Przedmiot umowy wdrożeniowej IT. Poradnik dla software house’ów #6

Umowa wdrożeniowa dotycząca projektów IT jest zazwyczaj wieloetapowa i zawiera różne elementy. Powinny one znaleźć odzwierciedlenie w jednym z pierwszych paragrafów umowy wdrożeniowej, tj. części dotyczącej przedmiotu umowy wdrożeniowej. Solidne zdefiniowanie przedmiotu umowy stanowi fundament dla sukcesu projektu i skutecznego zarządzania ryzykiem. Jest fundamentalnie określony przez dokument ,,Statement of Work” lub ,,Specyfikacja”, który szczegółowo opisuje zakres zadań, konkretne produkty końcowe oraz przypisanie odpowiedzialności. Przyjrzyjmy się zatem co może wchodzić w skład przedmiotu umowy wdrożeniowej.

Artykuł jest częścią serii dotyczącej umowy wdrożeniowej, poniżej znajdziesz odnośniki do pozostałych wpisów. Jeśli, któryś z artykułów nie jest jeszcze podlinkowany, oznacza to, że wpis dotyczący tego zagadnienia pojawi się na blogu w najbliższej przyszłości.

Przedmiot umowy wdrożeniowej: Analiza przedwdrożeniowa

Zdarza się, że przed przystąpieniem do właściwego wdrożenia programu komputerowego u zamawiającego, trzeba najpierw przeprowadzić analizę przedwdrożeniową.

Badane są wtedy dokładne potrzeby zamawiającego oraz jego infrastruktura. Często dopiero po wykonaniu takiej analizy wiadomy będzie dokładny koszt wdrożenia oraz kształt wdrażanego systemu.

Faza przedwdrożeniowa (discovery phase) jest uznawana za ,,najtańszą formę ubezpieczenia projektu”, pozwalając zidentyfikować około 80% kluczowych wymagań i ukrytych ryzyk przed napisaniem pierwszej linii kodu. Kluczowym pierwszym krokiem jest podpisanie NDA chroniącego wrażliwe informacje obu stron.

Typowe produkty końcowe to np. dokument analizy biznesowej, wymagania z priorytetyzacją oraz wstępna architektura. Dla software house’ów, włączenie tej fazy do umowy to kluczowa decyzja biznesowa zabezpieczająca wykonalność projektu IT.

Zamów wzór umowy wdrożeniowej IT!

Wykonanie systemu IT jako oś umowy wdrożeniowej

Wykonanie systemu stanowi oś przedmiotu prawie każdej umowy wdrożeniowej. Mówię o ,,prawie każdej” z uwagi na to, że zdarzyć się może taka sytuacja, w której nie dochodzi do wykonania systemu ,,od zera” a jedynie wykorzystuje się system zewnętrznego dostawcy, który następnie dopasowuje się do wymagań zamawiającego.

Przykładem takiego wdrożenia może być wdrożenie systemu ERP. Jednak w zdecydowanej większości projektów IT w ramach wdrożenia wykonywane jest od podstaw oprogramowanie dedykowane konkretnemu zamawiającemu.

Kluczową decyzją jest wybór między oprogramowaniem dedykowanym a COTS (Commercial Off-the-Shelf). COTS to gotowe aplikacje z zachowanymi przez twórców prawami IP, wymagające licencji. Oprogramowanie dedykowane to rozwiązanie szyte na miarę, gdzie klient zazwyczaj staje się właścicielem z pełnymi prawami do aplikacji i danych.

Przedmiot umowy wdrożeniowej: kwestie własności intelektualnej

Przedmiot umowy wdrożeniowej powinien także wskazywać czy umowa obejmuje także kwestie dotyczące własności intelektualnej. Sprowadza się to do wskazania czy przedmiotem umowy ma być przeniesienie autorskich praw majątkowych, udzielenie licencji czy też strony decydują się na model mieszany.

Sam przedmiot umowy nie jest miejscem na zbytnie rozwijanie tego tematu. To powinno zostać szczegółowo doprecyzowane w późniejszych etapach umowy wdrożeniowej. Ale dzięki temu osoba, która analizuje umowę ze strony klienta od razu ma jasność na co ma się nastawić. 

Przedmiot umowy wdrożeniowej: usługi utrzymania (SLA)

Niezwykle często w ramach umowy wdrożeniowej strony ustalają także warunki późniejszego świadczenia przez wykonawcę usług utrzymania na rzecz zamawiającego. Taka informacja powinna więc mieć swoją wzmiankę w postanowieniu dotyczącym przedmiotu umowy. W takim wypadku zazwyczaj umowa utrzymaniowa (SLA, service level agreement), lub ogólne warunki świadczenia usług utrzymania, stanowią załącznik do umowy wdrożeniowej.

Przedmiot umowy wdrożeniowej: usługi rozwoju

Przedmiot umowy bywa także często uzupełniany o kwestie związane z usługami rozwoju wytworzonego w ramach projektu oprogramowania. Takie usługi mogą dotyczyć np. konsultingu lub wprowadzania zmian w oprogramowaniu.

Istotnym wyzwaniem wyzwaniem jest ,,scope creep” – niekontrolowane rozszerzanie wymagań poza uzgodniony zakres, prowadzące do przekroczeń budżetu i opóźnień. Zabezpieczeniem jest ustrukturyzowany proces zarządzania zmianą, zapewniający systematyczne ramy do identyfikowania i wdrażania modyfikacji umowy.

Wskazane przeze mnie powyżej elementy standardowego przedmiotu umowy wdrożeniowej stanowią najbardziej popularny szkielet każdego wdrożenia systemu IT. Jest on jednak często uzupełniany o inne, bardziej szczegółowe elementy jak np.:

1. dostarczenie infrastruktury technicznej,
2. instalacja i konfiguracja infrastruktury technicznej,
3. dostarczenie oprogramowania podmiotów trzecich,
4. wykonanie testów,
5. przeprowadzenie warsztatów.