Niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy IT — jak działać, by uniknąć sporu prawnego?

Gospodarcza współpraca wykonawcy i zamawiającego praktycznie zawsze wiąże się z ryzykiem zaistnienia sporu między stronami umowy. Choć nie da się go ostatecznie wyeliminować, poprzez odpowiednie konstruowanie umów można zminimalizować ryzyko niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań wynikających z kontraktu. Jak tworzyć bezpieczne umowy IT?

Dlaczego opłaca się unikać sporów prawnych?

Strony zawierające umowę o współpracę często dążą do tego, aby maksymalnie „dociążyć” kontrahenta różnego rodzaju mechanizmami ułatwiającymi dochodzenie ewentualnego odszkodowania. Na pierwszy rzut oka takie postępowanie może wydawać się rozsądne, w końcu chodzi o to, aby maksymalnie zabezpieczyć swój interes, prawda?

Teoretycznie tak to wygląda, w praktyce każdy spór sądowy – nawet ten o zastrzeżoną karę umowną – to swego rodzaju niewiadoma. Rozstrzygnięcie w postaci wyroku może doprowadzić do skutków trudnych do przewidzenia, a dla klienta często jest także kosztowne. Konieczność stawiennictwa na rozprawach, opłaty za obsługę prawną czy opinie biegłych – to wszystko generuje wydatki, których można by uniknąć, gdyby kontrakt był sporządzony w sposób przemyślany już na samym początku.

Sprawdź również: Spory sądowe w branży IT z perspektywy wykonawcy

Zamów wzory umów IT!

Należyte oznaczenie celu i przedmiotu umowy

Strony powinny zadbać o to, aby odpowiednio zdefiniować przedmiot umowy, czyli to, co ma zostać wykonane w ramach współpracy. W kontrakcie przedmiot umowy zwykle określa się lapidarnie, jego dokładniejszy opis najczęściej trafia do załącznika. Opisując przedmiot umowy, należy wskazać takie elementy, jak:

• funkcje tworzonego oprogramowania;
• parametry oprogramowania, np. wykorzystane technologie, kompatybilność sprzętowa;
• obowiązki niezwiązane bezpośrednio z tworzeniem software’u, np. szkolenie pracowników, utrzymanie oprogramowania, migracja danych.

Sposób opisywania przedmiotu umowy będzie wyglądał inaczej w zależności od przyjętej metodologii tworzenia oprogramowania (Waterfall vs. Agile).

Przygotowując przedmiot umowy, nie można zapominać o definicjach. Powinny być one napisane zrozumiałym, przejrzystym językiem. Kluczowe znaczenie mają także terminy, czyli harmonogramowanie poszczególnych etapów prac.

Sprawdź również: Przedmiot umowy wdrożeniowej

Dokumentowanie prac do celów dowodowych

Aby uniknąć sporu w związku z nieprawidłową realizacją umowy przez wykonawcę, warto zadbać o tworzenie dokumentacji na potrzeby umowy. Powinna ona powstawać zarówno od strony wykonawcy (np. backlog, komunikacja między członkami zespołu), jak i zamawiającego (wszelkiego rodzaju wezwania kierowane do wykonawcy, zmiany założeń w zakresie umowy).

Dokumentacja w razie procesu pozwoli jasno wykazać, czy w rzeczywistości prace były realizowane w sposób prawidłowy, a jeżeli nie, która ze stron ponosi winę za taki stan rzeczy.

Jak powinien wyglądać odbiór prac w IT?

Wiele projektów z zakresu IT to prace rozległe, które trwają nawet kilka lat. Zwlekanie z odbiorem do zakończenia wszystkich etapów rodzi po stronie zamawiającego ryzyko, że jakaś część (lub w skrajnych przypadkach całość) software’u nie zostanie wykonana zgodnie z zamówieniem. Aby uniknąć takiej sytuacji, warto z wyprzedzeniem podzielić prace na poszczególne etapy (tzw. kamienie milowe – milestone’y). Po zakończeniu każdego z nich zamawiający powinien dokonać odbioru. W umowie powinna znaleźć się klauzula, zgodnie z którą brak zastrzeżeń o do jakości wykonanych prac jest równoznaczny z ich akceptacją.

Organizacja odbiorów w IT wymaga przemyślanego opracowania całej procedury, w tym wskazania:

• kto wzywa do dokonania odbioru i kto go przeprowadza;
• w jakim terminie należy przeprowadzić odbiór prac;
• czy odbiór przewiduje testy, a jeżeli tak, kto je realizuje (przedstawiciele wykonawcy czy zamawiającego);
• jak należy rozumieć Definition of Done.

Odbiór powinien zostać zakończony podpisaniem protokołu przez przedstawicieli obu stron. W kontekście odbioru trzeba pamiętać również o przeniesieniu praw autorskich do stworzonego oprogramowania. Bez tego zamawiający nie będzie mógł z niego korzystać, inaczej wkroczy w monopol prawnoautorski wykonawcy. Umowa o przeniesienie praw autorskich powinna zawierać postanowienia m.in. co do pól eksploatacji, terminu przejścia praw i dokładnego oznaczenia utworu.

Sprawdź również: Odbiory w projektach IT – jak powinna wyglądać procedura odbioru oprogramowania?

Jak szybko występować do wykonawcy z wnioskiem o naniesienie poprawek?

Zamawiający często uważają, że konsekwencje niewykonania lub nieprawidłowego wykonania umowy obciążają wyłącznie wykonawcę, ale to jedynie złudzenie. Ewentualne opóźnienia w związku z koniecznością naniesienia poprawek mają wpływ także na założenia biznesowe, termin publikacji oprogramowania i przychody z jego sprzedaży lub wykorzystania w biznesie. Również dla zachowania dobrej relacji między stronami ewentualne błędy warto sygnalizować jak najszybciej.

Jak skłonić stronę do należytego wykonywania umowy?

Oprócz postanowień, które znajdują się w praktycznie każdej umowie IT, strony mogą wprowadzić do kontraktu różnego rodzaju mechanizmy bezpieczeństwa. Możliwych rozwiązań jest wiele, warto jednak pamiętać, aby nie przesadzić i dopasować zabezpieczenia należytego wykonania umowy zarówno do wartości kontraktu, jak i możliwości finansowych stron.

Wprowadzenie do umowy kary umownej w wysokości miliona złotych w sytuacji, kiedy wartość tworzonego oprogramowania to 100 tysięcy złotych najprawdopodobniej umożliwi wykonawcy podniesienia zarzutu miarkowania przed sądem. W rezultacie zaś zastrzeżenie będzie nieskuteczne.

Kary umowne

Kary umowne to typowe zabezpieczenie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań o charakterze niepieniężnym. Są one oderwane od wysokości szkody, co więcej, strona żądająca zapłaty kary umownej nie musi w ogóle wykazywać, że do powstania szkody doszło. Zastrzegając karę umowną, dobrze jest wskazać na możliwość dochodzenia odszkodowania uzupełniającego.

Wypada wspomnieć, że kary umowne nie muszą być określone w sposób zryczałtowany, ale także progresywny, np. kara w wysokości 0,5% wynagrodzenia za każdy dzień opóźnienia.

Sprawdź: Kary umowne w umowach IT – co warto wiedzieć?

Wykonanie zastępcze

Wykonanie zastępcze pozwala na skorzystanie z usług innego dostawcy usług w sytuacji, kiedy kontrahent nie realizuje swoich obowiązków. Tego rodzaju prace są wykonywane na koszt dłużnika z tym zastrzeżeniem, że nie mogą prowadzić do rozszerzenia funkcjonalności oprogramowania. Wykonaniem zastępczym nie może być więc objęty rozwój software’u. To wierzyciel będzie musiał wykazać zakres prac oraz wysokość rynkowego wynagrodzenia.

Sprawdź: Wykonywanie zastępcze w umowach IT

Gwarancja

Kolejnym mechanizmem minimalizującym ryzyko nieprawidłowego wykonania umowy jest udzielenie przez wykonawcę gwarancji. Polega ona na zobowiązaniu się do podjęcia określonych działań, np. naniesienia poprawek, usunięcia błędów w razie zgłoszenia nieprawidłowości. Gwarancja może być udzielona na kilka miesięcy lub nawet na kilka lat, w zależności od ustaleń stron.

Sprawdź również: Gwarancja a rękojmia w umowach IT

Czy w przypadku sporu trzeba od razu iść do sądu?

Załóżmy, że strony umowy o wdrożenie oprogramowania nie mogą dojść do porozumienia co do prawidłowości wdrożenia funkcjonalności oprogramowania. W rezultacie zamawiający stwierdza, że doszło do opóźnienia w realizacji prac i wzywa wykonawcę do zapłaty kary umownej. Czy to oznacza, że od razu trzeba występować z pozwem do sądu?

Przedsiębiorcy mogą wybrać nie tylko postępowanie sporne, ale również mediację lub arbitraż. Często takie polubowne metody rozwiązywania sporów przynoszą lepsze rezultaty niż postępowanie wywołane wytoczeniem powództwa. Co więcej, robią to szybciej i taniej. Choć więc wystosowanie pozwu może wydawać się naturalną konsekwencją nieporozumienia, nie trzeba od razu bagatelizować innych dróg do osiągnięcia konsensusu.

Sporządzanie umów IT – Kancelaria Linke Kulicki

Dobrze skonstruowana umowa IT daje nadzieję na wieloletnią współpracę stron i obustronne zadowolenie z kooperacji. Zdecydowana większość kontraktów zawieranych w obszarze IT to jednak umowy nienazwane, które nie mają jasno określonych ram. Aby mieć pewność, że umowa zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa prawnego i biznesowego, warto zlecić jej sporządzenie kancelarii prawnej.

Kancelaria Linke Kulicki specjalizuje się w obsłudze prawnej dla podmiotów działających w branży IT. Niezależnie od tego czy jesteś zamawiającym, czy wykonawcą, nasz zespół zadba o należyte zabezpieczenie Twoich interesów. Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możemy Ci pomóc.

Potrzebujesz wsparcia prawnika IT? Napisz do mnie!