Rozwiązywanie sporów. Poradnik dla software house’ów #5

Umowy towarzyszą przedsiębiorcy na każdym kroku. Często nie przykłada się jednak uwagi do ich dokładnego analizowania czy dopracowywania. Piszę i mówię o tym często. Jeśli czytasz ten blog to wiesz już, że umowa powinna więc być swojego rodzaju drogowskazem, w jaki sposób postępować, gdy jej strony nie będą wywiązywać się ze swoich zobowiązań.

Z tego artykułu dowiesz się tego, jak sformułować dobrą i przede wszystkim skuteczną klauzulę rozwiązywania sporów.

Artykuł jest częścią serii dotyczącej umowy wdrożeniowej, poniżej znajdziesz odnośniki do pozostałych wpisów. Jeśli, któryś z artykułów nie jest jeszcze podlinkowany, oznacza to, że wpis dotyczący tego zagadnienia pojawi się na blogu w najbliższej przyszłości.

Klauzula rozwiązywania sporów to nic innego jak określenie zasad rozwiązywania konfliktów pomiędzy stronami, które powstały w wyniku realizacji danej umowy. Jest to zazwyczaj jedno z ostatnich postanowień w umowie, które standardowo brzmi następująco:

Spory powstałe w wyniku wykonywania niniejszej umowy będą rozwiązywane polubownie. W przypadku braku porozumienia, spór zostanie poddany pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego.

Tą przykładową treść klauzuli, spotkasz najczęściej w funkcjonujących w obrocie gospodarczym umowach, w tym w umowach wdrożeniowych. Będzie ona jednak w większości przypadków niewystarczająca i mało efektywna.

Skoro cała umowa powinna być mapą wzajemnych relacji pomiędzy jej stronami, podobnie powinieneś potraktować klauzulę rozwiązywania sporów. Tak sformułowana klauzula dotycząca sporów może w ogóle nie pojawić się w umowie gdyż nie wskazuje nic ponad to co wynika z Kodeksu postępowania cywilnego.

Dobrze sformułowana klauzula rozwiązywania sporów powinna wskazywać szczegółowo kolejne kroki, które przybliżą obie strony do rozwiązania konfliktu. Należy założyć, że skierowanie sprawy do sądu jest dopiero ostatnim krokiem jak powinieneś uczynić. Zauważ, że wyżej wskazany przykład klauzuli nie zawiera jasnych wytycznych, wskazujących co powinny zrobić strony w celu uzyskania porozumienia.

Dowiadujesz się tylko, że strony najpierw powinny rozwiązać konflikt polubownie a potem skierować go na drogę sądową. Ale kiedy ma się to odbyć i po jakim czasie negocjacji już nie. Taka klauzula nie wskazuje także właściwości sąd. W efekcie, próba polubownego rozwiązania sporu będzie skończy się na wysłaniu jakiegoś rodzaju pisma.

Na co więc powinieneś zwrócić uwagę przy tworzeniu klauzuli rozwiązywania sporów? Na to aby spór został rozwiązany bez konieczności kierowania go na drogę sądową, która często może być kosztowna i zawsze będzie czasochłonna.

Jakie masz możliwości? W zasadzie dwie.

Po pierwsze mogą to być negocjacje prowadzone przez same zainteresowane strony.

Po drugie, może to być mediacja, którą prowadzi niezależny profesjonalista z ośrodka mediacyjnego. Z własnego doświadczenia, czyli osoby reprezentującej jedną ze stron sporu, wiem, że mediacja jest niezwykle skutecznym narzędziem do rozwiązywania konfliktów. Warunkiem jest jednak wybranie odpowiedniego środka mediacyjnego.

1. W przypadku sporu wynikającego z realizacji niniejszej umowy, strony postanawiają prowadzić w pierwszej kolejności negocjacje w celu jego polubownego rozwiązania. Strony postanawiają negocjować w dobrej wierze i do rozmów tych angażować osoby mające umocowanie do podejmowania wiążących decyzji.
2. Jeżeli w terminie X dni od daty rozpoczęcia negocjacji Strony nie osiągną porozumienia, spór zostanie skierowany do mediacji w celu przeprowadzenia postępowania mediacyjnego. Ośrodek mediacyjny oraz osoba mediatora zostanie wybrana za zgodą wszystkich Stron.
3. Koszty związane z wszczęciem i prowadzeniem postępowania mediacyjnego (m.in. wynagrodzenie mediatora i jego wydatki) Strony będą ponosić w częściach równych. Inne koszty powstałe w związku z mediacją dotyczące jedynie danej Strony (m.in. przejazdy, utracone wynagrodzenie, koszty obsługi prawnej oraz wszelkie inne koszty, utracone korzyści), każdy Uczestnik ponosi za siebie.
4. Jeżeli w terminie X dni od daty rozpoczęcia mediacji Strony nie osiągną porozumienia spór zostanie poddany pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego dla XYZ.

Powyższa propozycja stanowi rozszerzoną wersję klauzuli rozwiązywania sporów, którą można modyfikować poprzez jej uproszczenie lub dodanie kolejnych etapów przedsądowego rozwiązywania sporu.

Pamiętaj również aby wszystko dopasować do charakteru danego stosunku prawnego. Im bardziej skomplikowany, tym większą uwagę powinieneś przyłożyć do dobrego opracowania poszczególnych etapów rozwiązywania konfliktu.

Pamiętaj, że prędzej czy później podczas prowadzenia firmy dojdzie do konfliktu z którymś z kontrahentów. Warto się na to więc dobrze przygotować już na etapie przygotowywania umowy.