Podczas pracy z naszymi klientami analizujemy wiele różnych umów. Już na pierwszy rzut oka widać czy jest to umowa napisana w oparciu o internetowy wzór, czy została złożona z kilku innych umów czy też jest napisana przez prawnika.
Komparycja umowy – oznaczenie stron umowy
Dobrze napisaną umowę można poznać w kilka chwil. Z mojego doświadczenia wynika, że jeżeli umowa została przygotowana starannie, to późniejsza współpraca biznesowa pomiędzy jej stronami będzie uporządkowana i owocna. I odwrotnie, jeżeli w umowie, po kilkunastosekundowym przejrzeniu jej postanowień, można znaleźć podstawowe błędy, należy ostrożnie założyć, że współpraca będzie utrudniona. Schemat ten powtarza się nadzwyczaj często, zaś konsekwencje prawne i biznesowe braku dokładnej analizy umowy mogą być katastrofalne.
Na co zwrócić uwagę przy czytaniu zapisów umowy?
Jeśli chcesz wiedzieć na co zwrócić uwagę zaraz po otrzymaniu wzoru umowy wdrożeniowej od swojego klienta, przeczytaj ten artykuł. Poruszam w nim kwestie, na które sam zwracam uwagę w pierwszej kolejności, aby wstępnie oszacować ile mogą zająć analiza oraz późniejsze nanoszenie poprawek do umowy.
Jak więc w kilka sekund sprawdzić czy umowa jest sporządzona profesjonalnie?
Artykuł jest częścią serii dotyczącej umowy wdrożeniowej, poniżej znajdziesz odnośniki do pozostałych wpisów. Jeśli, któryś z artykułów nie jest jeszcze podlinkowany, oznacza to, że wpis dotyczący tego zagadnienia pojawi się na blogu w najbliższej przyszłości.
- właściwe określenie stron umowy,
- przedmiot umowy wraz ze szczegółową specyfikacją systemu (waterfall) lub ogólnymi wstępnymi założeniami dotyczącymi jego wykonania (agile),
- termin wykonania prac,
- harmonogram prac,
- zasady współdziałania,
- kwestie związane z personelem i kierownikami projektu,
- kwestie korzystania przez wykonawcę z podwykonawców,
- testy (błędy i wprowadzanie poprawek),
- odbiory,
- odstąpienie od umowy (często mylone z wypowiedzeniem),
- własność intelektualna (przeniesienie autorskich praw majątkowych; licencja)
- wynagrodzenie,
- zabezpieczenie wykonania umowy,
- gwarancja i rękojmia,
- poufność,
- kwestie związane z rozwojem i utrzymaniem wykonanego systemu,
- kwestie związane z odpowiedzialnością wykonawcy,
- sposób rozwiązywania sporów.
Co to jest komparycja umowy?
Na początku jeden mały disclaimer! Umowy należy czytać od A do Z. Kilkukrotnie! Jednak po przyjrzeniu się już samej komparycji umowy (oznaczeniu stron) można ocenić, czy jej dalsza treść została sporządzona profesjonalnie.
W większości przypadków braki formalne w treści komparycji umowy oznaczają braki we właściwej treści umowy. Poniżej przedstawionych błędów nie powinien popełnić żaden prawnik. Jeżeli w umowie takie jednak występują, prawdopodobnie została napisana samodzielnie przez zainteresowanego przedsiębiorcę, pobrana z Internetu lub też złożona z kilku innych umów.
Najczęściej spotykany opis jednej ze stron w komparycji umowy na przykładzie sp. z o.o. wygląda następująco:
XYZ z siedzibą w Warszawie, ul. Marszałkowska 1 lok. 1,
00-000 Warszawa, NIP 5250000000,
reprezentowana przez Piotra Kowalskiego – Prezesa Zarządu
Dlaczego takie oznaczenie strony jest niepoprawne? Ponieważ zawiera błędy formalne. Z całą pewnością osoba czytająca taką umowę nie będzie miała problemów z identyfikacją spółki, jednak tak sporządzony dokument nie świadczy dobrze o jego autorze. Umowa taka nie zawiera bowiem wymaganych przez prawo niezbędnych elementów.
Jak prawidłowo oznaczyć strony w umowie?
Odpowiedzi należy szukać w poniższych przepisach, oto podstawa prawna:
Art. 206 § 1 Kodeksu spółek handlowych (i odpowiednie przepisy dot. pozostałych spółek):
Pisma i zamówienia handlowe składane przez spółkę w formie papierowej i elektronicznej, a także informacje na stronach internetowych spółki, powinny zawierać:1) firmę spółki, jej siedzibę i adres; 2) oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru; 3) numer identyfikacji podatkowej (NIP); 4) wysokość kapitału zakładowego, a dla spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy, do czasu pokrycia kapitału zakładowego, także informację, że wymagane wkłady na kapitał zakładowy nie zostały wniesione.
Art. 20 ust. 2 i 3 ustawy Prawo przedsiębiorców:
Przedsiębiorca umieszcza w oświadczeniach skierowanych w zakresie wykonywanej działalności gospodarczej do oznaczonych osób i organów numer identyfikacji podatkowej (NIP) oraz posługuje się tym numerem w obrocie prawnym i gospodarczym.
Przedsiębiorca oferujący towary lub usługi w sprzedaży bezpośredniej lub sprzedaży na odległość za pośrednictwem środków masowego przekazu, sieci teleinformatycznych lub druków bezadresowych umieszcza w ofercie co najmniej swoją firmę, numer identyfikacji podatkowej (NIP) oraz siedzibę albo adres.
Art. 34 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym:
Podmioty wpisane do Rejestru są obowiązane umieszczać w oświadczeniach pisemnych, skierowanych, w zakresie swojej działalności, do oznaczonych osób i organów, następujące dane: 1) firmę lub nazwę; 2) oznaczenie formy prawnej wykonywanej działalności; 3) siedzibę i adres; 4) NIP; 5) oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywane są akta rejestrowe podmiotu oraz numer podmiotu w Rejestrze.
Jakie sankcje grożą za złe określenie stron umowy?
Znacząca część software house’ów prowadzi działalność w formie spółek z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółek komandytowych. Warto więc pamiętać, że ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym przewiduje sankcje pieniężne dla spółek prawa handlowego za nieprzestrzeganie ww. regulacji.
W przypadku niewykonania obowiązku (…) sąd rejestrowy, który stwierdzi niedopełnienie takiego obowiązku, może nałożyć grzywnę na osoby odpowiedzialne za niewykonanie tego obowiązku. Grzywna (…) nie może być wyższa niż 5000 złotych.
Jak powinno brzmieć poprawne oznaczenie stron w umowie?
W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością najlepszym rozwiązaniem jest wprowadzenie następującego przykładowego oznaczenia:
XYZ spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Marszałkowska 1 lok. 1, 00-000 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy, pod numerem KRS 0000123456, NIP 5250000000, REGON 000000000, kapitał zakładowy w wysokości 5.000 złotych,
lub w przypadku osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą:
Piotrem Kowalskim prowadzącym działalność gospodarczą wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej prowadzonej przez ministra właściwego do spraw gospodarki, pod firmą XYZ Piotr Kowalski, ul. Marszałkowska 1 lok. 1, 00-000 Warszawa, NIP 5250000000, REGON 111111111, PESEL (opcjonalnie) 7501010000.
Zwracajmy więc uwagę na treść komparycji umowy. Niby taki szczegół, a tak wiele może powiedzieć o Twoim przyszłym kontrahencie!
Jeśli podobał Ci się ten artykuł, będzie mi bardzo miło jeśli go skomentujesz i podzielisz się swoimi doświadczeniami.
Chcesz otrzymać darmową checklistę z kluczowymi elementami umowy wdrożeniowej? Zapisz się do mojego newslettera! Dzięki temu w pierwszej kolejności otrzymasz informacje o moich najnowszych wpisach, e-bookach i infografikach.
