Jak zbudować dochodowy software house?

Software house’ów, czyli przedsiębiorstw zajmujących się tworzeniem różnego rodzaju oprogramowania na zamówienie klienta, stale przybywa. Nic w tym dziwnego. Zapotrzebowanie na aplikacje mobilne i webowe, oprogramowanie biznesowe, sklepy oraz platformy internetowe jest ogromne i nieustannie wzrasta, a wraz z nim zarobki twórców oprogramowania. Jak założyć software house, który będzie na siebie zarabiał? Od czego zacząć i o czym pamiętać? Sprawdź nasz poradnik!

Od czego zacząć zakładanie software house’u?

Pierwszym krokiem na drodze do utworzenia software house’u powinna być umowa określana w języku angielskim jako founders agreement. Można ją porównać do wstępnego etapu kooperacji wspólników, kiedy pomysł na biznes już kiełkuje, ale jeszcze nie został sformalizowany. Taka umowa między założycielami ma na celu organizację pracy, wprowadzenie zasad dotyczących rozwiązywania sporów, ale także zawarcie postanowień, które zupełnie niepotrzebnie skomplikowałoby samą umowę spółki. Więcej o founders agreement przeczytasz w tym artykule.

Sprawdź: Zalety prowadzenia spółki IT w Polsce, o których musisz wiedzieć

Zamów wzory umów IT!

Wybór formy organizacyjnoprawnej dla software house’u

Kolejnym etapem powinien być wybór formy organizacyjnoprawnej dla biznesu. Polski ustawodawca daje spore pole do manewru, ale niektóre rozwiązania są wybierane częściej niż inne. Które i dlaczego?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Do głównych zalet spółki z o.o. zalicza się przede wszystkim niski kapitał początkowy i ograniczenie odpowiedzialności wspólników – subsydiarną odpowiedzialność za zobowiązania spółki ponoszą jedynie członkowie zarządu. Przewagą tej spółki kapitałowej jest też łatwość zmiany składu osobowego i duża elastyczność w działaniu. 

Sprawdź: Spółka z o.o. – najważniejsze informacje

Prosta spółka akcyjna

Równie atrakcyjnym wyborem jest prosta spółka akcyjna. W tym przypadku do zalet należy zaliczyć symboliczny kapitał zakładowy (1 zł), możliwość wniesienia wkładów niepieniężnych czy uproszczone względem spółki akcyjnej zasady zwoływania walnych zgromadzeń.

Sprawdź: Prosta spółka akcyjna. Najlepsza forma prawna dla software house’u?

Inne możliwości

Nie są to oczywiście jedyne spośród dostępnych możliwości. Osoby planujące założenie software house’u powinny każdorazowo przeanalizować aspekty prawne, finansowe i podatkowe danego typu działalności. Początkujący programiści zawsze mogą wybrać klasyczne JDG z korzystnym ryczałtem. W przypadku znalezienia inwestora dobrym rozwiązaniem może być też spółka komandytowa lub spółka komandytowo-akcyjna. Trzeba pamiętać, że każdy typ spółki można przekształcić, dopasowując ją do zmieniających się realiów.

Jak zarządzać pracownikami w software house?

W funkcjonowaniu software house’u kluczowym czynnikiem są ludzie, którzy wnoszą do firmy zaangażowanie i know-how. Często jednak wyzwaniem stojącym przed firmami nie jest znalezienie specjalistów, ale stworzenie zgranego i dobrze funkcjonującego zespołu. O czym trzeba pamiętać?

Przede wszystkim o sprawnie przeprowadzonej rekrutacji i onboardingu. Pracodawca powinien pamiętać o zachowaniu zgodności procesu rekrutacyjnego z RODO oraz wdrożeniu kultury organizacyjnej, która sprawi, że specjaliści będą czuli się w firmie, jak w domu.

Z programistami można podpisywać różne rodzaje umów – umowy o pracę, B2B, zlecenia. Ważna jest znajomość zasad funkcjonowania każdej z tych konstrukcji. Trzeba też pamiętać, aby nie starać się na siłę zamienić umowy o pracę w samozatrudnienie, ponieważ może mieć to przykre konsekwencje.

W branży IT dużą popularnością cieszy się praca zdalna. Software house o rozproszonej strukturze powinien należycie uregulować zasady pracy zdalnej, w tym także zadbać o powierzenie mienia pracownikowi.

Programy motywacyjne dla pracowników i współpracowników oraz szkolenia

Nie od dzisiaj wiadomo, że dobry pracownik to zmotywowany pracownik. O rozwój zaangażowania członków zespołu software house może dbać na wiele sposobów i wcale nie zawsze musi być to wysokie wynagrodzenie (w przypadku małych startupów byłoby to nawet niemożliwe). Doskonałym rozwiązaniem jest wprowadzenie w firmie programu opcji na udziały, które przewidują prawo do nabycia udziałów lub akcji przedsiębiorstwa przez pracownika po spełnieniu określonych warunków. W ten sposób specjaliści mogą poczuć się częścią firmy.

Innym sposobem na zwiększenie zaangażowania jest inwestowanie w szkolenia i rozwój kompetencji IT. W branży technologicznej jest to szczególnie istotne, ponieważ nowe rozwiązania pojawiają się stale i aby zachować przewagę nad konkurencją, trzeba za nimi nadążać.

Jak współpracować z podwykonawcami?

Wiele software house’ów bazuje nie tylko na stałym zespole, ale również na współpracy z podwykonawcami – zarówno programistami-freelancerami, jak i firmami zewnętrznymi. Niezbędne okazuje się przygotowanie dobrych wzorów umów, które należycie zabezpieczą interes obu stron i sprawią, że współpraca będzie się układała dobrze i przez długi czas.

Zarządzanie rozproszonym zespołem to jednak duże wyzwanie, które wymaga doskonałej organizacji, dyscypliny, a także umiejętności wyegzekwowania od współpracowników tego, co w danej chwili jest niezbędne. Wypracowanie optymalnego modelu biznesowego często wymaga czasu, ale z pomocą kancelarii prawnej da się to zrobić względnie szybko i „bezboleśnie”.

Jak chronić interesy software house’u?

Ogromna konkurencja na rynku usług IT powoduje, że software house, który chce się rozwijać, musi zadbać o zabezpieczenie swojego zaplecza na drodze formalnej, poprzez odpowiednie zapisy w umowach z klientami, kontrahentami i współpracownikami. O czym przede wszystkim trzeba pamiętać?

Zabezpieczenie know-how spółki

Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa może przyjąć różną postać – od zarządzania portfelem IP po aktywne dochodzenie ochrony swoich praw przed sądem. Formą ochrony know-how jest przechowywanie dokumentacji w niedostępnym miejscu, kontrola dostępu do systemów i pomieszczeń, a także zwykłe ostrzeżenia załączane do korespondencji mailowej.

Więcej: Tajemnica przedsiębiorstwa w software house’ach

Klauzule o zakazie konkurencji

Zakaz konkurencji ma na celu zapobieżenie nawiązania współpracy przez programistę z innym producentem oprogramowania. Konstruując taką klauzulę trzeba jednak pamiętać o umieszczeniu w niej kluczowych elementów, jak czas trwania zakazu, jej zakres przedmiotowy i podmiotowy czy sankcja za naruszenie zakazu konkurencji. Takie zastrzeżenie będzie wyglądało inaczej w przypadku umowy o pracę oraz umów cywilnoprawnych.

Więcej: Zakaz konkurencji w praktyce

Polityka poufności

Inną strategią mającą na celu ochroną zasobów przedsiębiorstwa są umowy NDA podpisywane ze współpracownikami i kontrahentami. W ten sposób software house chroni informacje o kluczowym znaczeniu dla biznesu. Podobnie jak w przypadku zakazu konkurencji również NDA powinno być budowane według pewnego schematu, który zabezpiecza interes pracodawcy.

Więcej: Umowy NDA w branży IT – dlaczego są tak ważne?

Pozyskiwanie i obsługa klientów w software house

Software house, który chce systematycznie zwiększać przychód, musi znaleźć sposoby na zdobycie i utrzymanie klientów. Z pomocą przychodzą kompleksowe systemy CRM, które ułatwiają nawiązanie i rozwój relacji z kontrahentem. Warto zainwestować w program pozwalający na wyznaczanie celów sprzedażowych, automatyzację marketingu, analitykę sprzedażową oraz tzw. prospecting, czyli proces szukania i identyfikacji potencjalnych klientów zainteresowanych nabyciem produktu lub usługi. Z pomocą CRM zarządzanie umowami staje się mniej czasochłonne i przynosi znacznie lepsze efekty.

Znalezienie klienta to jeszcze nie koniec zadań czekających na dział sprzedaży. Konieczne staje się wynegocjowanie korzystnych warunków umowy. Jakie kontrakty IT najczęściej zawierają software house’y? Do ścisłej czołówki można zaliczyć:

• umowę wdrożeniową
• umowę SLA 
• umowę ramową o świadczenie usług programistycznych

Oczywiście są to tylko wybrane przykłady umów z branży IT. Coraz więcej software house’ów podejmuje się realizacji zamówień z zakresu AI, automatyzacji przemysłowej, zabezpieczeń systemowych czy biometryki. Każda umowa powinna być przygotowana starannie, z uwzględnieniem kluczowych zapisów. Jakie elementy umowy z software housem są szczególnie istotne?

Sprawdź: Umowy, które powinien znać każdy software house

Najważniejsze klauzule w umowach IT

Przede wszystkim należy prawidłowo oznaczyć strony umowy, jej przedmiot wraz z terminem wykonania prac i harmonogramem. Dzięki temu zamawiający będzie wiedział, czego może spodziewać się od wykonawcy.

Opracowując zasady współdziałania stron umowy należy w sposób precyzyjny opisać:

• w jaki sposób ma wyglądać współpraca zamawiającego i wykonawcy;
• na jakich zasadach zostanie dobrany personel do projektu i jak będzie wyglądało zarządzanie nim;
• czy wykonawca może korzystać z usług podwykonawców;
• procedurę testów i odbioru aplikacji;
• czy i w jakim zakresie wykonawca odpowiada za rozwój i utrzymanie wykonanego systemu.

Nie można zapominać o wynagrodzeniu za wykonane prace. Zwykle przybiera ona postać kwoty ryczałtowej, wynagrodzenia kosztorysowego lub jeszcze inną. Każde z tych rozwiązań sprawdzi się w konkretnych okolicznościach.

Należy zdawać sobie sprawę, że umowa pełni również funkcję narzędzia dyscyplinującego, które ma zapewnić prawidłowe wykonanie obowiązków przez obie strony. Dlatego warto zawrzeć w nim kwestie związane z odstąpieniem od umowy (a także jej wypowiedzeniem), gwarancją, rękojmią i zakresem odpowiedzialności wykonawcy.

Strony powinny umówić się co do sposobu rozwiązywania sporów, ustalając zarówno sąd, jak i prawo właściwe dla kontraktu. Aby dodatkowo wzmocnić aspekt sankcyjny, w umowie można wprowadzić różnego rodzaju sposoby zabezpieczenia wykonania umowy, jak kara umowna, wykonanie zastępcze czy kaucja. Możliwości zabezpieczenia wykonania kontraktu jest wiele, a dobór właściwych środków nie zawsze będzie prosty. Software house może dodatkowo chronić swoje interesy poprzez zawarcie w umowie klauzuli NDA zobowiązującą drugą stronę do zachowania poufności.

Modele kontraktowe w branży IT

W branży IT wykorzystuje się dwa podstawowe modele kontraktowe: model umowy o dzieło oraz model umowy o świadczenie usług. Każdy z tych modeli przewiduje inne konsekwencje i stawia przed stronami inne obowiązki. Czym charakteryzuje się każdy z tych modeli, na czym polega różnica pomiędzy nimi oraz jakie są skutki stosowania każdego z nich?

Sprawdź: Modele kontraktowe w IT – co musisz o nich wiedzieć?

Jak chronić własność intelektualną w software house?

W obszarze IT kluczowe znaczenie dla wysokości dochodów i ochrony pozycji software house’u ma przemyślane zarządzanie prawami autorskimi. Wynika to z faktu, że program komputerowy, a także jego poszczególne elementy stanowią utwory w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. W jaki sposób rozporządzać prawami autorskimi?

Przede wszystkim poprzez zawieranie umów licencji oraz umów o przeniesienie praw autorskich majątkowych. Dokładne określenie pól eksploatacji czy momentu przejścia praw to tylko niektóre spośród niezbędnych w takich kontraktach klauzul. W ten sposób software house zyskuje kontrolę nad tym, kto i w jakim zakresie może rozporządzać programem.

Sprawdź również: Prawo własności intelektualnej w IT – wsparcie prawne

Jak wdrożyć RODO w software house?

Przy projektowaniu oprogramowania na zamówienie należy pamiętać o uwzględnieniu przepisów RODO. Wdrożenie odpowiednio silnych zabezpieczeń pozwala na zachowanie bezpieczeństwa danych, a także ich integralności. To bardzo ważne z punktu widzenia administratora danych, który w razie wydostania się informacji za zewnątrz będzie mógł odwołać się do zasady rozliczalności.

Sprawdź: Pakiet RODO dla software house’u

Pamiętaj o wykupieniu polisy OC dla software house’u

Aby polisa OC była skuteczna, powinna Cię zabezpieczać od ryzyk typowych w codziennej działalności operacyjnej software house’u. Na ten temat stworzyłem osobny artykuł, który z tego miejsca serdecznie Ci polecam!

Sprawdź: Ubezpieczenie OC dla software house’u – na co zwrócić uwagę?

Compliance w software house – dlaczego należy je wdrożyć?

System compliance odnosi się do zgodności funkcjonowania firmy z obowiązującymi przepisami, standardami etycznymi i biznesowymi. Jego zakres jest bardzo szeroki i zwykle wybiega poza kodeksowe minimum. Dzięki wdrożeniu zgodności przedsiębiorstwo funkcjonuje sprawnie i bezpiecznie, co jest istotne nie tylko z punktu widzenia kadry zarządzającej i jej potencjalnej odpowiedzialności, ale także kontrahentów, którzy dostrzegają w firmie wiarygodnego partnera. Pojęcie compliance można postrzegać na kilku płaszczyznach. Jakich?

Sprawdź: Compliance w software house – dlaczego należy je wdrożyć?

W jaki sposób software house może osiągnąć sukces rynkowy? 

Nie ulega wątpliwości, że w nadchodzących latach na rynku usług IT będzie pojawiało się coraz więcej podmiotów. Software house, który chce odnieść sukces powinien pamiętać przede wszystkim o odpowiedzialnym zarządzaniu personelem, proaktywnym poszukiwaniu klientów oraz świadomej ochronie swoich interesów.

Do potencjalnych wyzwań z pewnością można zaliczyć nieustający rozwój branży. Konieczność nadążania za zmieniającymi się trendami, dbanie o kompetencje pracowników i utrzymanie ich zaangażowania to klucze do utrzymania przewagi nad konkurencją. To wszystko wymaga jednak dbania o swój biznes od strony formalnej.

Czy w takim razie opłaca się zakładać swój własny software house? Warto zapoznać się z raportem dotyczącym perspektyw branży IT opublikowanym przy współudziale PARP. Z opracowania wynika, że chociaż polski rynek IT miewa lepsze i gorsze lata, w długoterminowej perspektywie wykazuje dynamiczny wzrost i tendencja ta utrzyma się jeszcze przez lata. Podobne perspektywy są widoczne na rynkach światowych z tą różnicą, że coraz więcej krajów Europy Wschodniej poszukuje wysoko wykwalifikowanych specjalistów IT w centrum Europy, w tym Polsce.

Obsługa prawna dla firm IT – Kancelaria Linke Kulicki

Chcesz założyć software house, ale nie wiesz od czego zacząć? Zapraszamy do kontaktu! Krok po kroku przeprowadzimy Cię przez zawiłości polskiego systemu prawnego i pomożemy zwiększyć skuteczność na rynku.

Potrzebujesz wsparcia prawnika IT? Napisz do mnie!