Personel i kierownicy projektu w umowie wdrożeniowej. Poradnik dla software house’ów #15

Kwestia personelu każdej ze stron umowy wdrożeniowej jak i kierowników projektu wykonawcy i zamawiającego jest niezwykle ważnym elementem każdego projektu IT. Można zapisać wszystko w umowie wdrożeniowej ale to personel i kierownicy projektu ją realizują. Ważne aby odpowiednio zadbać o ten aspekt.

Celem postanowienia dotyczącego personelu jest dobre zorganizowanie prac w projekcie. Ma to być swojego rodzaju instrukcja postępowania dla każdego członka zespołu wykonawcy i zamawiającego z kierownikami projektu na czele.

Oczywiście postanowienia dotyczące organizacji prac zależą od wybranej metodyki projektowej. Jednak w dalszym ciągu większość umów wdrożeniowych realizowanych jest w metodyce waterfall lub formie tzw. “zwinnego waterfallu”, który jest mieszanką metodyki kaskadowej z metodykami agile.

Artykuł jest częścią serii dotyczącej umowy wdrożeniowej, poniżej znajdziesz odnośniki do pozostałych wpisów. Jeśli, któryś z artykułów nie jest jeszcze podlinkowany, oznacza to, że wpis dotyczący tego zagadnienia pojawi się na blogu w najbliższej przyszłości.

Pełnomocnictwo dla kierownika projektu IT

Pierwszą rzeczą o jaką trzeba zadbać to odpowiednie umocowanie osób odpowiedzialnych za kierowanie projektem po każdej ze strony. Dzięki temu unikniesz niepotrzebnego chaosu decyzyjnego. Zdarza się, że równolegle podejmowanych jest w projekcie kilka decyzji jednocześnie przez różne osoby. Należy tego unikać. Wiążące decyzje po każdej ze stron powinna zawsze podejmować jedna osoba.

Jeśli sama umowa wdrożeniowa nie wskazuje osób umocowanych do podejmowania decyzji to należy zadbać aby taka osoba posiadała odpowiednie pełnomocnictwo (oczywiście w sytuacjach gdy nie jest umocowana do reprezentowania firmy np. jako członek zarządu lub prokurent).

Plan komunikacji 

Umowa wdrożeniowa, szczególnie przy bardziej skomplikowanych i długotrwałych projektach, powinna zawierać postanowienie z planem komunikacji. Często jest to po prostu załącznik do umowy wdrożeniowej.

Plan komunikacji określa sposób organizacji i zarządzania projektem. Wskazuje schemat komunikacji podczas realizacji umowy przez poszczególne “organy” projektowe. Wskazuje się więc procedurę komunikacji poprzez określenie nadawcy i adresata informacji, przedmiot informacji, termin i forma przekazywania informacji. Przykładowo może to wyglądać w następujący sposób:

Zamów wzór umowy wdrożeniowej!

Jak definiować personel w projektach IT?

Umowy wdrożeniowe często posiadają definicję personelu. Jest to ważne z uwagi na to, że strony potem odwołują się do tej definicji w postanowieniach dotyczących zakazu konkurencji oraz zakazu zatrudniania personelu drugiej strony.

Kluczowa jest więc definicja personelu, szczególnie, że w branży IT popularne jest zatrudnianie freelancerów, którzy pracują dla kilku klientów jednocześnie. Przykładowa definicja personelu może brzmieć następująco:

Osoby fizyczne będące w stosunku pracy z Wykonawcą, a także prowadzące indywidualną działalność gospodarczą, o ile wykonują swoją pracę osobiście oraz osoby fizyczne zatrudnione przez Wykonawcę na podstawie innej umowy cywilnoprawnej. 

Umowy wdrożeniowe niekiedy przewidują także klauzule zobowiązujące wykonawcę do zapewnienia stałości personelu. Przykładowa klauzula dotycząca stałości personelu może brzmieć następująco:

Wykonawca zobowiązuje się, że skład Personelu nie będzie podlegał zmianom bez ważnej przyczyny niezależnej od działań Wykonawcy. W razie wystąpienia takiej przyczyny zostanie ona przedstawiona Zamawiającemu na piśmie. Jeżeli konieczna będzie zmiana członka Personelu, Wykonawca niezwłocznie przedstawi Zamawiającemu na piśmie nowego członka personelu o doświadczeniu i umiejętnościach co najmniej równym doświadczeniu i umiejętnościom zastępowanego członka Personelu. 

Role projektowe w umowie wdrożeniowej

Umowy wdrożeniowe cały czas w większości wykonywane są w tradycyjnych metodykach pracy. Co prawda większość wykonawców twierdzi, że pracuje zwinnie (agile’owo) to gdy zajrzymy do umów stosowanych przez nich zazwyczaj zobaczymy klasyczną pracę w waterfallu.

W konsekwencji to zwinne pracowanie często ogranicza się do wewnętrznych praktyk zespołu pracującego po stronie wykonawcy. Wobec tego sama umowa wdrożeniowa zazwyczaj zawiera klasyczne role projektowe znane z metodyki kaskadowej.

Jakie są to role? Spotkać można się z:

• komitetem sterującym,
• koordynatorem,
• kierownikiem projektu,
• zespołem projektowym,
• ekspertami dziedzinowymi.

Komitet sterujący – organ składający się z przedstawicieli wykonawcy i zamawiającego. Jego zadaniem jest kontrola i monitoring realizacji umowy i ryzyk. W razie potrzeby to komitet sterujący decyduje w strategicznych kwestiach dla projektu w tym o priorytetach prac i dalszych kierunkach prac.

Koordynator – osoba, która zajmuje się koordynowaniem stron od strony administracyjnej. Zazwyczaj zajmuje się pilnowaniem aby usuwać organizacyjne przeszkody pozostałym osobom z projektu oraz koordynowaniem komunikacji stron.

Kierownik projektu – podstawowa osoba po każdej ze stron. Dla uniknięcia chaosu w projekcie każda ze stron powinna mieć jednego kierownika projektu. Jest on bezpośrednio odpowiedzialny odpowiedzialny za merytoryczne prace w projekcie, w tym za sprawne działanie zespołu projektowego. Zajmuje się bieżącą aktualizacją dokumentacji projektowej. Do jego zadań należy także pilnowanie budżetu projektu. Nadzoruje również zasoby osobowe i raportuje do komitetu sterującego.

Zespół projektowy – to osoby bezpośrednio realizujące projekt (np. programiści, graficy itd.). Zadania zespołowi projektowemu przydziela kierownik projektu.

Eksperci dziedzinowi – osoby, które nie są stałymi członkami zespołu projektowego ale posiadają specjalistyczną wiedzę potrzebną do prowadzenia projektu. Czasami zamawiający korzystają z takich ekspertów dziedzinowych aby przeprowadzić zewnętrzny audyt jakości.