Co powinna zawierać umowa wdrożeniowa? Poradnik dla software house’ów #0

“Każdy mały software house jest dwie niezapłacone faktury od bankructwa. Każdy średni – półtorej.”

Umowa wdrożeniowa w IT

To stwierdzenie autorstwa Bartosza Majewskiego zawsze przypomina mi się w sytuacjach, kiedy klient świadczący usługi programistyczne przychodzi do mnie z palącym problemem dotyczącym swojej umowy wdrożeniowej. Zdanie to ma bezpośrednie przełożenie nie tylko na strategię firmy dotyczącą sprzedaży jaką powinni wypracować jej właściciele, ale także na zabezpieczenie prawne współpracy z klientami – krótko mówiąc – na podpisanie dobrej umowy.

Umowa wdrożeniowa na system IT

Brak otrzymania zapłaty za wykonaną przez programistów pracę wynika z nieporozumień powstałych podczas realizacji projektu. Może to być spór w kwestii tego, co było przedmiotem wdrożenia (najczęstsza przyczyna), ale także spór powstały w wyniku opóźnień, braku współdziałania lub lakonicznie potraktowanej kwestii związanej z własnością intelektualną. Wszystkie te kwestie powinna opisywać umowa.

Nieprofesjonalnie przygotowana umowa wdrożeniowa lub jej brak, w znakomitej większości przypadków, prowadzi do niepowodzenia całej współpracy z klientem i sporu prawnego odnośnie należnego wynagrodzenia. Okazuje się więc, że brak dywersyfikacji w strukturze klientów z jednoczesnym zaniedbaniem kwestii formalnych potęguje prawdopodobieństwo upadłości firmy.

Jakie są konsekwencje braku podpisania umowy wdrożeniowej?

W tym miejscu musisz wiedzieć, że umowy na realizację projektu IT (umowy wdrożeniowe) są kwalifikowane jako umowy o dzieło bez względu na metodę pracy (waterfall, agile lub inna). Zatem w przypadku, gdy nie podpiszesz żadnej umowy z klientem, bezpośrednie zastosowanie będą miały przepisy ogólne Kodeksu cywilnego dotyczące umów o dzieło.

Możesz zapytać, czemu masz podpisywać umowę i tracić czas na jej przygotowanie skoro i tak będziesz chroniony jako wykonawca projektu na podstawie przepisów kodeksowych. Odpowiedź jest prosta – stracić możesz więcej i czasu i pieniędzy, jeśli nie zabezpieczysz swojego projektu odpowiednią umową.

Projekty IT mają to do siebie, że zwykle składają się z szeregu złożonych procesów (np. analiza – sprint – analiza – sprint – test itd.). Przepisy, które znajdziesz w Kodeksie cywilnym w większości przypadków nie będą adekwatne do wieloetapowych wdrożeń. Furtką, która pozwala dostosować charakter usług świadczonych przez software house do kodeksowych regulacji dotyczących umowy o dzieło jest umowna modyfikacja tych przepisów. Bez dokonania tej modyfikacji, zamawiający w większości przypadków będzie stroną silniejszą.

Rezygnując, świadomie czy też nieświadomie z podpisania umowy ze swoim klientem, pozbawiasz się możliwości dokładnego opisania wielu kluczowych z punktu widzenia wykonawcy obszarów współpracy.

Na co zwrócić uwagę przy zawieraniu umowy z klientem, gdy prowadzisz software house?

Poniżej przedstawiam Ci listę postanowień, które zazwyczaj powinny znaleźć się w umowie wdrożeniowej. Traktuj ją jako mapę zagadnień, która na bieżąco będzie uzupełniana o bardziej szczegółowe artykuły rozwijające poszczególne postanowienia umowne. Weź także poprawkę na to, że poniższe kwestie powinny być różnie odzwierciedlone w umowie w zależności od metodyki pracy wykonawcy.

Często spotykam się z umowami opiewającymi na spore kwoty, które nie zawierają nawet połowy wymienionych powyżej postanowień. 

Wszystkie postanowienia opisuję szerzej w moim e-booku z kluczowymi elementami umowy wdrożeniowej.

Jak odpowiednio zabezpieczyć swoje kluczowe interesy? 

Prowadząc software house na pewno udało Ci się już zauważyć, że im większy projekt tym dłużej musisz pokrywać koszty jego realizacji z własnej kieszeni, np. poprzez utrzymywanie dedykowanych pracowników. Co za tym idzie, jeśli podczas realizacji danego etapu przestaniesz dogadywać się z klientem, a umowa nie będzie przewidywała instrukcji postępowania w takiej sytuacji, może się okazać, że stracisz zainwestowany czas i pieniądze.

Dobre zabezpieczenie własnych interesów często może zależeć tylko od jednego lub kilku słów w danym postanowieniu w umowie, np. “zaliczka” zamiast “zadatek”, “zobowiązuje się przenieść” zamiast “przenosi” lub “wypowiedzenie” zamiast “odstąpienie”. Podczas realizacji projektów IT występuje jednak także szereg sytuacji, które należy kompleksowo uregulować uwzględniając interesy obu stron. Tak będzie np. w sytuacji poprawnego przeniesienia autorskich praw majątkowych, określenia momentu i zakresu ich przeniesienia; w przypadku uregulowania sytuacji, w których strony mogą odstąpić od umowy lub zasad wykonywania testów oprogramowania czy też zasad bieżącej współpracy stron podczas realizacji przedmiotu umowy.

Negocjując kontrakt, musisz zwrócić uwagę na wszystkie elementy z powyższej listy i spróbować przewidzieć “co może pójść nie tak”. Według statystyk około 80-90% projektów IT się opóźnia. Będąc wykonawcą należy się właściwie przygotować na takie sytuacje poprzez odpowiednią umowę z klientem.

Umowa wdrożeniowa – wzór

W moim sklepie z umowami IT, znajdziesz szablon umowy wdrożeniowej w modelu umowy o dzieło. Znajdzie zastosowanie przy realizacji wszystkich projektów IT, w których końcowy rezultat umowy jest możliwy do określenia. Z szablonu mogą korzystać zarówno zamawiający jak i wykonawcy (software house’y i programiści freelancerzy). Stworzony przeze mnie wzór umowy wdrożeniowej zawiera wszystkie najważniejsze elementy, które powinny zostać poruszone w umowie wdrożeniowej.

Pamiętaj proszę, że jest to ustandaryzowany wzór umowy wdrożeniowej, który może wymagać zmian uwzględniających Twoją specyficzną sytuację. Jeśli interesuje Cię indywidualne przygotowanie umowy wdrożeniowej szytej na miarę napisz do mnie na – lukasz@umowywit.pl lub wypełnij formularz kontaktowy na stronie naszej kancelaria.

Chcesz otrzymać darmową checklistę z kluczowymi elementami umowy IT? Zapisz się do mojego newslettera! Dzięki temu w pierwszej kolejności otrzymasz informacje o moich najnowszych wpisach, e-bookach i infografikach.