Napisz do mnie!

“Każdy mały software house jest dwie niezapłacone faktury od bankructwa.
Każdy średni – półtorej.”

To stwierdzenie autorstwa Bartosza Majewskiego zawsze przypomina mi się w sytuacjach, kiedy klient świadczący usługi programistyczne przychodzi do mnie z palącym problemem dotyczącym swojej umowy wdrożeniowej. Zdanie to ma bezpośrednie przełożenie nie tylko na strategię firmy dotyczącą sprzedaży jaką powinni wypracować jej właściciele, ale także na zabezpieczenie prawne współpracy z klientami – krótko mówiąc na podpisanie dobrej umowy.

Brak otrzymania zapłaty za wykonaną przez programistów pracę wynika z nieporozumień powstałych podczas realizacji projektu. Może to być spór w kwestii tego, co było przedmiotem wdrożenia (najczęstsza przyczyna), ale także spór powstały w wyniku opóźnień, braku współdziałania lub lakonicznie potraktowanej kwestii związanej z własnością intelektualną. Wszystkie te kwestie powinna opisywać umowa.

Nieprofesjonalnie przygotowana umowa wdrożeniowa lub jej brak, w znakomitej większości przypadków, prowadzi do niepowodzenia całej współpracy z klientem i sporu prawnego odnośnie należnego wynagrodzenia. Okazuje się więc, że brak dywersyfikacji w strukturze klientów z jednoczesnym zaniedbaniem kwestii formalnych potęguje prawdopodobieństwo upadłości firmy.

Jakie są konsekwencje braku podpisania umowy?

 

W tym miejscu musisz wiedzieć, że umowy na realizację projektu IT (umowy wdrożeniowe) są kwalifikowane jako umowy o dzieło bez względu na metodę pracy (waterfall, agile lub inna). Zatem w przypadku, gdy nie podpiszesz żadnej umowy z klientem, bezpośrednie zastosowanie będą miały przepisy ogólne Kodeksu cywilnego dotyczące umów o dzieło.

Możesz zapytać, czemu masz podpisywać umowę i tracić czas na jej przygotowanie skoro i tak będziesz chroniony jako wykonawca projektu na podstawie przepisów kodeksowych. Odpowiedź jest prosta – stracić możesz więcej i czasu i pieniędzy, jeśli nie zabezpieczysz swojego projektu odpowiednią umową.

Projekty IT mają to do siebie, że zwykle składają się z szeregu złożonych procesów (np. analiza – sprint – analiza – sprint – test itd.). Przepisy, które znajdziesz w Kodeksie cywilnym w większości przypadków nie będą adekwatne do wieloetapowych wdrożeń. Furtką, która pozwala dostosować charakter usług świadczonych przez software house do kodeksowych regulacji dotyczących umowy o dzieło jest umowna modyfikacja tych przepisów. Bez dokonania tej modyfikacji, zamawiający w większości przypadków będzie stroną silniejszą.

Rezygnując, świadomie czy też nieświadomie z podpisania umowy ze swoim klientem, pozbawiasz się możliwości dokładnego opisania wielu kluczowych z punktu widzenia wykonawcy obszarów współpracy.

Na co zwrócić uwagę przy zawieraniu umowy z klientem, gdy prowadzisz software house?

 

Poniżej przedstawiam Ci listę postanowień, które zazwyczaj powinny znaleźć się w umowie wdrożeniowej. Traktuj ją jako mapę zagadnień, która na bieżąco będzie uzupełniana o bardziej szczegółowe artykuły rozwijające poszczególne postanowienia umowne. Weź także poprawkę na to, że poniższe kwestie powinny być różnie odzwierciedlone w umowie w zależności od metodyki pracy wykonawcy.

Podstawowa lista zagadnień, które powinny zostać opisane w umowie wdrożeniowej:

 

  1. właściwe określenie stron umowy,
  2. przedmiot umowy wraz ze szczegółową specyfikacją systemu (waterfall) lub ogólnymi wstępnymi założeniami dotyczącymi jego wykonania (agile),
  3. termin wykonania,
  4. harmonogram prac,
  5. sposób realizacji prac, tj. zasady współpracy stron podczas realizacji poszczególnych etapów,
  6. kwestie związane z personelem i kierownikami projektu,
  7. kwestie korzystania przez wykonawcę z podwykonawców,
  8. testy (błędy i wprowadzanie poprawek),
  9. odbiory,
  10. odstąpienie od umowy (często mylone z wypowiedzeniem),
  11. własność intelektualna (przeniesienie autorskich praw majątkowych; licencja),
  12. wynagrodzenie,
  13. zabezpieczenie wykonania umowy,
  14. gwarancja i rękojmia,
  15. poufność,
  16. kwestie związane z rozwojem i utrzymaniem wykonanego systemu,
  17. kwestie związane z odpowiedzialnością wykonawcy,
  18. sposób rozwiązywania sporów.

Często spotykam się z umowami opiewającymi na spore kwoty, które nie zawierają nawet połowy wymienionych powyżej postanowień. 

Wszystkie postanowienia opisuję szerzej w moim e-booku z kluczowymi elementami umowy wdrożeniowej.

Prowadząc software house na pewno udało Ci się już zauważyć, że im większy projekt tym dłużej musisz pokrywać koszty jego realizacji z własnej kieszeni, np. poprzez utrzymywanie dedykowanych pracowników. Co za tym idzie, jeśli podczas realizacji danego etapu przestaniesz dogadywać się z klientem, a umowa nie będzie przewidywała instrukcji postępowania w takiej sytuacji, może się okazać, że stracisz zainwestowany czas i pieniądze.

Jak odpowiednio zabezpieczyć własne interesy?

 

Dobre zabezpieczenie własnych interesów często może zależeć tylko od jednego lub kilku słów w danym postanowieniu w umowie, np. “zaliczka” zamiast “zadatek”, “zobowiązuje się przenieść” zamiast “przenosi” lub “wypowiedzenie” zamiast “odstąpienie”. Podczas realizacji projektów IT występuje jednak także szereg sytuacji, które należy kompleksowo uregulować uwzględniając interesy obu stron. Tak będzie np. w sytuacji poprawnego przeniesienia autorskich praw majątkowych, określenia momentu i zakresu ich przeniesienia; w przypadku uregulowania sytuacji, w których strony mogą odstąpić od umowy lub zasad wykonywania testów oprogramowania czy też zasad bieżącej współpracy stron podczas realizacji przedmiotu umowy.

Negocjując kontrakt, musisz zwrócić uwagę na wszystkie elementy z powyższej listy i spróbować przewidzieć “co może pójść nie tak”. Według statystyk około 80-90% projektów IT się opóźnia. Będąc wykonawcą należy się właściwie przygotować na takie sytuacje poprzez odpowiednią umowę z klientem.

Jeśli podobał Ci się ten artykuł, będzie mi bardzo miło jeśli go skomentujesz i podzielisz się swoimi doświadczeniami.

Chcesz otrzymać darmową checklistę z kluczowymi elementami umowy IT? Zapisz się do mojego newslettera! Dzięki temu w pierwszej kolejności otrzymasz informacje o moich najnowszych wpisach, e-bookach i infografikach.