Procedura odbioru w umowie wdrożeniowej. Poradnik dla software house’ów #11

Zasady dokonywania odbiorów są często jedną z długo negocjowanych elementów umowy wdrożeniowej – odbiór pociąga bowiem za sobą szereg konsekwencji prawnych czy umownych. Dzięki lekturze tego artykułu dowiesz się, jakie główne ryzyka wykonawcy należy zabezpieczyć określając w umowie procedurę odbioru.

Artykuł jest częścią serii dotyczącej umowy wdrożeniowej, poniżej znajdziesz odnośniki do pozostałych wpisów. Jeśli, któryś z artykułów nie jest jeszcze podlinkowany, oznacza to, że wpis dotyczący tego zagadnienia pojawi się na blogu w najbliższej przyszłości.

Procedura odbioru oprogramowania

O czym należy pamiętać określając procedurę odbiorową?

Podstawą jest dokonanie wyboru pomiędzy odbiorem jednorazowym (pod koniec wdrożenia) a odbiorami częściowymi (sukcesyjne dokonywanie odbiorów danych części wdrożenia). Przy większych projektach zdecydowanie zaleca się wprowadzenie odbiorów sukcesywnych – w takim przypadku zamawiający ma większą kontrolę nad wykonywaniem projektu, a tym samym wykonawca otrzymuje regularny feedback na temat oczekiwań klienta. Obniża to również ryzyko rozczarowania z projektu przy odbiorze końcowym w sytuacji,
w którym efekty będą znacznie odbiegały od wyobrażeń zamawiającego.

Harmonogram odbiorów poszczególnych etapów projektu

Należy precyzyjnie opisać samą procedurę odbioru, a harmonogram odbiorów powinien stanowić część umowy. Termin przedstawienia danego etapu do obioru może zostać wyrażony w konkretnej dacie lub poprzez upływ czasu, np. 3 miesiące od odebrania projektu technicznego. Konieczne jest nałożenie na zamawiającego limitu czasowego na zgłaszanie nieprawidłowości w oprogramowaniu przedstawionym do odbioru (np. 3 dni robocze) – takie rozwiązanie motywuje zamawiającego do współdziałania, a tym samym pozwala wykonawcy na terminowe wykonywanie umowy w ramach dalszych etapów i zapobiega opóźnieniom. Czas udzielony zamawiającemu na zgłoszenie uwag powinien zostać oczywiście uwzględniony przez wykonawcę przy tworzeniu harmonogramu wdrożenia.

Uwagi do przedmiotu odbioru projektu IT

Warto również ustalić, jak często zamawiający może zgłaszać uwagi do przedmiotu odbioru. Dla wykonawcy najbardziej preferencyjne jest ustalenie jednorazowej możliwości zbiorczego zgłoszenia uwag. Zamawiający niechętnie jednak przystają na takie rozwiązanie, w związku z czym należy wprowadzić do umowy postanowienia regulujące postępowanie w przypadku, w którym oprogramowanie ponownie przedstawione do odbioru nadal będzie posiadać błędy. Z perspektywy wykonawcy warto uwzględnić w umowie brak możliwości zgłaszania przez zamawiającego nieprawidłowości w oprogramowaniu, które zostało już odebrane bez zastrzeżeń w ramach poprzednich etapów.

Czym jest odbiór warunkowy?

Nieodzowne jest także określenie dla wykonawcy czasu na usunięcie nieprawidłowości w zgłaszanym do odbioru oprogramowaniu. Termin ten powinien być odpowiednio długi – tak, aby nie narażać wykonawcy na zapłatę kar umownych za ewentualne opóźnienia. Możliwe jest wprowadzenie do umowy mechanizmu tzw. odbiorów warunkowych – w takim przypadku zamawiający dokonuje odbioru pomimo istnienia nieprawidłowości niższej kategorii, których usunięcie jednak powinno zostać dokonane w ramach kolejnego odbioru.

W temacie zgłaszania błędów łatwo zauważyć, że ogromne znaczenie dla wykonawcy ma tutaj precyzyjne opisanie przedmiotu umowy, np. w postaci specyfikacji dołączonej w formie załącznika. Zapobiega to ryzyku zgłaszania przez zamawiającego jako nieprawidłowości np. braku funkcjonalności, które nie zostały uwzględnione w specyfikacji (lub nie zostały opisane wystarczająco precyzyjnie).

Bardzo częstym (oraz rekomendowanym) rozwiązaniem jest wprowadzenie procedur testowych celem weryfikacji poprawności wykonanego oprogramowania. Tym tematem zajmiemy się w jednym z kolejnych artykułów na blogu.

Potwierdzeniem dokonania odbioru jest zazwyczaj protokół odbioru (wzór takiego protokołu najczęściej załącza się do umowy). W umowie należy określić tryb proceduralny podpisywania takiego protokołu (np. czy jest wymagana forma pisemna, kto jest upoważniony do jego podpisania itp.).

Końcową fazą procedury odbioru jest dokonanie odbioru końcowego, podczas którego zamawiający odbiera całość przedmiotu umowy. Moment ten jest często poprzedzany istnieniem tzw. okresu stabilizacji, podczas którego weryfikowane jest, czy oprogramowanie spełnia standardy wydajności i funkcjonalności określone w umowie.

Co w sytuacji, w której zamawiający nie zgłasza uwag ani nie dokonuje odbioru pomimo upływu terminu?

W praktyce dość często zdarzają się przypadki, w którym zamawiający ani nie zgłasza istnienia nieprawidłowości w przedmiocie odbioru w określonym terminie, ani nie dokonuje odbioru w trybie opisanym w umowie (np. poprzez podpisanie protokołu). Aby minimalizować ewentualne skutki takiego ryzyka zaleca się wprowadzenie do umowy możliwości dokonania jednostronnego odbioru przez wykonawcę w sytuacji, w której zamawiający nie dokonuje odbioru ani nie zgłasza nieprawidłowości. W tym przypadku za moment odbioru uznaje się moment podpisania protokołu odbioru przez wykonawcę. Na powyższy tryb zamawiający oczywiście niechętnie się zgadzają, jednak zdecydowanie jest to pole warte negocjacji.

Dla zabezpieczenia się przed powyższą sytuacją rekomendujemy także uzależnienie momentu przejścia autorskich praw majątkowych do oprogramowania (lub momentu udzielenia licencji) co najmniej od momentu dokonania odbioru bez zastrzeżeń (a najlepiej od momentu zapłaty wynagrodzenia) – takie rozwiązanie będzie motywować klienta do regularnego dokonywania odbiorów i zgłaszania uwag.

Umowa wdrożeniowa – prawnik

W moim sklepie z umowami IT, znajdziesz szablon umowy wdrożeniowej w modelu umowy o dzieło. Znajdzie zastosowanie przy realizacji wszystkich projektów IT, w których końcowy rezultat umowy jest możliwy do określenia. Z szablonu mogą korzystać zarówno zamawiający jak i wykonawcy (software house’y i programiści freelancerzy). Stworzony przeze mnie wzór umowy wdrożeniowej zawiera wszystkie najważniejsze elementy, które powinny zostać poruszone w umowie wdrożeniowej.

Pamiętaj proszę, że jest to ustandaryzowany wzór umowy wdrożeniowej, który może wymagać zmian uwzględniających Twoją specyficzną sytuację. Jeśli interesuje Cię indywidualne przygotowanie umowy wdrożeniowej szytej na miarę napisz do mnie na – lukasz@umowywit.pl lub wypełnij formularz kontaktowy na stronie naszej kancelaria.