Personel i kierownicy projektu IT w umowie wdrożeniowej. Poradnik dla software house’ów #15

Kwestia personelu każdej ze stron umowy wdrożeniowej jak i kierowników projektu wykonawcy i zamawiającego jest niezwykle ważnym elementem każdego projektu IT. Można zapisać wszystko w umowie wdrożeniowej ale to personel i kierownicy projektu ją realizują. Ważne aby odpowiednio zadbać o ten aspekt.

Artykuł jest częścią serii dotyczącej umowy wdrożeniowej, poniżej znajdziesz odnośniki do pozostałych wpisów. Jeśli, któryś z artykułów nie jest jeszcze podlinkowany, oznacza to, że wpis dotyczący tego zagadnienia pojawi się na blogu w najbliższej przyszłości.

Pełnomocnictwo dla kierownika projektu IT

Pierwszą rzeczą o jaką trzeba zadbać to odpowiednie umocowanie osób odpowiedzialnych za kierowanie projektem po każdej ze strony. Dzięki temu unikniesz niepotrzebnego chaosu decyzyjnego. Zdarza się, że równolegle podejmowanych jest w projekcie kilka decyzji jednocześnie przez różne osoby. Należy tego unikać. Wiążące decyzje po każdej ze stron powinna zawsze podejmować jedna osoba.

Jeśli sama umowa wdrożeniowa nie wskazuje osób umocowanych do podejmowania decyzji to należy zadbać aby taka osoba posiadała odpowiednie pełnomocnictwo (oczywiście w sytuacjach gdy nie jest umocowana do reprezentowania firmy np. jako członek zarządu lub prokurent). Pełnomocnictwo dla kierownika projektu powinno precyzyjnie określać zakres jego uprawnień. Typowe uprawnienia obejmują podpisywanie i poświadczanie za zgodność z oryginałem dokumentacji projektowej, podejmowanie zobowiązań finansowych w zakresie realizacji projektu oraz reprezentowanie firmy w sprawach dotyczących realizacji projektu.

Warto pamiętać, że pełnomocnictwo jest zazwyczaj udzielane na czas trwania projektu i może być odwołane w każdym czasie. Kluczowe jest również to, aby kierownik projektu lub upoważniony nadzorca delegował wszelkie swoje działania na piśmie – zapewni to jasność co do tego, kto posiada uprawnienia do wydawania instrukcji lub zatwierdzania elementów projektu.

Istotną kwestią jest rozróżnienie między akceptacją działań wykonawcy przez kierownika projektu a przeniesieniem odpowiedzialności. Akceptacja przez kierownika projektu pewnych działań wykonawcy, na przykład projektu technicznego, nie przenosi odpowiedzialności z wykonawcy na kierownika projektu czy zamawiającego. Jest to kluczowe dla uniknięcia nieuzasadnionej odpowiedzialności po stronie klienta lub jego przedstawiciela.

Zamów wzór umowy wdrożeniowej IT!

Plan komunikacji w umowie wdrożeniowej

Umowa wdrożeniowa, szczególnie przy bardziej skomplikowanych i długotrwałych projektach IT, powinna zawierać postanowienie z planem komunikacji. Często jest to po prostu załącznik do umowy wdrożeniowej.

Plan komunikacji określa sposób organizacji i zarządzania projektem. Wskazuje schemat komunikacji podczas realizacji umowy przez poszczególne “organy” projektowe. Wskazuje się więc procedurę komunikacji poprzez określenie nadawcy i adresata informacji, przedmiot informacji, termin i forma przekazywania informacji.

Plan komunikacji to znacznie więcej niż tylko tabela z przepływem informacji – to kompleksowa strategia dla całej komunikacji projektowej. Jego głównym celem jest zapewnienie klarowności i zmniejszenie nieporozumień, pomagając zespołowi i interesariuszom zrozumieć, co, kiedy i jak będzie komunikowane.

Przykładowo może to wyglądać w następujący sposób:

Efektywny plan komunikacji powinien również uwzględniać różnicę między komunikacją typu „push” i „pull”. Informacje typu „push” to te, które są aktywnie rozsyłane do odbiorców – na przykład raporty statusu dla zarządu, które powinny być gotowe do użycia bez konieczności klikania w linki. Z kolei informacje typu „pull” są dostępne na żądanie w centralnym repozytorium, jak szczegóły techniczne, do których użytkownicy wiedzą, gdzie i jak uzyskać dostęp.

Plan komunikacji powinien również zawierać procedury eskalacji problemów. Jasno zdefiniowana procedura eskalacji określa kryteria, kiedy problem wymaga uwagi na wyższym poziomie zarządzania, definiuje poziomy eskalacji wraz z konkretnymi uprawnieniami i odpowiedzialnościami oraz ustala ramy czasowe reakcji na każdym poziomie.

Dobrze funkcjonująca procedura eskalacji zapewnia terminowe rozwiązywanie problemów, usprawnia komunikację między zespołem a kierownictwem oraz pozwala na efektywną alokację zasobów w sytuacjach kryzysowych.

Jak definiować personel w projektach IT?

Umowy wdrożeniowe często posiadają definicję personelu. Jest to ważne z uwagi na to, że strony potem odwołują się do tej definicji w postanowieniach dotyczących zakazu konkurencji oraz zakazu zatrudniania personelu drugiej strony.

Kluczowa jest więc definicja personelu, szczególnie, że w branży IT popularne jest zatrudnianie freelancerów, którzy pracują dla kilku klientów jednocześnie. Przykładowa definicja personelu może brzmieć następująco:

Osoby fizyczne będące w stosunku pracy z Wykonawcą, a także prowadzące indywidualną działalność gospodarczą, o ile wykonują swoją pracę osobiście oraz osoby fizyczne zatrudnione przez Wykonawcę na podstawie innej umowy cywilnoprawnej. 

Umowy wdrożeniowe niekiedy przewidują także klauzule zobowiązujące wykonawcę do zapewnienia stałości personelu. Klauzule stałości personelu mają szczególne znaczenie w projektach IT, gdzie utrata kluczowego specjalisty może znacząco wpłynąć na postęp prac.

W polskim prawie, choć pakt stałości nie jest wprost regulowany, jego ważność opiera się na zasadzie swobody umów z art. 353¹ Kodeksu cywilnego. Ważne jest jednak, aby ewentualne kary umowne za niezapewnienie stałości personelu były proporcjonalne i nie miały charakteru nadmiernie uciążliwego.

Umowy wdrożeniowe niekiedy przewidują także klauzule zobowiązujące wykonawcę do zapewnienia stałości personelu. 

Przykładowa klauzula dotycząca stałości personelu może brzmieć następująco:

Wykonawca zobowiązuje się, że skład Personelu nie będzie podlegał zmianom bez ważnej przyczyny niezależnej od działań Wykonawcy. W razie wystąpienia takiej przyczyny zostanie ona przedstawiona Zamawiającemu na piśmie. Jeżeli konieczna będzie zmiana członka Personelu, Wykonawca niezwłocznie przedstawi Zamawiającemu na piśmie nowego członka personelu o doświadczeniu i umiejętnościach co najmniej równym doświadczeniu i umiejętnościom zastępowanego członka Personelu. 

Warto również rozważyć wprowadzenie klauzul dotyczących kluczowego personelu (Key Personnel Clauses). Takie klauzule identyfikują konkretne osoby, których umiejętności i doświadczenie są niezbędne dla prawidłowego wykonania umowy. Mogą one wymagać przedstawienia CV co najmniej dwóch kandydatów o odpowiednich kwalifikacjach w przypadku konieczności zastąpienia kluczowego pracownika oraz przewidywać minimalny okres współpracy między ustępującym a nowym członkiem personelu dla zapewnienia płynnego przekazania obowiązków.

Role projektowe w umowie wdrożeniowej

Umowy wdrożeniowe cały czas w większości wykonywane są w tradycyjnych metodykach pracy. Co prawda większość wykonawców twierdzi, że pracuje zwinnie (agile’owo) to gdy zajrzymy do umów stosowanych przez nich zazwyczaj zobaczymy klasyczną pracę w waterfallu.

W konsekwencji to zwinne pracowanie często ogranicza się do wewnętrznych praktyk zespołu pracującego po stronie wykonawcy. Wobec tego sama umowa wdrożeniowa zazwyczaj zawiera klasyczne role projektowe znane z metodyki kaskadowej.

Jakie są to role? Spotkać można się z:

• komitetem sterującym,
• koordynatorem,
• kierownikiem projektu,
• zespołem projektowym,
• ekspertami dziedzinowymi.

Komitet sterujący – organ składający się z przedstawicieli wykonawcy i zamawiającego. Jego zadaniem jest kontrola i monitoring realizacji umowy i ryzyk. W razie potrzeby to komitet sterujący decyduje w strategicznych kwestiach dla projektu w tym o priorytetach prac i dalszych kierunkach prac.

Komitet Sterujący zapewnia zgodność projektów z celami strategicznymi organizacji, udziela strategicznego wsparcia, ustala harmonogram i budżet, monitoruje jakość i ryzyko oraz definiuje oczekiwane wyniki projektu. Służy również jako punkt eskalacji problemów, gdy te nie mogą być rozwiązane na niższych szczeblach zarządzania.

Koordynator – osoba, która zajmuje się koordynowaniem stron od strony administracyjnej. Zazwyczaj zajmuje się pilnowaniem aby usuwać organizacyjne przeszkody pozostałym osobom z projektu oraz koordynowaniem komunikacji stron.

Kierownik projektu – podstawowa osoba po każdej ze stron. Dla uniknięcia chaosu w projekcie każda ze stron powinna mieć jednego kierownika projektu. Jest on bezpośrednio odpowiedzialny odpowiedzialny za merytoryczne prace w projekcie, w tym za sprawne działanie zespołu projektowego. Zajmuje się bieżącą aktualizacją dokumentacji projektowej.

Do jego zadań należy także pilnowanie budżetu projektu. Nadzoruje również zasoby osobowe i raportuje do komitetu sterującego. Kierownik projektu IT to osoba odpowiedzialna za codzienne operacje projektu, planowanie, zarządzanie zasobami i budżetem, identyfikację i mitygację ryzyk, komunikację z interesariuszami oraz zapewnienie jakości. Wymaga to nie tylko kompetencji technicznych, ale przede wszystkim umiejętności miękkich takich jak komunikacja, przywództwo i rozwiązywanie konfliktów.

Kwalifikacje takie jak certyfikaty PMP (Project Management Professional) czy P2M (Project and Program Management) mogą znacząco zwiększyć wiarygodność i kompetencje kierownika projektu.

Zespół projektowy – to osoby bezpośrednio realizujące projekt (np. programiści, graficy itd.). Zadania zespołowi projektowemu przydziela kierownik projektu.

W przypadku zatrudniania freelancerów lub kontraktorów w zespole projektowym, należy pamiętać o zwiększonym ryzyku prawnym. Freelancerzy i kontraktorzy zazwyczaj zachowują prawa autorskie do swoich dzieł, chyba że umowa stanowi wyraźnie inaczej.

Dlatego kluczowe jest precyzyjne określenie w umowie kwestii własności intelektualnej oraz mechanizmów transferu wiedzy.

Eksperci dziedzinowi – osoby, które nie są stałymi członkami zespołu projektowego ale posiadają specjalistyczną wiedzę potrzebną do prowadzenia projektu. Czasami zamawiający korzystają z takich ekspertów dziedzinowych aby przeprowadzić zewnętrzny audyt jakości. Rola ekspertów dziedzinowych nabiera szczególnego znaczenia w kontekście coraz częstszego wykorzystywania sztucznej inteligencji w projektach IT. Eksperci mogą być potrzebni do oceny jakości kodu generowanego przez AI, weryfikacji zgodności z przepisami dotyczącymi AI czy audytu bezpieczeństwa rozwiązań wykorzystujących uczenie maszynowe.