mądrze skonstruowaną umowę, która będzie precyzyjna i zabezpieczy interesy obu stron kontraktu, dając szansę na długofalową współpracę. Na co zwrócić uwagę podpisując umowę z agencją marketingową?

Jak określić przedmiot umowy z agencją marketingową?

Podstawowym elementem każdej umowy jest określenie jej przedmiotu. W przypadku kontraktów z agencjami marketingowymi może być to zarówno umowa o dzieło, zlecenie, jak i świadczenie usług – w zależności od dominujących elementów kontraktu.

Przykładem umowy o dzieło będzie np. prowadzenie bloga firmowego polegające na opracowywaniu 10 tekstów miesięcznie według wskazań klienta. Z kolei zlecenie może polegać na realizacji współpracy z influencerami czy prowadzeniu profilu firmy w mediach społecznościowych.

W pierwszym przypadku agencja marketingowa dostarcza konkretny i z góry określony rezultat. W drugim dokłada starań, aby działania zostały zrealizowane prawidłowo i rzetelnie, ale rezultat lub jego brak nie ma tutaj znaczenia dla ewentualnych roszczeń.

Często bywa tak, że kampanie marketingowe składają się z wielu działań prowadzonych równolegle. W takiej sytuacji jej przedmiot będzie odpowiednio rozbudowany, a obowiązki stron, terminy ich realizacji i wynagrodzenie, dopasowane do każdego zadania z osobna.

Zamów pakiet umów IT!

Prawa i obowiązki stron umowy marketingowej

W przypadku rozległych kampanii marketingowych prawa i obowiązki stron określa jedna, duża umowa ramowa, w obrębie której zawierane są poszczególne zlecenia dotyczące realizacji poszczególnych projektów (np. prowadzenia profili social media, płatnych kampanii w ekosystemach reklamowych czy działań SEO strony software house’u).

Obowiązki klienta obejmują przede wszystkim:

• współdziałanie z agencją marketingową;
• terminową zapłatę wynagrodzenia.

Takie współdziałanie może polegać np. na przekazaniu materiałów graficznych lub specyfikacji technicznej produktów niezbędnej do opracowania materiałów sprzedażowych. Warto zastrzec w umowie, że agencja nie ponosi odpowiedzialności za nieterminową realizację swoich obowiązków, jeżeli jest to wynikiem braku współdziałania ze strony klienta.

Z kolei obowiązki agencji będą wyglądały odmiennie w zależności od szczegółów każdego z projektów. Dla realizacji poszczególnych obowiązków należy przewidzieć termin, którego przekroczenie będzie uprawniało drugą stronę do wysłania ewentualnego monitu, a w skrajnych przypadkach – wypowiedzenia umowy lub jej rozwiązania.

Jak zabezpieczyć zapłatę wynagrodzenia?

Projekty marketingowe mogą być rozliczane na wiele sposobów. Mniejsze i krótkotrwałe działania są opłacane całościowo po zakończeniu działań i wystawieniu faktury. W przypadku współpracy trwającej wiele miesięcy częściej można spotkać się z rozliczeniami comiesięcznymi lub w transzach, po zakończeniu konkretnego etapu działań.

Ważnym – choć często pomijanym – elementem jest opisanie w umowie kosztów dodatkowych, niezwiązanych bezpośrednio z kreacją kampanii. Mogą to być np. licencje do zdjęć stockowych, płatne czcionki czy utwory. Warto dokładnie wskazać, kto ponosi opłaty za takie zasoby.

Przykład postanowienia dotyczącego zapłaty może wyglądać następująco – „Zapłata za wykonane przez wykonawcę prace nastąpi w terminie 7 dni od dnia prawidłowego wystawienia i doręczenia faktury”.

Jak zadbać o prawa autorskie w umowie z agencją marketingową?

Podczas tworzenia kampanii marketingowej niemal zawsze dojdzie do stworzenia dzieła będącego utworem w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Mogą to być posty na serwisy FB lub LinkedIn, artykuły blogowe stworzone przez copywritera czy szata graficzna e-booka. Z momentem powstania utworu dochodzi jednocześnie do kreacji praw autorskich majątkowych oraz osobistych.

Aby software house mógł korzystać z utworów bez naruszania monopolu prawnoautorskiego, w umowie należy zagwarantować, że:

• agencja będzie dysponowała prawami autorskimi majątkowymi do utworu (czyli dojdzie do ich przejścia z pracownika na agencję);
• agencja przeniesie prawa autorskie majątkowe na klienta.

Sama klauzula dotycząca przeniesienia praw autorskich pod rygorem nieważności powinna zostać zawarta na piśmie i określać przynajmniej:

• zakres przedmiotowy utworów;
• wynagrodzenie za przeniesienie utworów;
• pola eksploatacji, czyli zakres dopuszczalnego korzystania z utworów.

Teoretycznie podobny skutek wywrze umowa licencji, choć będzie ona miała charakter czasowy co oznacza, że po upływie jej obowiązywania wszystkie prawa autorskie powrócą do agencji marketingowej. Takie rozwiązanie nie zawsze będzie optymalne dla klienta.

Prawa autorskie a sztuczna inteligencja

Jeżeli agencja przy kreacji materiałów (np. postów) korzysta z narzędzi AI, warto ten fakt wyraźnie wskazać w umowie. Trzeba też odpowiednio zmodyfikować output data wygenerowany przez program tak, aby rzeczywiście doszło do powstania utworu.

Nie ma możliwości, aby prawa autorskie zostały przeniesione do „czystego” rezultatu prac AI, ponieważ nie ma on statusu utworu. Co więcej rodzi to ryzyko plagiatu (w zależności od tego jaki zakres danych treningowych został użyty do stworzenia „dzieła”).

Klauzula zakazu konkurencji

Klauzule, a niekiedy nawet całe umowy, dotyczące poufności pozwalają na zabezpieczenie się każdej ze stron przed działaniem na rzecz konkurencji. Software house w ten sposób ma pewność, że przygotowywane dla niego materiały i sposób działania będą unikalne i zapewnią mu przewagę konkurencyjną. Z kolei agencja marketingowa zyskuje klienta na wyłączność, co w praktyce oznacza wyższy zysk i pewność przychodów. Konstruując umowę o zakazie konkurencji należy pamiętać o takich elementach, jak:

• zakres przedmiotowy i terytorialny zakazu;
• czas obowiązywania zakazu;
• ewentualne wynagrodzenie za czas obowiązywania zakazu konkurencji;
• sankcja za naruszenie zakazu.

Wzór umowy o zakazie konkurencji znajdziesz w naszym sklepie – https://umowywit.pl/produkt/umowa-o-zakazie-konkurencji/

NDA, czyli klauzula nakazująca zachowanie poufności

Umowy na usługi marketingowe zwykle zakładają przekazania przez klienta materiałów o istotnym znaczeniu dla prowadzonej działalności. Mogą to być biznesplany, listy klientów lub kontrahentów czy specyfikacje techniczne świadczonych usług. W szczególności dla software house’u istotne jest, aby te informacje nie wydostały się „na zewnątrz”. Budując klauzulę NDA trzeba pamiętać przede wszystkim o:

• definicji informacji niejawnych;
• sprecyzowania pojęcia naruszenia poufności;
• działaniach, jakie muszą zostać podjęte, aby należycie zabezpieczyć informacje;
• czasie obowiązywania NDA;
• sankcji za naruszenie obowiązku zachowania poufności.

Warto pamiętać, że – zarówno zakaz konkurencji, jak i NDA – dotyczą umowy zawieranej w realiach współprac B2B. W praktyce oznacza to dla stron daleko większą swobodę w ich formułowaniu, niż np. w stosunku pracy. Możliwość odwołania się do zasady swobody umów (art. 3531 k.c.) nie oznacza jednak, że takie postanowienia mogą przybrać dowolne brzmienie. Wszelkie wątpliwości warto skonsultować ze specjalistami.

Wzór umowy NDA o zachowaniu poufności również możesz zamówić w naszym sklepie z wzorami dokumentów – https://umowywit.pl/produkt/umowa-nda-o-zachowaniu-poufnosci/

W jakiej formie zawrzeć umowę z agencją marketingową?

Zarówno w przypadku dzieła, zlecenia, jak i umów hybrydowych o zbliżonej konstrukcji ustawodawca nie wymaga zachowania formy szczególnej. W praktyce oznacza to, że szczegóły współpracy można „dograć” nawet ustnie. Warto jednak zadbać o dochowanie formy pisemnej dla celów dowodowych tak, aby w razie sporu sądowego można jasno określić, na co właściwie umówiły się strony.

Rozwiązaniem często stosowanym w praktyce jest zarezerwowanie też formy pisemnej do zmian umowy w zakresie głównych postanowień (np. budżetu na kampanię reklamową). Z kolei dla mniejszych zadań (np. podziału poszczególnych zadań czy przesunięcia terminów) warto jest przewidzieć formę dokumentową. Dzięki temu strony zachowują elastyczność, ale jednocześnie stabilność współpracy.

Odpowiedzialność za niewykonanie umowy i kary umowne. Czy trzeba je regulować?

Umowa powinna jasno określać zasady odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy, a także dostarczenie materiałów, które naruszają prawa osób trzecich. Aby uprościć proces dochodzenia naprawienia szkody, strony mogą wprowadzić do kontraktu kary umowne przewidujące obowiązek zapłaty oznaczonej kary pieniężnej w razie wystąpienia konkretnego naruszenia o charakterze niepieniężnym.

Oczywiście nie są to wszystkie elementy umowy o współpracę z agencją marketingową. Należy przewidzieć postanowienia dotyczące m.in. przetwarzania danych osobowych, wypowiedzenia i rozwiązania umowy czy możliwość korzystania przez agencję z podwykonawców.

Potrzebujesz wzoru umowy o świadczenie usług marketingowych? Napisz do mnie!